Виктор Савкин

Тайм-менеджмент в программе TM-Helper

TM-Helper - это легкий в использовании инструмент для планирования и управления проектами, идеями, задачами. С помощью TM-Helper также очень удобно вести хронометраж.

Цели, задачи, идеи

Задача – основной объект, с которым работает пользователь в TM-Helper. У любой задачи в TM-Helper есть приоритет, она принадлежит какой-то группе, имеет сроки выполнения. Задача может содержать в себе другие задачи. Также очень важно, что задачу после выполнения можно оценить, выставив ей оценку от 1 до 5.

Есть ещё один тип объектов, который введен в TM-Helper - это «идея». Идея - просто какая-то мысль, не требующая выполнения, это ваша заметка. Идею нельзя выполнить, она просто служит источником информации при принятии тех или иных решений, при создании задач. Простой пример: «Построить дом» - задача. «Место должно быть без шумных соседей» - это идея. То, что нужно просто принять к сведению, не более того.

Организация информации, структуры данных

Все авторы в своих книгах по тайм менеджменту пишут о списках. И действительно, списки - это очень важная часть любой ТМ-системы. Примерами удачного применения списков будут: дела на день, список следующих дел. Но очень часто использовать списки неудобно. Приведем очень простой пример. Вы решили освоить корейский язык. Вы начали с того, что набросали список того, что нужно сделать, и что придется делать регулярно:

1) Купить учебник грамматики 2) Ходить на курсы по языку 3) Учить по 10 слов в день 4) Читать по 5 страниц учебника грамматики в день И так далее.

Тут вы вспоминаете, что вашего знакомого Жени уже есть учебник, нужно позвонить ему и спросить где он его купил.

Значит, в список нужно добавить ещё один пункт: 1) Позвонить Жене, спросить об учебнике. 2) Купить учебник грамматики. Но прежде чем ходить на курсы нужно, на них и записаться: 3) Записаться на курсы 4) Ходить на курсы.

Но понятно же, что звонок Жене - не самостоятельная задача. Задача «Купить учебник грамматики» как бы содержит задачу «позвонить Жене». Более правильной будет структура такого типа:

1. Купить учебник грамматики Содержит в себе: 1. Позвонить Жене, спросить об учебнике. 2. Сходить в магазин (Узнали у Жени) 2. Посещать курсы Содержит в себе: 1. Записаться на курсы.

В свою очередь задача «Позвонить Жене» может включать в себя подзадачу: «Узнать номер Жени у того то». А у задачи «Записаться на курсы» может быть подзадача «Поискать в Интернет информацию о курсах в городе». Если проект сложен, то описывать его легче в структуре такого типа. Она называется деревом. Невозможно использовать такую структуру, не прибегая к помощи компьютера. Попытайтесь записать в своем блокноте что-то вроде:

1. Купить учебник грамматики Содержит в себе: 1. Позвонить Жене, спросить об учебнике. Содержит в себе: 1. Узнать номер у…. 2. Сходить в магазин (Узнали у Жени)

Наверняка, у вас это не получилось. А если и получилось, то заняло столько времени и сил, что желание использовать такие сложные задачи пропало.

В TM-Helper есть средства для работы, как с деревьями, так и со списками, а также средства для взаимодействия между этими типами структур.

Вы можете прочитать подробную документацию к программе или пройти тренинг (выбрав пункт: «Использую программу в первый раз» при создании пользователя), чтобы освоить работу со списками и деревьями.

Календарь

Часто приходится налагать временные ограничения на задачи. Задачу «Посетить окулиста 5 октября в 10.00» лучше бы поместить на 5 октября и на 10 часов, чтобы не пропустить. 200-250 задач - это нормальная ситуация после нескольких недель использования TM-системы. Просматривать их каждый день нереально, да и не нужно. Для того чтобы просматривать только актуальные задачи в TM-Helper используется календарь.

В TM-Helper ограничения во времени выполнения накладываются на задачи. Эти ограничения могут быть нескольких типов:

1. Задача, требующая однократного выполнения (Сходить к окулисту). 2. Задача, требующая регулярного выполнения (Каждый вторник и среду в 18.00 с первого сентября до 20 декабря занятие в спортзале).

В документации к программе подробно описано, как вы можете управлять этими ограничениями.

Я упоминал списки, деревья, календарь и рассказал о задачах. Являются ли задачи, которые описаны в календаре также теми, что описаны в списках и содержатся в дереве? Да. Есть просто набор задач, который можно просматривать в виде деревьев, списков или календаря. Любая задачу, которую вы видите в календаре, вы можете найти в дереве или поместить в различные списки. И наоборот, накладывая временные ограничения на задачи, вы сможете увидеть их в календаре.

Давайте опять рассмотрим пример с изучение корейского языка. Вот как выглядит дерево, в котором я описал эту задачу. Естественно, оно будет меняться со временем: какие-то задачи придется удалить, какие-то добавить.

Но пользоваться деревом, для того чтобы вспомнить необходимые действия для продвижения в решении задачи неудобно, так как оно содержит все данные об этой задаче («Изучение корейского языка»). А если у нас, к примеру, 20 крупных задач, требующих решения, то просматривать их все после каждого действия просто невозможно. Для оптимизации процесса, мы выделяем шаги, которые нужно сделать в первую очередь. Какие шаги необходимо выделить в задаче «Изучение корейского языка»? Очевидно, что это «Позвонить Жене…» и «Найти в сети…», так как выполнение каждой из этих подзадач не связано с другой задачей. Это 2 независимые задачи, которые могут быть выполнены в любой момент.

В нашем примере создано всего несколько списков, на самом деле их будет больше. Вы открываете список «Следующие действия». Этот список тех действий, которые необходимо сделать, чтобы продвинуть выполнение задач.

Мы также внесли несколько задач в список напоминаний, который мы будем периодически просматривать.

Вот так будет выглядеть календарь, в котором мы видим как регулярные задачи, так и те, что должны быть выполнены единожды. Некоторые задачи просто должны быть выполнены в этот день, без указания точного времени, другие (Например, пообедать с семьей) назначены на определенное время.

После того, как вы выполнили задачу (например, вы позвонили и узнали название магазина), вы отмечаете эту ее как выполненную (оценивая её по 5 бальной шкале) и записываете в список следующих дел задачу: «купить учебник», и так далее.

Поедание лягушек

Очень легко в TM-Helper реализовать поедание лягушек. Для этого достаточно создать задачу «Скушать лягушку».

Каждый день выставлять себе оценку за то, как вы её съели. В конце недели можно просмотреть статистику:

Хронометраж

Вести хронометраж при помощи TM-Helper очень просто. Когда вы начинаете работать над какой-то задачей, необходимо кликнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать «Работать над».

Внизу экрана вы увидите задачу, над которой работаете и время работы.

Остановить работу над задачей или переключится на другую задачу также просто.

Затем, под вечер, вы можете просмотреть статистику. Выбрать интересующие вас задачи и отрезок времени.

Работа в системном трее

Большинство действий: создание задач, открытие список, просмотр статистики, хронометраж можно выполнять, пока программа находится в системном трее. Это позволяет не отвлекаться и заниматься своим делом, попутно ведя хронометраж.

Простота, удобство

Основным критерием при разработке TM-Helper была простота установки, настройки и удобство использования. В программу включена подробная документация и специальный набор задач для изучения TM-Helper.

Успехов вам в управлении временем!

Сайт программы: http://www.tm-helper.com

Скачать программу: http://www.tm-helper.com/files/tm-helper.zip

© Виктор Савкин, декабрь 2006 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru

Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/tm-helper/

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

8