Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Севрюгин Сергей Опыт применения учебного органайзера.

Сергей Севрюгин

Опыт применения учебного органайзера

Написание этой заметки я приурочил к официальному выходу программы дистанционного обучения тайм-менеджменту, хотя мое участие в ней началось гораздо раньше, примерно за полгода до написания заметки. Наткнувшись на сайт improvement.ru, я пришел в восторг от мысли, что можно управлять временем, а не подчиняться ему. Вступив в переписку с Глебом Архангельским, я узнал, что кроме семинаров и тренингов теперь существуют более эффективные решения, как раз тогда проходившие тестирование. Так я и стал одним из первых пользователей программы.

Возьму на себя смелость утверждать, что в ТМ-сообщество люди приходят не от легкой жизни. Насколько я понимаю, здесь обитают люди, которые ведут активный и интенсивный образ жизни, занимают не последние должности в различных известных компаниях – в общем, их можно назвать людьми преуспевающими. Такое положение требует от них наличия, помимо талантов и способностей, еще и умения грамотно распоряжаться своим временем. Коротко говоря, у людей есть потребность в выживании среди огромного потока проблем, задач и прочих дел, для чего им и нужен соответствующий инструментарий.

Изначально у меня был подход от обратного, т.е. я не искал спасения от навалившихся на меня дел, не искал инструментария. Так, – просто проявился какой-то интерес. По работе большого напряга не было – вел несколько небольших проектов, в подчинении всего один человек. Но после участия в обучении вещи стали выглядеть по-другому. Оказалось, что время тратится совсем не так, как хотелось бы. Или, например, появился вопрос-проблема – откуда брать жизненные цели?

В данной заметке я попытаюсь рассказать о том, какой эффект может оказать элементарная фиксация событий. С другой стороны я пытаюсь показать возможные проблемы, возникающие на пути человека, задумавшего победить время. В целом в заметке я не претендую на полноту освещения проблемы повышения личной эффективности с помощью предложенной программы. Хочу лишь поделиться некоторыми интересными и полезными наблюдениями, и дать несколько советов и рекомендаций.

«Как же возможно постоянно записывать за собой каждое действие?»

Это первый вопрос, который возник после подробного ознакомления с полученными материалами. Практика показала – можно и даже нужно. Ведение хронометража не просто дает представление о структуре затрат времени в течение дня. Хронометраж бросает в ваши глаза «эффективность». В материалах, размещенных на сайте www.improvement.ru, немало говорится об этом явлении, но чтоб его понять – нужно испытать самому. В противном случае все ограничивается только мысленным согласием с предлагаемыми материалами и не вызывает внутреннего протеста, побуждающего к действиям.

Пример: Хронометраж позволил увидеть, что в некоторые дни 50 % рабочего времени тратится совсем не на работу, а на всевозможные прерывания: интернет, e-mail, перекуры и болтовню. Это известный факт, что на прерывания тратится много времени. Но человек по-другому начинает относиться к «МНОГО», когда оно составляет 4 часа из 8 возможных.

После недели хронометража все то безобразие, которое становится очевидным, у любого адекватного человека начинает вызывать сильное желание уменьшить совсем уж неэффективные затраты времени. Особенно если в личной жизни или работе есть чувство нехватки времени.

С этого момента начинается осознанная оптимизация времени. Но на самом деле оптимизация уже началась. Как только ты слышишь призыв коллеги сходить покурить, в голове появляется сделанный накануне вечером подсчет «ПЕРЕКУРЫ – 70 минут», и ты отвечаешь отказом. А сам про себя думаешь – «Так вот где потерялись мои 2-х разовые посещения бассейна!»

Осознанная оптимизация хороша тем, что вызывает чувство победы над временем, получаешь практическое подтверждение фразы «Я управляю временем, а не оно мной». Здесь хотелось бы отметить, что чувство победы, даже незначительной, является необходимым условием в реализации любого проекта, будь то в работе, семье, и т.п.

Надо сказать, что большим подспорьем в этих победах была «принудительность» Учебного органайзера. Потому что после первых дней хронометража начались проблемы, и если бы не контрольные эссе, не проплаченные деньги – я бы просто бросил. Вот что я тогда писал в эссе, отчитываясь о результатах первой недели:

Достигнуто самое главное – понимание, какая это непростая штука, ТМ. И с психологической, и с практической точки зрения. Одно дело прочитать на сайте материалы, другое – попробовать самому вести хронометраж, смотреть что ты сделал за день, захотеть все бросить к такой-то матери (извиняюсь), потом опять продолжать… В результате в понедельник утром понять, что ничего ты толком не сделал за прошедшую неделю, что нужно все начинать с начала, с «0». По моему, это тоже неплохой результат.

Но трудности – тема настолько важная, что я посвящу ей отдельный раздел. Ведь если бы не было трудностей при переходе на новые отношения с временем, не нужны были бы никакие учебные органайзеры. Надеюсь, мой опыт борьбы с проблемами в обучении поможет и вам.

Трудности и новые потребности

Всем известно, что любой проект никогда не протекает безукоризненно гладко. Всегда возникают трудности. Первая трудность, с которой пришлось столкнуться при реализации проекта повышения личной эффективности – это всеми любимая ЛЕНЬ. Сначала хронометраж переворачивает представление нормального человека о течении времени, что вызывает незамедлительный протест ленивого «Я». Протест в первую очередь касается ведения самого хронометража. При этом хотелось бы отметить, что это не лень доставать органайзер и делать запись. Я бы назвал это ленью верхнего уровня, или антиподом неосознанной оптимизации – лень изо дня в день видеть свою неэффективность. Преодолеть этот барьер поможет «честность с самим собой».

Поборов первую лень, на пути вы встретите разновидность лени более низкого уровня – лень выполнять запланированные задачи, образовавшиеся в органайзере.

Но самая главная трудность, с которой пришлось столкнуться – острая необходимость обнаружения и постановки жизненных целей (необходимость целеполагать).

Инициатором такой потребности стало именно применение учебного органайзера, который показал практическое отсутствие навыков постановки целей даже небольшого масштаба. Приведу цитату из переписки с координатором по проекту:

«Хочу сказать, что всю «мощность» предложенного органайзера я понял только вчера, и то боюсь не до конца… Также понял, что не умею ставить цели, правильно формулировать задачи…»

Эффективное управление временем подразумевает прежде всего эффективное использование ресурсов времени, то есть все высвобождающиеся временные ресурсы должны быть рационально распределены на достижение или реализацию чего-то серьезного, жизненно-важного и необходимого – цели (или целей), скорее всего масштабов жизни. А иначе зачем постоянно напрягаться и напрягать окружающих? Здесь же необходимо заметить, что система Любищева происходит именно из потребности достижения важнейшей цели жизни (не так важно, что цель не была достигнута – главное что она помогла Любищеву распорядиться своей жизнью более разумно).

Приведенное утверждение подтверждается цитатой из одной заметки с сайта improvement.ru:

«Есть еще один очень важный момент. Без достаточно четко определенных жизненных целей пускаться в такую авантюру, как личный хронометраж – большого смысла нет. Некоторые посвященные правда утверждают, что хронометраж помогает даже тем, кому он, казалось бы, не нужен – помогает многое переосмыслить, ценности меняет. Это действительно так, но при отсутствии четких жизненных целей шансов продвинуться в этом вопросе еще меньше, даже используя самые последние технологии и новейшие разработки корифеев тайм-менеджмента».

Трудности с целеполаганием значительно замедлили освоение программы полностью. Но я не считаю это неудачей, скорее наоборот. Предложенная программа позволила обратить внимание на ряд проблем, которые до этого момента были не очевидны, так как тщательно скрывались самим собой. То есть, программа дала не только те результаты, которых я изначально хотел, но и позволила открыть в себе совершенно новые потребности. Это я считаю даже более важным, чем помощь в достижении результатов. Но о некоторых конкретных результатах все-таки скажу.

Некоторые результаты

В этом разделе больше всего отрывков, которые я выбрал из моих «контрольных эссе» и просто переписки с координатором проекта. Думаю, для рассказа о результатах такой стиль подходит больше всего – как документальная хроника.

Главная проблема – понимание присланного материала. Понимание, как я уже говорил, пришло только в четверг. И вот что я думаю: овладение работой с органайзером и ведение хронометража – равнозначные задачи. Мало записывать последовательность и продолжительность событий. Гораздо важнее понять системность ТМ-подхода, чему как раз способствует органайзер: как задачи одного дня влияют на задачи недели, которые в свою очередь, ведут к достижению целей года, жизни…

Учебный органайзер – страшная вещь. Когда вы читаете книжку про ТМ, вы киваете головой, со всем соглашаетесь, и на этом все заканчивается. А с органайзером вы просто не сможете работать, если не разберетесь – что такое цели, планы, приоритеты, как их ставить, и так далее. Когда вы читаете книгу или сайт – вы как бы изучаете автомат по плакату со схемой. Когда вы работаете с учебным органайзером – вам дали автомат в руки и поставили впереди мишень. Хочешь, не хочешь, а надо искать, где тут курок, где что.

В этом помогает еще и своеобразная «сфокусированность» органайзера – с его помощью можно сначала организовывать не все дела вообще, а только непосредственно относящиеся к обучению.

Может, не надо сразу пытаться применить ТМ к повседневной жизни? Я заметил, что по-другому даже не смотрю на это – все пытаюсь покрыть. Возможно, что цели надо сформулировать только для ТМ, а не для жизни вообще. Я же пытаюсь сформулировать цели жизни, прихожу к пониманию, что не умею ставить целей, даже не имею представления о том, что такое цель. Руки опускаются, делать ничего не хочется, хватает только на хронометраж. Поэтому произошел «затык», который длится до сих пор. Есть идея делить предметную область (жизнь) на 2 части: ТМ, не ТМ. Вот только вопрос, что отнести к этим группам. Прошу помощи в этом вопросе.

Оказалось, что так и задумано – то есть никто не заставляет сразу планировать всю жизнь вообще. Процесс обучения, получается, выполняет роль «пилотного проекта», такой области, где вы можете свободно экспериментировать с методами организации времени, не мешая основной работе. А потом переносить «передовой опыт» из этой области на все окружающее. И самое главное, во время работы с органайзером осваиваешь общие подходы, то есть не просто о них узнаешь, а именно начинаешь постоянно применять. Например:

Хотелось бы сказать, что хронометрах вошел в жизнь довольно органично, стал привычкой. Ежедневные бланки позволяют отслеживать все трудозатраты на проекты (в дальнейшем подобные проекты будут выступать в качестве целей), график наглядно показывает динамику изменений / неизменений отслеживаемых показателей, что иногда наводит на мрачные мысли, но потом дает решимость что-то делать…

Освоенный инструментарий: хронометраж в полном объеме, но некоторые сложности с выделением отслеживаемых показателей (связано с целеполаганием). Планирование, на мой взгляд, только краткосрочное, по той же причине. Метод ограниченного хаоса – на начальной стадии освоения, пока только накапливается материал для применения к нему метода. Но уже есть идеи, где этот метод может пригодиться. Приоритеты – освоен принцип, но нужно больше практического применения.

Выводы – некоторый прогресс наблюдается, но сильная «пробуксовка» в целеполагании. Считаю, что многие инструменты и приемы ТМ напрямую завязаны на целеполагание. Заниматься ТМ человеку, не ориентированному на свои четко сформулированные цели, имеет смысл только для повышения оперативной эффективности, но не «эффективности жизни», если можно так сказать.

То есть, главный результат – это некоторое новое ПОНИМАНИЕ, осознание проблем, о которых никогда не задумывался. Как говорится, правильная постановка задачи – половина решения, поэтому я считаю этот результат очень важным.

Кроме таких «глобальных» результатов были и «тактические». Они не самые принципиальные, но все равно приятно. Например:

Еще я внедрил механизм «рановставания». Меня давно это мучило – зачем так долго спать, если человеку достаточно 7 часов чтобы выспаться. Тем более, что у меня рабочий день начинается в 10.00. Я стал вставать раньше – появились дополнительные 1.5 часа. С утра я занимаюсь ТМ: читаю, анализирую. А это ведь очень хорошая разминка перед рабочим днем.

В заключение хотелось бы отметить практическую ценность предлагаемой программы. По работе мне часто приходится сталкиваться с разного рода источниками знания. В основном это книги и статьи, претендующие на звание методик, методологий, инструментов, коими они не являются. Такие источники в основном содержат общие «соображения по поводу …», и не дают ожидаемых инструментов решения конкретной проблемы.

Программа «Учебный органайзер» является, на мой взгляд, систематизированным набором инструментов и методик, которые взаимодополняют друг друга. Их применение очень эффективно в комплексе, и просто эффективно в отдельности, причем в самых разных жизненных ситуациях и проектах. Более того, основа программы – ОРГАНАЙЗЕР – представляет собой комплекс различных форм фиксации, учета информации, форм для планирования, плюс теоретические обоснования этих же форм. Таким образом он сам по себе ценен и не имеет аналогов. Он помогает поставить правильные проблемы, и правильно их решать.

Я идентифицировал свои проблемы и трудности. Я составил «схему представлений препятствий на пути к личной эффективности». Как замечательно сказано в материале 3-й недели: «Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему – и вы решите ее». Есть достойные результаты, и самое главное, есть понимание, куда двигаться дальше!

Сергей Севрюгин, сентябрь 2002 г. sevrugin@rgsound.ru

Примечания координатора проекта «Учебный органайзер»

Я должен выразить признательность Сергею Севрюгину за участие в тестировании и совершенствовании программы «Учебный органайзер», причем на раннем этапе тестирования. Органайзер версии 1.0.2, с которым работал Сергей, представлял собой гораздо более неуклюжую, громоздкую и неудобную систему, чем нынешний 2.0.0. Например, если в сегодняшнем органайзере теория равномерно распределена по всем четырем неделям обучения маленькими ежедневными порциями, то в первых органайзерах она шла большими блоками отдельно по каждой неделе и была гораздо меньше связана с практическими заданиями, чем сейчас. Да и самих практических заданий как таковых почти не было – к необходимости достаточно четкого алгоритма, детальных практических инструкций, мы пришли постепенно.

Несмотря упомянутые трудности, Сергей работал с программой достаточно серьезно и результативно. Укажу лишь два признака из множества, позволяющих сделать такое заключение. Первый признак – человек начинает активно критиковать и перекраивать те готовые формы и бланки, которые ему были даны. (Иногда, правда, по прошествии определенного времени он возвращается к моим решениям – но теперь это его решения, он сам до них дошел, а не просто следует готовому.) Второй признак – появление собственных, неизвестных ни из какой литературы способов повышения эффективности. (В данном случае это «схема представлений препятствий» – для успешной борьбы с препятствиями на пути к личной эффективности Сергей оформил их таким же образом, как обычно рекомендуется оформлять «ключевые области» деятельности – ветвящейся схемой.) Отмечу, что многие из предложений Сергея были учтены при разработке и тестировании последующих версий органайзера.

Наконец, озвучу важную идею, которую Сергей высказал в ходе обучения: необходимость активного общения ТМ-новичков между собой, обмена опытом, взаимоподдержки. Действительно, для «аксакалов» ТМ-сообщества многие проблемы «начинающего тайм-менеджера» находятся уже в далеком прошлом, и существенно подзабыты. Но это не делает такие проблемы менее актуальными. Скорее наоборот, начальный период «вхождения в тайм-менеджмент» – самое интересное и сложное время, с самыми важными проблемами и задачами. Поэтому, на мой взгляд, участникам ТМ-сообщества, особенно начинающим, стоит подумать о том, как эффективно организовать контакты друг с другом. Это могут быть форумы, создание и пополнение списка часто задаваемых вопросов, специально посвященные «начальной стадии вхождения в ТМ» встречи оффлайнового ТМ-клуба, и т.п. «Спасение утопающих – дело рук самих утопающих», поэтому приглашаю обсуждать эти вопросы на ТМ-форуме и находить удобные и эффективные решения.

Глеб Архангельски