Андрей Седельников

Getting Things Done с помощью Post-It Notes

Я познакомлю вас с моей системой планирования, технически реализованной с помощью папки А4 и «post-it-ов». Мой подход к планированию базируется на популярной системе самоорганизации под названием Getting Things Done (GTD). Тем кто «не в теме», я всячески советую прочитать одноимённую книгу. Даже если вы в итоге не станете «адептом GTD», вы гарантированно почерпнёте оттуда множество полезных мыслей, которые позволят вам лучше справляться со своими делами.

Описываемая в книге методика не является готовым алгоритмом, с помощью которого вы немедленно повысите свою личную эффективность. Единого алгоритма для всех нет и быть не может. Методика может показаться простой, но для того, чтобы подстроить её под себя так, чтобы она являлась органической частью вашей жизни, требуются время и усилия. Однако в качестве награды вы получите такой мощный прирост эффективности и креативности, что игра стоит свеч.

Примерно полгода назад, во многом благодаря Алексею Копылову и urbansheep’у я прочёл книгу. Сегодня я с трудом представляю себе, как можно организовать свою жизнь без GTD. За это время я перепробовал много различных методов организации, но не остановился ни на одном готовом, а в конце концов сформировал свои требования к системе, и на их основе придумал нечто другое. Вот эти требования:

Минимальные усилия для внесения нового действия. Человек по натуре ленив, а я - так даже чересчур. Чем больше препятствий будет стоять на моём пути, тем меньше действий я буду делать. По этой причине я не рассматриваю ни одну программу для организации дел, так как любое использование компьютера требует больше времени, чем работа с физическими объектами.

Смотрите сами: если компьютер не включен, его надо включить, если программа не запущена, её надо запустить, если запущена – переключиться на неё, и если даже я уже в программе – надо вначале выбрать, куда вводить информацию. С моей точки зрения это огромный барьер, особенно когда нет времени, а его как правило всегда не хватает. На КПК действий конечно меньше, и вводить текст проще, но этого не достаточно, кроме того у КПК есть другие недостатки (см. далее).

Минимальные усилия для организации действий. Следующая постоянная деятельность в GTD – организация: перенос действий из списка next actions в waiting for, someday / maybe и назад, сортировка их по контекстам, поддержание списка проектов. Здесь сразу проявляется недостаток физических «носителей информации», типа Hipster PDA: записать действие легко, а вот чтобы перенести его в другое место, надо переписать его заново и зачеркнуть на старом месте. Вдобавок списки со множеством зачёркнутых дел труднее воспринимать.

Мобильность. По этому пункту программы на стационарном компьютере проигрывают полностью. Нет рядом компьютера? Нет на нём нужной программы? Ваша система GTD отдыхает. Дела не появляются когда нам это удобно: если инструмент для их организации не находится под рукой в любой момент времени – система работать не будет.

Обзор всех дел. Если я не могу «окинуть взглядом» количество и текущее состояние моих дел, я начинаю чувствовать себя неуютно, даже несмотря на уверенность, что в GTD систему занесено всё. Обзор легко сделать на обычном компьютере, а вот на КПК с его маленьким экраном это довольно проблематично. Быстрый доступ ко все разделам системы также облегчает проведение периодических проверок её состояния (reviews).

Аккуратность. По моему глубокому убеждению неаккуратная на вид система организации просто не способна хорошо организовать ваши дела. Для меня это один из главных аргументов против бумажного органайзера – списки с вычеркнутыми из них пунктами и написанным впопыхах текстом отбивают всё желание работать с ним. Внешний вид также важен, если вы работаете с системой в присутствии других людей: аккуратность системы скажет им о вашей собственной аккуратности.

Раздумывая над системой, которая бы могла сочетать в себе положительные качества как виртуальных так и реальных средств организации информации, я неожиданно понял, что изобретать ничего не нужно – можно использовать обычные липкие листки (Post-It Notes).

Вот что у меня получилось:

На фотографии вы видите мою «папку для GTD» в закрытом виде. Внутри папка состоит из отдельных листов для каждого типа действий (next actions, waiting for, projects), на которые наклеиваются листки. Вот например как выглядит один разворот для next actions на текущий момент:

Если мне надо занести новое действие, я просто пишу его на листке и приклеиваю на нужное место. Если листки и ручка находятся под рукой, а они у меня постоянно там находятся, усилия получаются минимальными. Я использую листки размером 5x3.5 и этого мне обычно хватает для подробного описания одного действия.

Перемещать листки в такой системе смехотворно просто. Убирать их точно так же легко – можно либо наклеить на заднюю обложку папки изнутри (чтобы потом выкинуть всем скопом), либо сразу выбросить в урну, если она под рукой.

Поддерживать такую систему в порядке и аккуратности можно без проблем, хотя конечно это зависит и от вас самих – можно наклеивать листки как попало, а можно – стройными рядами.

Устройство самой папки также не случайно. Обратите внимание на кольцевой переплёт: он позволяет папке легко раскладываться и без проблем находиться в разложенном состоянии, в отличии от обычных толстых тетрадей, которые постоянно стремятся закрыться.

Страницы сделаны из плотной бумаги, хотя мне хотелось бы, чтобы они были ещё толще – так легче листать. А ещё толстые страницы своим весом придавливают наклеенные листки, не давая папке распухать, а листкам топорщиться.

Оглавление позволяет быстро найти нужную страницу. Его я сделал сам, отрезав часть страницы и наклеив ярлыки.

Чёрный цвет страниц выбран для лучшего контраста со светлыми листками. Ну и вообще чёрная папка смотрится стильно. :-)

Требование мобильности тоже выполняется: папку формата A4 всегда можно взять с собой и даже просматривать по дороге. Чтобы и листки также были всегда с собой, я сделал специальное крепление на внутренней стороне обложки:

Обзор текущих дел получается просто замечательный. Преимущество двумерного пространства перед одномерным списком, ставшее одной из причин успеха ментальных карт (mind maps) работает и здесь: вы можете организовывать листки на странице произвольным, осмысленным для вас образом. Я например группирую действия по проектам, одновременно обозначая приоритет действия его положением на странице: те что ближе к верху – важнее, а те что прикреплены в беспорядке внизу – могут и подождать.

Как видно из фотографий, я использую листки разных цветов для визуального различия того, что они обозначают. Жёлтые или жёлто-зелёные, которые стоят дешевле и которые легче найти в магазинах, используются для списка действий (next actions).

Оранжевые означают проекты или суб-проекты. Для проектов есть отдельная страница. Как видно на этой фотографии, малиновые листки – самые глобальные, обозначают направления работы.

Ещё одно преимущество спирального переплёта – возможность настраивать количество листов под свои нужды. Мне например хватает двух разворотов для next actions, кому-то возможно потребуется десять – нет проблем. За основными разделами находятся несколько свободных листов, которые можно использовать для разных временных целей. Например озаглавить страницу «После отпуска» и сбросить туда все дела перед ним.

И наконец обложку папки или же первую её страницу я постоянно использую как «входящие», наклеивая туда листки с делами, на разбор которых сейчас нет времени.

Во всём этом великолепии есть одно большое «но»: такие папки не продаются в магазинах в готовом виде. Я долго искал заготовку, пока не наткнулся на альбом для рисования мелками, который и приспособил для своих целей. Это значит, что если вы захотите попробовать эту систему в деле, прямо с завтрашнего дня это сделать не получится, вначале придётся смастерить папку самому из подручных материалов.

Кроме того, то что система подошла мне, совершенно не значит, что она подойдёт и вам. Как я уже сказал в самом начале, каждый должен адаптировать GTD под свои представления. Однако я буду считать свою задачу выполненной, если после этой публикации хотя-бы один человек обдумает свою текущую организацию дел и сделает её лучше.

P.S. После написания этой заметки я случайно обнаружил, что кому-то уже приходила в голову подобная мысль: Introducing the Post-It Portable Workspace.

(с) Андрей Седельников, 2005. Статья опубликована на www.improvement.ru с разрешения автора. Адрес исходного документа: http://usabilist.de/seeking/ru/getting-things-done-using-post-it-notes/

4