- •Академия управления при Президенте Республики Беларусь Система открытого образования
- •Делопроизводство
- •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса 12
- •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов 23
- •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства 42
- •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов 58
- •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов 89
- •Тема 11. Системы электронного документооборота 200
- •Введение
- •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса
- •Контрольные вопросы к теме 1
- •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов
- •Понятие документа
- •Функции документов
- •Способы документирования
- •Текстовое документирование
- •Техническое документирование
- •Фото-, кино-, видеодокументирование
- •Документы на машинных носителях
- •Материальные носители информации
- •Свойства документа
- •Классификация документов по различным признакам
- •Контрольные вопросы к теме 2
- •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне Государственные стандарты на документацию
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
- •Государственные стандарты на документацию
- •Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Ведомственные нормативные акты
- •Унификация и стандартизация
- •Контрольные вопросы к теме 3
- •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств Реквизиты организационно- распорядительных документов
- •Особенности оформления отдельных реквизитов
- •Контрольные вопросы к теме 4
- •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов
- •Организационно-распорядительная документация
- •Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
- •Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
- •Информационно-справочные документы
- •Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Система плановой документации
- •Система отчетной документации
- •Кадровая документация
- •Основные виды документов по
- •Система бухгалтерской документации
- •Регистры бухгалтерского учета
- •Контрольные вопросы к теме 5
- •Тема 6. Организация работы с документами
- •Понятие «документооборот» и его развитие
- •Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)
- •Входящие документы
- •Исходящие документы
- •Внутренние документы
- •Учет объема документооборота
- •Регистрация документов Общие правила регистрации документов
- •Индексация документов
- •Формы регистрации документов и порядок их заполнения
- •Форма журнальной регистрации исходящих документов
- •Форма журнальной регистрации входящих документов
- •Контроль исполнения документов
- •Контрольные вопросы к теме 6
- •Тема 7. Номенклатура дел, методика ее составления и применения в практической деятельности
- •Номенклатура дел
- •Виды номенклатур дел
- •Требования к составлению номенклатуры
- •Заголовки и их составление в номенклатуре дел
- •Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
- •Требования к заполнению формы номенклатуры дел
- •Графа первая – «Индекс дела».
- •Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».
- •Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».
- •Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню».
- •Графа пятая – «Примечание».
- •Установление сроков хранения дел
- •Контрольные вопросы к теме 7
- •Тема 8. Формирование и текущее хранение дел
- •Формирование и оформление дел
- •Организация оперативного хранения дел
- •Контрольные вопросы к теме 8
- •Тема 9. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
- •Экспертиза ценности документов
- •Проведение экспертизы ценности
- •Оформление дел
- •Оформление обложки дела
- •Составление описей
- •Порядок передачи документов на хранение в архив
- •Контрольные вопросы к теме 9
- •Тема 10. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа
- •Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
- •Права доступа к конфиденциальным документам организации
- •Прием регистрация конфиденциальных документов
- •Печатание, размножение и рассылка документов
- •Группировка исполненных документов в дела
- •Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа ограничения доступа
- •Контрольные вопросы к теме 10
- •Тема 11. Системы электронного документооборота
- •Электронный и бумажный документооборот
- •Электронно–цифровая подпись
- •Иок (pki) – инфраструктура открытых ключей
- •Организация систем электронного документооборота
- •Основные понятия о системах электронного документооборота Назначение сэд
- •Основные свойства сэд Открытость
- •Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением
- •Особенности хранения документов
- •Особенности маршрутизации документов
- •Разграничение доступа
- •Отслеживание версий и подверсий документов
- •Наличие утилит просмотра документов разных форматов
- •Аннотирование документов
- •Поддержка различных клиентских программ
- •Общая классификация сэд Концепция есм
- •Примеры реализации систем электронного документооборота
- •Общее описание
- •Основные функции системы
- •Документ в системе
- •Контрольные вопросы к теме 11
- •Глоссарий
- •Вопросы к зачету
- •Литература Литература:
- •Делопроизводство в государственной службе
- •220007, Г. Минск, ул. Московская, 17.
Контрольные вопросы к теме 2
Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?
Какое определение понятия «документ» дано в законе «Об информатизации» и в ГОСТ 16487–83?
Как развивалось понятие «документ»?
Почему информационная функция присуща всем документам?
Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?
Почему документ полифункционален?
Какие способы документирования можете назвать?
Какие новые носители информации Вы знаете?
Что влияет на приобретение документом юридической силы?
Какие классификации документа, и по каким признакам можно дать?
Почему законы предписывают обязательность документирования информации?
Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства
Основные понятия:
Нормативно-методическая база делопроизводства; Общегосударственный классификатор управленческой документации; унификация документов; стандартизация документов
Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
Основные задачи Департамента:
разработка и реализация единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;
формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, обеспечение сохранности документов, организация их государственного учета и использования;
осуществление государственного надзора за соблюдением законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства;
участие в документационном обеспечении управления в республиканских органах государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органах и иных организациях;
создание совместно с заинтересованными республиканскими органами государственного управления, научными организациями условий, обеспечивающих внедрение автоматизированных технологий электронного документооборота;
руководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования;
контроль разработки и использования официальных геральдических символов Республики Беларусь;
организация повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства, разработка рекомендаций по совершенствованию учебных программ по архивному делу, делопроизводству и специальным историческим дисциплинам;
организация научно-исследовательской работы в области документоведения, архивоведения, археографии, электронного документирования, обеспечение внедрения научно-методических разработок в практику работы учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов и иных организаций;
международное сотрудничество в сфере архивного дела и делопроизводства.
Департамент, а также отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома составляют единую систему органов Государственной архивной службы Республики Беларусь.
В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.
Нормативно-методическая база делопроизводствавключает в себя:
указы, распоряжения Президента Республики Беларусь;
постановления и распоряжения Правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне;
правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации;
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.