Примеры реализации систем электронного документооборота

В качестве примера реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов в Аппарате Совета Министров Республики Беларусь.

Общее описание

Система разработана на базе СЭД LanDocs.

Модуль программного обеспечения Делопроизводство входит в комплекс программного обеспечения LanDocs и является базовым модулем для обеспечения автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов (полнофункциональный модуль).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) состоит из следующих составных частей:

1. документирования – процедур создания, согласования, утверждения и выпуска документов;

2. организации работы с документами – процедур организации документооборота, т.е. движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и/или сдачи в дело.

Система позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства, как организации работы с документами, так и документирования. Гибкость и адаптивность системы к особенностям реализации процедур обеспечивается такими средствами как:

• гибкая регистрационная карточка;

• настройка справочников системы на специфику делопроизводственных процессов организации;

• развитые средства разграничения доступа к функциональным правам и правам на документы.

Область применения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;

• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;

• автоматизированная рассылка документов и контроль исполнения документов и поручений;

• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;

• интеграция с корпоративной электронной почтой и внешними системами.

Основные функции системы

Система позволяет выполнять следующие основные функции:

• регистрации документов;

• ввода текстов документов (файлов) и поддержки функций работы с файлами;

• обмена документами и сообщениями, направления заданий на исполнение;

• контроля исполнения документов и заданий;

• работы в режиме замещения исполнителя;

• отслеживания делопроизводственных связей между документами, формирования сложно-структурированных папок;

• навигации и поиска документов;

• архивирования документов, восстановления документов из архива;

• отчетности по документообороту;

• сканирования бумажных документов, работы с изображениями документов;

• интеграции с офисными приложениями для работы с электронными документами;

• интеграции с внешними Windows-приложениями;

• рассылки заданий и извещений пользователям электронной почты;

• применения электронной подписи;

• выполнения и контроля делопроизводственных операций над документами;

• работы через Интернет;

• ведения справочников.