- •Академия управления при Президенте Республики Беларусь Система открытого образования
- •Делопроизводство
- •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса 12
- •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов 23
- •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства 42
- •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов 58
- •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов 89
- •Тема 11. Системы электронного документооборота 200
- •Введение
- •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса
- •Контрольные вопросы к теме 1
- •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов
- •Понятие документа
- •Функции документов
- •Способы документирования
- •Текстовое документирование
- •Техническое документирование
- •Фото-, кино-, видеодокументирование
- •Документы на машинных носителях
- •Материальные носители информации
- •Свойства документа
- •Классификация документов по различным признакам
- •Контрольные вопросы к теме 2
- •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне Государственные стандарты на документацию
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
- •Государственные стандарты на документацию
- •Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Ведомственные нормативные акты
- •Унификация и стандартизация
- •Контрольные вопросы к теме 3
- •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств Реквизиты организационно- распорядительных документов
- •Особенности оформления отдельных реквизитов
- •Контрольные вопросы к теме 4
- •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов
- •Организационно-распорядительная документация
- •Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
- •Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
- •Информационно-справочные документы
- •Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Система плановой документации
- •Система отчетной документации
- •Кадровая документация
- •Основные виды документов по
- •Система бухгалтерской документации
- •Регистры бухгалтерского учета
- •Контрольные вопросы к теме 5
- •Тема 6. Организация работы с документами
- •Понятие «документооборот» и его развитие
- •Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)
- •Входящие документы
- •Исходящие документы
- •Внутренние документы
- •Учет объема документооборота
- •Регистрация документов Общие правила регистрации документов
- •Индексация документов
- •Формы регистрации документов и порядок их заполнения
- •Форма журнальной регистрации исходящих документов
- •Форма журнальной регистрации входящих документов
- •Контроль исполнения документов
- •Контрольные вопросы к теме 6
- •Тема 7. Номенклатура дел, методика ее составления и применения в практической деятельности
- •Номенклатура дел
- •Виды номенклатур дел
- •Требования к составлению номенклатуры
- •Заголовки и их составление в номенклатуре дел
- •Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
- •Требования к заполнению формы номенклатуры дел
- •Графа первая – «Индекс дела».
- •Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».
- •Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».
- •Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню».
- •Графа пятая – «Примечание».
- •Установление сроков хранения дел
- •Контрольные вопросы к теме 7
- •Тема 8. Формирование и текущее хранение дел
- •Формирование и оформление дел
- •Организация оперативного хранения дел
- •Контрольные вопросы к теме 8
- •Тема 9. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
- •Экспертиза ценности документов
- •Проведение экспертизы ценности
- •Оформление дел
- •Оформление обложки дела
- •Составление описей
- •Порядок передачи документов на хранение в архив
- •Контрольные вопросы к теме 9
- •Тема 10. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа
- •Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
- •Права доступа к конфиденциальным документам организации
- •Прием регистрация конфиденциальных документов
- •Печатание, размножение и рассылка документов
- •Группировка исполненных документов в дела
- •Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа ограничения доступа
- •Контрольные вопросы к теме 10
- •Тема 11. Системы электронного документооборота
- •Электронный и бумажный документооборот
- •Электронно–цифровая подпись
- •Иок (pki) – инфраструктура открытых ключей
- •Организация систем электронного документооборота
- •Основные понятия о системах электронного документооборота Назначение сэд
- •Основные свойства сэд Открытость
- •Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением
- •Особенности хранения документов
- •Особенности маршрутизации документов
- •Разграничение доступа
- •Отслеживание версий и подверсий документов
- •Наличие утилит просмотра документов разных форматов
- •Аннотирование документов
- •Поддержка различных клиентских программ
- •Общая классификация сэд Концепция есм
- •Примеры реализации систем электронного документооборота
- •Общее описание
- •Основные функции системы
- •Документ в системе
- •Контрольные вопросы к теме 11
- •Глоссарий
- •Вопросы к зачету
- •Литература Литература:
- •Делопроизводство в государственной службе
- •220007, Г. Минск, ул. Московская, 17.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Номенклатура дел организации(учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме.
Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.
Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.
При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).
Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже, чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.
Требования к заполнению формы номенклатуры дел
Составляют номенклатуру по форме, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству (Рисунок 7.3).
Номенклатура содержит в себе пять граф:
1 – индекс дела;
2 – заголовок дела (тома, части);
3 – количество дел (томов, частей);
4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;
5 – примечание.