Порядок передачи документов на хранение в архив

Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Контрольные вопросы к теме 9

1. Что означает экспертиза ценности документов? Для чего она проводится?

2. Каков порядок подшивки и нумерации дел постоянного хранения?

3. Какие требования предъявляются к хранению документов и дел в структурных подразделениях?

4. Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации?

5. Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения?

6. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) в архив?

Тема 10. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

Основные понятия:

государственная тайна; служебная тайна; государственные секреты;конфиденциальный документ; права доступа к конфиденциальным документам; пересылка документов и дел.

Любая организация (учреждение) независимо от формы собственности и организационно-правовой формы является владельцем документированной информации и должна принимать меры по ее охране в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Ограничение доступа к документированной информации – это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению) – собственникам, владельцам, пользователям.

При организации работы с документами ограниченного доступа необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

• Закон Республики Беларусь от 4 января 2003 г. №172–З «О государственных секретах»;

• Закон Республики Беларусь «Об информатизации»;

• Указ Президента Республики Беларусь от 9 июля 2003 г. №300 «Об утверждении перечня государственных органов и организаций, наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственным секретам и их защите»;

• Указ Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2004 г. №186 «Об утверждении перечня сведений, составляющих государственную тайну Республики Беларусь»;

• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 3 декабря 2004 г. №1541 «О некоторых вопросах передачи другим государствам сведений, составляющих государственные секреты»;

• Положение о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2004 г. №400;

• Инструкция о режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан, утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь №21 от 3 июля 1996г.

Документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с Законом «Об информатизации» по условиям правового режима подразделяется на два вида:

• информация, отнесенная к государственным секретам;

• информация конфиденциальная (ограниченного распространения).

Государственные секреты подразделяются на две категории: государственная тайна и служебная тайна.

Государственная тайна– государственные секреты, разглашение или утрата которых могут повлечь тяжкие последствия для национальной безопасности Республики Беларусь, а также создать угрозу безопасности граждан либо их конституционным правам и свободам.

Служебная тайна– государственные секреты, разглашение или утрата которых могут причинить существенный вред национальной безопасности Республики Беларусь, а также конституционным правам и свободам граждан. Сведения, составляющие служебную тайну, имеют характер отдельных данных, входящих в состав сведений, составляющих государственную тайну и не раскрывающих ее в целом.

В зависимости от категории сведений, составляющих государственные секреты, характера и объема мер, необходимых для обеспечения их сохранности и защиты, устанавливаются три степени секретности сведений: особой важности, совершенно секретно, секретно.

В соответствии со степенью секретности сведений, составляющих государственные секреты, присваиваются соответствующие грифы секретности:

• для носителей государственной тайны – «Особой важности», «Совершенно секретно»;

• для носителей служебной тайны – «Секретно».

Присвоение носителям государственных секретов иных грифов запрещается.