- •Академия управления при Президенте Республики Беларусь Система открытого образования
- •Делопроизводство
- •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса 12
- •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов 23
- •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства 42
- •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов 58
- •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов 89
- •Тема 11. Системы электронного документооборота 200
- •Введение
- •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса
- •Контрольные вопросы к теме 1
- •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов
- •Понятие документа
- •Функции документов
- •Способы документирования
- •Текстовое документирование
- •Техническое документирование
- •Фото-, кино-, видеодокументирование
- •Документы на машинных носителях
- •Материальные носители информации
- •Свойства документа
- •Классификация документов по различным признакам
- •Контрольные вопросы к теме 2
- •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне Государственные стандарты на документацию
- •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
- •Государственные стандарты на документацию
- •Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Ведомственные нормативные акты
- •Унификация и стандартизация
- •Контрольные вопросы к теме 3
- •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств
- •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств Реквизиты организационно- распорядительных документов
- •Особенности оформления отдельных реквизитов
- •Контрольные вопросы к теме 4
- •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов
- •Организационно-распорядительная документация
- •Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
- •Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
- •Информационно-справочные документы
- •Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Система плановой документации
- •Система отчетной документации
- •Кадровая документация
- •Основные виды документов по
- •Система бухгалтерской документации
- •Регистры бухгалтерского учета
- •Контрольные вопросы к теме 5
- •Тема 6. Организация работы с документами
- •Понятие «документооборот» и его развитие
- •Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)
- •Входящие документы
- •Исходящие документы
- •Внутренние документы
- •Учет объема документооборота
- •Регистрация документов Общие правила регистрации документов
- •Индексация документов
- •Формы регистрации документов и порядок их заполнения
- •Форма журнальной регистрации исходящих документов
- •Форма журнальной регистрации входящих документов
- •Контроль исполнения документов
- •Контрольные вопросы к теме 6
- •Тема 7. Номенклатура дел, методика ее составления и применения в практической деятельности
- •Номенклатура дел
- •Виды номенклатур дел
- •Требования к составлению номенклатуры
- •Заголовки и их составление в номенклатуре дел
- •Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
- •Требования к заполнению формы номенклатуры дел
- •Графа первая – «Индекс дела».
- •Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».
- •Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».
- •Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню».
- •Графа пятая – «Примечание».
- •Установление сроков хранения дел
- •Контрольные вопросы к теме 7
- •Тема 8. Формирование и текущее хранение дел
- •Формирование и оформление дел
- •Организация оперативного хранения дел
- •Контрольные вопросы к теме 8
- •Тема 9. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
- •Экспертиза ценности документов
- •Проведение экспертизы ценности
- •Оформление дел
- •Оформление обложки дела
- •Составление описей
- •Порядок передачи документов на хранение в архив
- •Контрольные вопросы к теме 9
- •Тема 10. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа
- •Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
- •Права доступа к конфиденциальным документам организации
- •Прием регистрация конфиденциальных документов
- •Печатание, размножение и рассылка документов
- •Группировка исполненных документов в дела
- •Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа ограничения доступа
- •Контрольные вопросы к теме 10
- •Тема 11. Системы электронного документооборота
- •Электронный и бумажный документооборот
- •Электронно–цифровая подпись
- •Иок (pki) – инфраструктура открытых ключей
- •Организация систем электронного документооборота
- •Основные понятия о системах электронного документооборота Назначение сэд
- •Основные свойства сэд Открытость
- •Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением
- •Особенности хранения документов
- •Особенности маршрутизации документов
- •Разграничение доступа
- •Отслеживание версий и подверсий документов
- •Наличие утилит просмотра документов разных форматов
- •Аннотирование документов
- •Поддержка различных клиентских программ
- •Общая классификация сэд Концепция есм
- •Примеры реализации систем электронного документооборота
- •Общее описание
- •Основные функции системы
- •Документ в системе
- •Контрольные вопросы к теме 11
- •Глоссарий
- •Вопросы к зачету
- •Литература Литература:
- •Делопроизводство в государственной службе
- •220007, Г. Минск, ул. Московская, 17.
Электронный и бумажный документооборот
Под понятием «бумажный документ» мы подразумеваем информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую определенными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя – теряется и непосредственно документ.Электронный документне привязан к носителю. Оригинал и копия электронного документа неразличимы – они могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обеспечения юридической силы такого документа следует принять специальные меры, принять некоторые правила, определяющие все детали такого документооборота. Правила должны быть едины для всех, и, следовательно, отражены в документах, имеющих юридическую силу закона.
Для решения этой проблемы можно применить средства криптографии.
Электронно–цифровая подпись
Как же обеспечить подпись электронного документа, какие функции должна выполнять ЭЦП?
Во-первых, она должна обеспечить подтверждение целостности электронного документа, т.е. гарантировать идентичность защищаемой копии оригиналу.
Во-вторых, она должна однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Первое требование обеспечивается путем применения т.н. однонаправленных функций – неких преобразований документа, таких, что их вычисление требует относительно небольших ресурсов, а обратное преобразование практически невозможно. Примером такого преобразования является вычисление хэш-функции.
Второе – путем зашифрования или подобного ему преобразования полученного значения с использованием личного ключа, владельцем которого может являться только составитель документа.
Под электронной цифровой подписью (ЭЦП)понимается реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием личного ключа ЭЦП, позволяющий установить обладателя электронной цифровой подписи, а также отсутствие утраты, искажения или подделки содержащейся в электронном документе информации. Проверяется ЭЦП при помощи открытого ключа.
Процесс подписывания электронного документа и проверки ЭЦП приведен на рисунке 11.1.
Порядок вычисления хэш-функции определен СТБ 1176.1–99, выработки и проверки ЭЦП – СТБ 1176.2–99. Необходимо обратить внимание на тот факт, что ни стандарт, ни закон «Об электронном документе», не указывает, где следует располагать ЭЦП, что, безусловно, затрудняет ее применение в системах электронного документооборота.
При использовании ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, оперирующие с сертификатами ключа подписи – документами на бумажном носителе или электронными документами с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, идентифицирующими обладателя электронной цифровой подписи, включающими открытый ключ ЭЦП и выдаваемыми удостоверяющим центром пользователю информационной системы для обеспечения возможности подтверждения подлинности электронной цифровой подписи.
Удостоверяющий центр (УЦ)выполняет следующие функции:
регистрирует электронные цифровые подписи;
создает по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП;
приостанавливает и возобновляет действие сертификатов ключей подписей, а также аннулирует их;
ведет реестр сертификатов ключей подписей, обеспечивает актуальность реестра и возможность свободного доступа пользователей к реестру;
выдает сертификаты ключей подписей на бумажных носителях и в виде электронных документов с информацией об их действительности;
проводит по обращениям пользователей подтверждение подлинности (действительности) электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении зарегистрированных им электронных цифровых подписей;
может предоставлять пользователям информационных систем иные услуги, связанные с использованием электронных цифровых подписей.
Процесс регистрации сертификата заключается в следующем:
подача заявления и сведений для идентификации обладателя сертификата; проверка уникальности открытых ключей;
оформление на бумажных носителях двух экземпляров карточки открытого ключа;
подписание сертификата на личном ключе УЦ, включение его в реестр сертификатов и обеспечение доступа к нему пользователей.