TendersFAQ II edition: 18 / 210

1.9.Зачем предмет торгов иногда делят на лоты?

Ответ: Для ответа на этот вопрос надо вспомнить, а что же такое лот?

Словарь русского языка определяет лот как партию товара, которая участвует в какой-либо сделке, например, выставляется на аукцион. Весь товар разбивается на лоты, каждый из которых состоит либо из одного предмета, либо из нескольких однородных по какому-либо критерию предметов.

Это же понятие применяется и в случае, когда проводится закупка продукции для государственных нужд, но при этом на лоты разбиваются не только товары, но и работы, и услуги. Однако цель деления всего объема закупаемой продукции на лоты остается все той же – повышение эффективности проведения конкурса путем допуска к участию в торгах большего количества более мелких фирм для повышения конкуренции между ними в борьбе за данный заказ.

При применении разбивки предмета на лоты всегда следует помнить, что конкурсом считается полная процедура торгов по всем лотам. Даже в том случае, когда согласно конкурсной документации на каждый лот подается отдельное запечатанное коммерческое предложение, лот не является отдельным конкурсом. С другой стороны, к отдельным лотам могут применяться и некоторые правила проведения конкурсов. Например, если на конкретный лот подана только одна заявка, то именно данный лот является несостоявшимся.

Кроме того, следует учитывать, что для определенных целей и отдельные лоты могут считаться конкурсами. Так, в Постановлении Госкомстата России от 03.07.2003 № 67 «Об утверждении статистического инструментария для организации статистического наблюдения за внутренней и внешней торговлей на 2004 год» под отдельным конкурсом понимается конкурс, по которому опубликованы или направлены приглашения, разработана конкурсная документация и оформлен протокол проведения конкурса с указанием победителей (п.11. Инструкции по заполнению формы N 1-конкурс «Сведения о проведении конкурсов на размещение заказов на поставки товаров (работ, услуг) для государственных нужд»). То есть если по каким-либо причинам по каждому лоту производится отдельное опубликование извещений и издание самостоятельных конкурсных документаций, то их следует признавать отдельными конкурсами.

Разбивка на лоты может производиться по различным критериям:

−особенности продукции (различия по виду, упаковке, качеству, доставке и пр.),

−географическое расположение потребителей (концентрация в одном месте или рассредоточение по отдельным пунктам),

−распределение поставки по времени (необходимость единовременной поставки либо поэтапной),

−и др.

При разделении единого предмета торгов на лоты следует учитывать, что одновременно с увеличением степени конкурентности усложняется и процесс конкурса, поскольку приходится определять победителя по каждому отдельному лоту. Все это может занять достаточно много времени и требует особого мастерства и опыта организатора торгов. Кроме того, возникает опасность чрезмерно детального разделения поставки между многочисленными поставщиками, что может привести к потере контроля за качеством выполнения поставки в целом.

Кроме того, при разбивке предмета торгов на лоты существует ряд особенностей проведения конкурса. Например, обычно одни и те же поставщики подают заявки сразу на несколько лотов. Поэтому, чтобы не рассматривать повторно их квалификацию при рассмотрении заявок по каждому лоту, представляется целесообразным проведение единого предварительного квалификационного отбора. Или, например, обычное условие об одной заявке от одного поставщика надо не забыть заменить на условие "не более чем по одной заявке от поставщика на отдельный лот". С другой стороны, при этом возможно

TendersFAQ II edition: 19 / 210

предусмотреть предоставление особых аналогов альтернативных предложений обычных конкурсов – предоставление дополнительных скидок при выигрыше сразу нескольких лотов. Наиболее стандартные скидки – на число лотов, на сумму и/или объем поставки и др. Тем не менее, максимально эффективно использовать потенциал разбивки на лоты, да еще с нестандартными альтернативными предложениями, можно только при привлечении к разработке документов и дальнейшей оценке предложений профессионалов высокого класса.

В любом случае рекомендуется учитывать эмпирически установленное максимально возможное количество лотов:

−по простым закупкам товаров и услуг: 10-12;

−по закупкам строительных, строительно-монтажных и ремонтных работ: 8-10;

−по сложным закупкам: 4-6.

Превышение этих размеров по разным причинам приводит к снижению качества и эффективности проведения конкурса в целом.

1.10. Сколько следует хранить конкурсные документы (извещения, предложения и т.п.)?

Общего срока хранения для всех связанных с проведением конкурса документов не установлено. Поэтому для того, чтобы определить срок хранения, надо сначала понять, для каких целей они должны храниться.

Автор выделяет 3 типа имеющихся требований и оснований.

Первый – для доказательств, что договор заключен действительно по результатам конкурса, а не без такового, что конкурс проводился в строгом соответствии с законодательством и правилами его проведения, что выбрали действительно наилучшую заявку и т.п. Потребоваться они могут в суде (например, при подаче иска о признании конкурса недействительным) либо для каких-нибудь проверяющих инстанций (при закупках продукции для государственных нужд это могут быть Счетная палата, представители Президента и др.).

Для большинства судебных рассмотрений, связанных с проведением конкурсов, срок исковой давности составляет всего 1 год, и, казалось бы, данный срок должен течь с момента оглашения победителя. Между тем, «иск о признании оспоримой сделки недействительной и о применении последствий ее недействительности может быть предъявлен в течение года … со дня, когда истец узнал или должен был узнать об … обстоятельствах, являющихся основанием для признания сделки недействительной» (п.2 ст.181 ГК РФ).

Это означает, что если по каким-либо причинам заинтересованное лицо объективно узнало о проведении конкурса только через 2 года, то иск такое лицо может подать до истечения 3-х лет с даты проведения конкурса.

Конечно, в подавляющем большинстве случаев истец узнает о проведении конкурса (который он хочет признать недействительным) сразу, и тогда срок исковой давности составляет 1 год с момента окончания конкурса. Но, как было показано выше, этот срок может быть и больше. Кроме того, на практике суды, особенно первой инстанции, не всегда готовы отказать в иске только по причине истечения срока исковой давности, но хотят все равно рассмотреть дело по существу.

Соответственно, в течение какого срока и какие именно документы хранить организатору конкурса после его проведения для обоснования своих действий, абстрактно посоветовать сложно, и каждый должен решать сам исходя из конкретной ситуации.

В любом случае, важнейшими документами являются протокол выбора победителя и заключенный по результату конкурса договор. Иногда даже можно услышать рекомендации по уничтожению всех остальных документов сразу после проведения конкурса как

TendersFAQ II edition: 20 / 210

«лишние». Между тем, при, например, тех же серьезных судебных спорах суд может истребовать исходные приказ о проведении конкурса, конкурсную документацию, предложения участников и т.п., а их отсутствие толковать как «отсутствие оснований для принятия решения по выбору данного победителя».

Так что, кроме протокола выбора победителя, автор советует по крайней мере хранить:

-извещение,

-конкурсную документацию,

-протоколы вскрытия и рассмотрения конкурсных заявок,

-протокол о результатах конкурса.

Кстати, как-то автор слышал и о том, что в некоторых подразделениях силовых структур считают наиболее целесообразным полное уничтожение всех документов по уже проведенным закупкам.

Так что, еще раз повторимся, в каждом случае это должны решать ответственные лица исходя из знания конкретной ситуации.

Второй тип требований и оснований – общие требования правил документооборота, бухгалтерского учета и отчетности.

Так, согласно п.1. ст.17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», «организации обязаны хранить первичные учетные документы … не менее пяти лет». Следует отметить, что вопрос об отнесении всех конкурсных документов к первичным учетным документам является дискуссионным, и автору приходилось слышать диаметрально противоположные мнения от различных специалистов в области методологии бухгалтерского учета. Однако ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель организации, поэтому в конечном итоге возможные риски возлагаются именно на них.

Одновременно с этим, подп.8 п.1 ст.23 Налогового кодекса РФ возлагает на налогоплательщика обязанность по сохранности данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. В любое время налоговые органы могут провести камеральную или выездную проверку за три календарных года, непосредственно предшествовавшие году проведения проверки. Исключение составляют лишь повторные проверки, которые могут проводиться только в определенных случаях, прямо оговоренных в Налоговом кодексе РФ.

Третий тип требований и оснований – прямые требования в отношении конкретных документов.

Основным регламентирующим документом здесь является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Росархивом 06.10.2000). Кроме того, в части управленческих документов, не поименованных в указанном Перечне, действует «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988).

«В лоб» конкурсные документы в Перечнях почти не называются, но ряд конкурсных документов может подпадать под нижеперечисленные:

-опись документов, представляемых на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий: а) по месту проведения – срок хранения 5 лет после проведения; б) в других организациях – до ликвидации организации (п.425

Перечня от 06.10.2000);

-протокол торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий: а) по месту проведения – срок хранения постоянно; б) в других организациях – до ликвидации организации (п.426 Перечня от 06.10.2000);

TendersFAQ II edition: 21 / 210

-переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ – срок хранения 5

лет (п.83 Перечня от 06.10.2000);

-переписка по вопросам ценообразования – срок хранения 5 лет (п.103 Перечня от

06.10.2000);

-документы (справки, сведения, … заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности – срок хранения 5 лет (п.113 Перечня от 06.10.2000);

-документы (заявки…) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда – срок хранения 5 лет (п.176 Перечня от

06.10.2000);

-переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности – срок хранения 5 лет (п.389 Перечня от 06.10.2000);

-договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд – срок хранения постоянно (п.393 Перечня от 06.10.2000);

-документы (заявки, … сведения и др.) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции – срок хранения 5 лет (п.395 Перечня от

06.10.2000);

-особые условия поставки продукции и материалов – срок хранения постоянно в учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых поступают в госархивы (п.984 Перечня от 15.08.1998);

-документы (заявки, заказы, наряды) о поставке материалов оборудования, инвентаря – срок хранения 3 года (п.1018 Перечня от 15.08.1998);

-переписка о материально-техническом снабжении – срок хранения 5 лет (п.1047

Перечня от 15.08.1998).

Таким образом, что именно хранить (обязательно либо желательно), становится ясно. А могут ли быть какие-нибудь последствия, если не хранить указанные документы? Да, последствия могут быть достаточно серьезными. Кроме уже упомянутых наиболее вероятных негативных судебных решений, целесообразно вспомнить и Уголовный кодекс РФ:

-неправомерный отказ в предоставлении или уклонение от предоставления информации (документов, материалов), а также предоставление заведомо неполной либо ложной информации Счетной палате РФ, если эти деяния совершены должностным лицом, обязанным предоставлять такую информацию - наказываются лишением свободы на срок до трех лет (п.1 ст.287 УК РФ);

-служебный подлог, то есть внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности - наказываются лишением свободы на срок до двух лет (ст. 292 УК РФ);

-похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности - наказываются исправительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до одного года (ст. 325 УК РФ);

-самоуправство, то есть самовольное, вопреки установленному законом или иным нормативным правовым актом порядку совершение каких-либо действий, правомерность которых оспаривается организацией или гражданином, если такими действиями причинен существенный вред - наказывается исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом до шести месяцев

(ст. 330 УК РФ).