Приложение I. Образцы оформления документов официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль речи является одним из пяти функциональных стилей русского языка. Основной его особенностью является то, что он служит для оформления официально-деловых отношений в обществе. Эти отношения могут возникать в процессе взаимодействия по различным деловым поводам между государствами, организациями, внутри них, между гражданами и организациями. Официально-деловой стиль речи имеет широкую сферу применения: от государственных актов и международных договоров (юридический и дипломатический подстили) до деловой переписки – деловых писем, заявлений, справок и пр. (административно-канцелярский подстиль).

Целью настоящего пособия является отобразить многообразие тех деловых взаимоотношений, которые существуют внутри одного государства и которые возникают в процессе жизнедеятельности его граждан. Как следствие этих отношений будут выступать различные документы.

Далее будет представлена классификация информационных и организационно-распорядительных документов административно-канцелярского подстиля и приведены образцы их оформления. Классификация осуществляется по признаку наличия тех действующих лиц, которые вступают в деловые отношения: организации, граждане внутри организации, граждане и организации.

1. Образцы оформления текстов документов, возникающих как следствие отношений между организациями.

1. Сопроводительное письмо

А)

Возвращаем __________________________________________

(подписанный и заверенный печатью)

______ экземпляр(а) _______ (договор №____) от __________

на __________________________________________________

а также _____________________________, которую просим

считать неотъемлемой его частью.

Б)

Направляю Вам протоколы испытаний _____________________________________________________

Испытание показало следующие результаты: ______________

В)

Направляем подписанный с нашей стороны договор № _______ от ____________. Справка о финансировании будет выслана ________________.

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

2. Письмо-подтверждение

А)

Подтверждаем получение Вашего письма № _____ от _________, в котором Вы ____________________________________________________

Наше решение будет сообщено до _________________

Б)

Подтверждаем получение Вашего письма от _________, в котором Вы просите _______________________________________________________

С сожалением сообщаем, что в настоящее время завод испытывает большие трудности по выполнению этого задания и не может выполнить Вашу просьбу.

3. Письмо-напоминание

А)

Напоминаем Вам, что по плану совместных работ по _______________________________________________________________

Вы должны ____________________________________________________

предлагаем Вам не позднее _____________________ закончить предусмотренные планом работы.

Б)

Вторично посылаем Вам _________________________________________

(сведения, заявку, смету и т.д.)

на ____________________________________________________________

Убедительно просим подтвердить факт их получения как можно скорее.

4. Письмо-извещение

Главному бухгалтеру Министерства ___________________

Ставим Вас в известность, что для оказания технической помощи СМУ-1 в строительстве горячепрессового цеха руководство завода решило выделять ежедневно два самосвала и автокран, списывая эти транспортные расходы за счет завода.

Главный бухгалтер завода «Прогресс» __________________

(подпись)

5. Письмо-приглашение

Главному инженеру завода «Прогресс»

Михееву Ю.А.

Уважаемый Юрий Александрович!

Направляю Вам на отзыв работу «Методические рекомендации по унификации и агрегатированию в машиностроении».

Убедительно прошу принять участие в качестве оппонента в заседании Научно-технического совета по обсуждению этой работы, которое состоится в конце февраля.

О времени и месте проведения заседания будет сообщено дополнительно.

Ученый секретарь НТС________________

(подпись)

6. Гарантийное письмо

Завод «Прогресс» убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель гибочного станка, сконструированную инженеров Вашего предприятия Зубовым А.А.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.

Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле, высказанную в беседе с нашим главным инженером.

Зам. директора завода «Прогресс» ___________

(подпись)

7. Письмо-запрос

Главному механику завода

Плахову Н.С.

Для возможности оформления финансирования в промбанке строительства навеса в цехе №33 по нижелимитным ассигнованиям, прошу дать опись работ и их объем для составления сметы.

Директор завода «Прогресс» ___________

(подпись)

8. Письмо-требование

______________ 2003 г. №_______

Зам. директора завода______________

Направляем Вам иск ____________________________________________

на уплату __________ руб. за _____________________________________

и просим не позднее _________________ дать Ваше заключение по существу (иска).

Приложение: на 3 листах.

9. Письмо-просьба

Зав. кафедрой иностранных языков

______________________

Прошу допустить сотрудника нашего предприятия Данилова Александра Петровича к сдаче кандидатского экзамена по английскому языку.

Зам. директора завода «Прогресс» ___________

(подпись)

2. Образцы оформления текстов документов, возникающих как следствие отношений между гражданами внутри организаций.

1. Докладная записка

Штамп предприятия

Наименование должности лица,

которому подается докладная

записка, его ФИО, с включением

наименования организации

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Текст докладной записки (информация, предложение и его аргументация).

Приложение: 1. …

2. …

Наименование и подпись адресанта – должностного лица.

Дата (если она не предусмотрена в штампе или на бланке организации).

2. Объяснительная записка

Штамп предприятия Наименование должности лица, которому подается

объяснительная записка, и его ФИО

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Текст докладной записки (информация относительно какого-либо факта или документа).

Наименование и подпись адресанта – должностного лица.

Дата (если она не предусмотрена в штампе или на бланке организации).

3. Постановление

Наименование учреждения,

правительства, издавшего постановление

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Дата. №…

Название города

О…

В связи с … (наименование учреждения, правительства, издавшего постановление)…

ПОСТАНОВЛЯЕТ

1. …

1.1….

2. …

Должность лица,

издавшего постановление Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

4. Приказ

Наименование учреждения

ПРИКАЗ

Дата. №…

Наименование приказа (о чем?)

В соответствии с … необходимо…

ПРИКАЗЫВАЮ

1….

2….

Наименование должности лица, Подпись

издающего приказ

Дата.

5. Выписка из приказа

Наименование учреждения

Выписка из приказа

Дата. №…

Наименование приказа (о чем?)

В соответствии с … необходимо…

ПРИКАЗЫВАЮ

2….

Наименование должности лица, Подпись

издающего приказ

Верно

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Дата.

5. Протокол

Наименование министерства

или ведомства

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного подразделения

ПРОТОКОЛ

Дата. №…

Название города

Собрание трудового коллектива

Председатель Фамилия И.О.

Секретарь Фамилия И.О.

Присутствовали Фамилия И.О. членов коллегиального органа

Повестка дня

1. О чем слушается вопрос, доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия И.О. в родительном падеже

2. См. п. 1.

1. СЛУШАЛИ

И.О. Фамилия – Запись доклада или – (Текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ

И.О. Фамилия – Запись выступления или – (Текст выступления прилагается).

ПОСТАНОВИЛИ

1. Постановляющая часть по схеме: действие – исполнитель – срок.

2. СЛУШАЛИ

Рассмотрение 2-го вопроса повестки дня по схеме 1-го вопроса

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

5. Выписка из протокола

Наименование министерства

или ведомства

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного подразделения

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

Дата. №…

Название города

Тема обсуждаемого вопроса

Председатель Фамилия И.О.

Секретарь Фамилия И.О.

Присутствовали ____ человек (список прилагается)

Повестка дня

1. О чем слушается вопрос, доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия И.О. в родительном падеже

2. См. п. 1.

1. СЛУШАЛИ

И.О. Фамилия (Текст доклада прилагается).

ПОСТАНОВИЛИ

2. Постановляющая часть по схеме: действие – исполнитель – срок.

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Верно

Делопроизводитель Подпись И.О. Фамилия

Дата

5. Акт

Наименование учреждения

АКТ

Дата. №…

Название города

Наименование акта (о чем?)

Основание: на основании чего издается акт

Составлен комиссией

Председатель наименование должности ФИО

Члены комиссии наименование должности ФИО

Присутствовал наименование должности ФИО

Содержание акта

Изложение результатов работы комиссии

Составлен в ______ экземплярах

1-й ­– (кому?)

2-й ­– (кому?)

Председатель ФИО

Члены комиссии ФИО

Присутствовал ФИО

В дело 00-00

Дата

3. Образцы оформления текстов документов, возникающих как следствие отношений между гражданами и организациями.

1. Доверенность

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, ФИО, домашний адрес, номер паспорта, в связи с (чем?)… доверяю ФИО, домашний адрес, номер паспорта, (что?)…

Дата ФИО (доверителя)

Подпись ФИО (доверителя) удостоверяю.

Должность удостоверяющего. Подпись.

ФИО (удостоверяющего подпись)

Дата.

2. Заявление

Адрес, по которому направляется заявление

от ФИО (адрес проживания

или наименование должности)…

ЗАЯВЛЕНИЕ

Изложение просьбы.

Подпись заявителя

Дата.

3. Справка

СПРАВКА

Угловой штамп органа,

выдающего справку

Дана ФИО в том, что (повод выдачи справки)…

Дана для предоставления в… (место, по которому необходимо предоставить справку).

Должность лица, выдавшего справку.

Печать. Подпись должностного лица.

Дата (если она не предусмотрена в штампе или на бланке организации).

4. Биография

Я, ФИО, родил(а)ся число, месяц, год рождения, название города. С ___ по ____ год обучал(а)ся в средней школе N __. В ____ году поступил(а) в наименование учебного заведения, факультет. В ______ году закончил(а) наименование учебного заведения, факультет, специальность, получив диплом с отличием. Имею квалификацию наименование квалификации. С ____ по ____ год работал(а) в полное название места работы в качестве наименование профессии, специальности. С _____ года являл(а)ся соискателем ученой степени кандидата _________ наук при кафедре наименование кафедры учебного заведения. В ____ году поступил(а) в очную целевую аспирантуру, которую успешно закончил(а) в _____ году, защитив кандидатскую диссертацию по теме "Наименование темы". C ____ года работаю в полное название заведения, места работы. Женат (замужем).

Муж (жена): ФИО, год рождения.

Сын (дочь): ФИО, год рождения.

Дата Подпись

5. Резюме

^{Сергей Алексеев}

Цель	[введите свою цель]
Опыт работы	1990–1994 Предприятие «Башмачок» Москва Руководитель планового отдела Введена новая система планирования. Увеличены объемы продаж на 13%. Уменьшены издержки производства на 23%.
	1985–1990 Предприятие «Башмачок» Москва Заместитель руководителя планового отдела Увеличены объемы продаж на 7%. Организована единая компьютерная сеть. Введены в строй 4 филиала предприятия.
	1980–1984 Трикотажная фабрика № 3 Москва Старший экономист Введена новая система расчетов с торговлей. Улучшена связь с поставщиками. Стажировка на головном предприятии.
	1975–1980 Трикотажная фабрика № 3 Москва Экономист Рост числа продаж на 40%. С отличием закончены курсы повышения квалификации.
Образование	1971–1975 Институт легкой промышленности Москва Факультет: Экономика легкой промышленности. Специальность: Экономист.
Увлечения	Компьютеры, автомобили, чтение.