Практическое занятие № 6 коммуникативный аспект делового общения: письменное деловое общение

(2 часа)

Методические рекомендации

Студенты должны усвоить специфические нормы письменных разновидностей делового стиля речи.

Студенты должны уметь анализировать тексты делового стиля речи, редактировать, продуцировать собственные на предложенные темы.

Практикум по теме

Задание 1. Познакомьтесь с приказом. Укажите его части и реквизиты.

Государственный Комитет

Российской Федерации по высшему образованию

Санкт-Петербургский

государственный технический

университет

ПРИКАЗ

26.02.99 №347

О праве подписи документов, заверяемых гербовой печатью

В связи с реорганизацией структуры управления вузом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Предоставить право подписи приказов и всех внутривузовских и вневузовских документов первому вице-президенту М.П. Федорову.

2. Предоставить право подписи банковских и финансовых документов, а

также других деловых бумаг, заверяемых гербовой печатью, касающихся рода деятельности соответствующего вице-президента, а в его отсутствие должност­ным лицам, временно назначенным на основании приказа по университету:

А.Я. Башкареву — вице-президенту по научной работе,

В.Н. Воронину — вице-президенту по международным связям,

В.В. Глухову — вице-президенту по учебной работе.

2.1. Вышеуказанным лицам предоставить право подписи приказов по универ­ситету, если на одного из них временно возлагается исполнение обязанностей президента или первого вице-президента.

3. Предоставить право подписи документов и деловых бумаг, заверяемых гербовой печатью, касающихся рода их деятельности, руководителям главных управлений, управлений и других структур, а в их отсутствие должностным лицам, если на них приказом по СПбГТУ временно возлагается исполнение обязанностей указанных выше руководителей с указанием права подписи и печати:

В.Н. Бусурину — начальнику главного управления инвестиций и социального развития,

В.Н. Кириленко — начальнику главного управления административно-хозяйственной работой,

В.Н. Козлову — зам. председателя УМО по образованию, проректору по учеб­ной работе,

В.К. Сластенко — директору департамента строительства.

4. Вице-президентам по направлениям работы в срок до 14.06.96 представить на утверждение первому вице-президенту М.П. Федорову перечень документов, подписываемых должностными лицами, перечисленными в п. 3, которые необходимо заверять гербовой печатью.

5. Ранее изданные приказы по вопросам права подписи документов, заверяемых гербовой печатью университета, считать утратившими силу.

4. Начальнику общего отдела приказ довести до исполнителей.

Президент

Проект вносит

Пом. первого вице-президента

Задание 2. Составьте приказы по предприятию.

А. О назначении кого-либо на должность;

Б. Об отмене предыдущего приказа;

В. О соблюдении мер противопожарной безопасности и т.п.

Задание 3. Напишите протоколы совещания:

А. Деканов факультетов на тему «Об учебной дисциплине студентов»;

Б. Начальников цехов (отделов) на тему «О трудовой дисциплине сотрудников.

Задание 4. Вы поступаете после окончания высшего учебного заведения на работу. Заполните:

А. Анкету;

Б. Бланк трудового договора.

Напишите:

А. Резюме.

Б. Автобиографию.

Задание 5. Вы работаете начальником цеха, ваш цех не выполнил месячного производственного задания. Напишите по требованию руководства завода объяснительную записку.

Задание 6. Пошлите факс с письмом-просьбой:

А. Прислать каталоги производимой каким-либо предприятием необходимой вам продукции.

Б. Оплатить за отправленный по назначению груз.

В. Сообщить адрес организации, занимающейся экспортом производимых вами товаров.

Задание 7. Пошлите электронной почтой сообщение:

А. О непредвиденной задержке с отгрузкой товара.

Б. О перечислении предоплаты предприятию-поставщику.

В. О направлении запрашиваемых сведений по указанному адресу.

Задание 8. Составьте письмо-приглашение потенциальным участникам выставки. Вам поручено организовать выставку-продажу изготовляемых вашим предприятием и смежниками изделий. В письме обратите внимание на такие ее аспекты, которые могут быть интересными и полезными для приглашенных.

Задание 9. Что вы ответите информанту на полученную информацию по поводу ноу-хау в вашей области производства. Одновременно пошлите письмо-благодарность фирме-посреднику, которая помогла вам связаться с акционерным обществом, занимающимся выпуском соответствующей новой технологии.

Задание 10. Какого типа письмо вы пошлете одновременно с грузом покупателю в соответствии с заключенным с ним контрактом. Составьте его.

Задание 11. Вы получили предоплату, после чего по условиям контракта должны отправить партнеру груз. Подтвердите письмом факт получения вами предоплаты.

Задание 12. Прочитайте рекламацию. Используя приведенный образец, составьте свою рекламацию по предложенной вами ситуации.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАКРЫТОГО ТИПА «ФИРМА АНПИС»

Наб. реки Фонтанки, д. 195, тел. 312-74-78, факс 312-23-98

расчетный счет № 4674782 в Северном торговом банке, кор. счет № 800164764

в ЦРКЦ ГУ ЦБ РФ по СПб. МФО 161202, вал. счет № 72882

Генеральному директору

ОАО «Ленагротранс»

2 декабря 1998 года г-ну Иванову В.П.

ПРЕТЕНЗИЯ

В соответствии с письмом-приказом от « » 1998 г. ОАО

«Ленагротранс» обязалось доставить из г. Санкт-Петербурга в г. Оренбург груз — яблоки в срок согласно положения перевозок (расстояние 2100--2600 км — 120 часов).

11 ноября 1998 года авторефрижератором госзнак 00-72 с водителем А/О «Ленагротранс» Щербаковым С. по товарно-транспортной накладной № 15001 от 1.11.98 г. в г. Оренбург был доставлен груз — яблоки импортные в деревянной таре, вес нетто 9050 кг.

В пункте выгрузки 11.11.98 г. представителем АОЗТ «АНПИС» Сусловым А.А. и представителями получателей: товароведом МП «АКТИВ» Трушиной Н.В. и зав. складом Дмитриевой С.А. был составлен акт, согласно которому из-за несвоевременности доставки и несоблюдения температурного режима в кузове авторефрижератора (температурный лист прилагается) произошла порча груза, которая выразилась в увеличении процента загнива до 10,35% (899 кг), подморожения плодов до 10,6% (920 кг) и уменьшении стандартной части на 16,2% (1112 кг н/ст). Ущерб, причиненный фирме, складывается из расчета себестои­мости и причиненного в результате вышеизложенных причин вреда. Общая сумма претензии АОЗТ «АНПИС» к А/О «Ленагротранс» составляет 1593006 (один миллион пятьсот девяносто три тысячи шесть) рублей.

В связи с изложенным просим перечислить на наш расчетный счет 1593006 (один миллион пятьсот девяносто три тысячи шесть) рублей. В случае отказа или просрочки платежа будут применены штрафные санкции согласно приказа 28/27.01 ЦБ РФ 0,5% за каждый день, от суммы 1593006 руб. При неудовлетво­рении претензии будем вынуждены обратиться в арбитражный суд г. Санкт-Петербурга.

К претензии прилагается:

1. Расчет себестоимости 1 кг яблок.

2. Расчет понесенных убытков.

3. Копия акта от 11 ноября 1998 года.

4. Копия приемосдаточного акта.

5. Копия листа контрольных проверок температуры в кузове авторефрижератора.

6. Копия качественного удостоверения.

7. Копия товарно-транспортной накладной.

Генеральный директор Г.В. Солдатов

ЛИТЕРАТУРА

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. - Ростов н/Д: Феникс, 2000. – 287 с.

2. Басаков М.И. Основы делопроизводства для менеджера. - Ростов н/Д: РГЭА, 1996. – 92 с.

3. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М., 1996.- 224 с.

4. Веселов П.В. Аксиома делового письма: культура делового общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ “Маркетинг”, 1993. – 77 с.

5. Веселов П.В. Как составить служебный документ. – М., 1982.

6. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – М., 1968.

7. Головин Б.Н. Основы культуры речи. – М., 1988.

8. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. – М.: Логос, 2002.

9. ГОСТ Р. 6.30.-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

10. Единая государственная система документационного обеспечения управления: общие требования к документам и службам документального обеспечения. – М., 1988.

11. Иванова А.Ю. Деловые бумаги: языковое оформление и редактирование // Культура языка государственного служащего. М., 1998.- С. 99-112; 244-283.

12. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – Учебное пособие. – 3-е изд. испр. и доп. - Москва – Новосибирск: Инфра – М – Сибирское соглашение, 2000.- 287 с.

13. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – 7-е изд., испр. – М., Флинта: Наука, 2001.

14. Культура языка государственного служащего: Учебное пособие: Практикум. Справочник.- М.: Изд-во РАГС, 1998.

15. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – 3-е изд. – М.: Высшая школа, 1988.- 288 с.

16. Русский язык и культура речи: Учебник / Под. ред. проф. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2002.

17. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / Под. ред. проф. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2002.

18. Составление и оформление служебных документов – Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и госструктур / Под ред. проф. Г.В. Кузнецова. – М.: ЗАО “Бизнесс-школа”, 1999. – 224 с.

19. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. – М., 1983.

20. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. – М., 1993.

21. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 1982.- 60 с.

22. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р. 6.30.-97. – М.: Дело, 1999.- 232 с.