5.4.3. Робота з відфільтрованими даними

Коли рядки приховуються за допомогою команд „Автофільтр” і „Розширений фільтр”, робочий лист переходить в режим фільтрації.

В цьому режимі більшість команд Microsoft Excel впливають тільки на видимі комірки. Після того, як буде застосований фільтр для виводу тільки потрібних рядків, можна скопіювати отриману підмножину даних в інше місце для подальшого аналізу. Для того що повернутись до первісного виду бази даних, необхідно скористатися командою „Дані”  „Фільтр”  „Показати все”.

 

6. Методичні рекомендації

6.1. Редагування і вибір записів у формі даних

Виділити будь-яку комірку таблиці, викликавши форму даних і виконати наступні вправи:

 перейти на третій запис;

 перейти на початок та кінець бази даних;

 за допомогою кнопки „Створити” увести 2 нових записи; для переходу до наступного поля скористайтесь мишкою, після уведення значення останнього поля, натисніть клавішу <Enter>;

 видалити четвертий запис;

 змінити значення одного з полів другого запису;

 виконайте те ж саме з останнім записом, але потім змінене значення відновіть.

Для того щоб вибрати запис по будь-якій умові, необхідно натиснути кнопку „Критерії” і увести наступні параметри:

 для вибору по одному критерію в текстовому полі, потрібно увести одне конкретне значення у відповідне поле;

 для вибору більше одного значення, потрібно поставити оператор порівняння “>“ у відповідному полі і написати потрібне значення;

 для вибору записів по першій літері текстового поля, необхідно увести першу літеру у відповідне перше поле;

 для вибору по двом критеріям, потрібно в двох будь-яких числових полях увести оператори порівняння і необхідні значення.

Після уведення параметрів вибірки, натиснути клавішу <Enter>. Для перегляду вибраних записів скористайтесь кнопками „Попередня” та „Наступна”. Щоб видалити попередній критерій скористайтесь кнопкою „Очистить”. Закрийте форму даних.

Для того щоб відсортувати базу даних по убуванню третього стовпця, необхідно вибрати будь-яку комірку третього поля бази даних і виконати команду „Дані”  Сортування”. З’явиться діалогове вікно, в якому в полі „Сортувати” повинно автоматично з’явитись ім’я третього стовпця. Вказати порядок сортування по убуванню.

В першому полі потім потрібно визначити порядок вторинного сортування для рядків третього поля, в яких є співпадаючі елементи. Потрібно вибрати ім’я другого поля і встановити прапорець „По Зростанню”. Після встановлення усіх параметрів натисніть на клавішу „ОК”.

 

6.2. Фільтрація даних

Виділити будь-яку комірку бази даних і виконати команду „Дані”  „Фільтр”  „Автофільтр”. В рядку з іменами стовпців з’являться кнопки списків що розкриваються (кнопки із стрілками). За їх допомогою можна вибрати елементи бази, які потрібно вивести на екран. Для того щоб відфільтрувати однакові записи в текстовому полі, потрібно вибрати зі списків що розкриваються, відповідне значення цього поля. Для виконання інших завдань потрібно у відповідних полях вибрати значення зі списку „Настройка”.

З’явиться вікно з назвою „Користувальницький автофільтр”. Клацніть лівою кнопкою миші по стрілці поруч з самим лівим вікном і потім виберіть потрібний оператор порівняння. В самому правому вікні що розкриється, уведіть значення, яке потрібно використати разом з оператором порівняння, або клацніть по стрілці поруч з вікном що розкриється, та виберіть пункт списку. Можна також використовувати для пошуку шаблони.