5.4. Фільтрація або вибірка даних

За допомогою команди „Дані”  „Фільтр” можна відшукати і використати потрібну підмножину даних в базі. У відфільтрованій базі виводяться на екран тільки ті рядки, які містять певні значення або відповідають певним критеріям вибірки. При цьому інші рядки будуть тимчасово сховані. Підменю „Фільтр” в Microsoft Excel надає можливість використовувати як команду „Автофільтр”, так і команду „Розширений Фільтр” якщо потрібно використовувати складний критерій для вибірки даних.

5.4.1. Застосування „Автофільтру”

Команда „Автофільтр” поміщає кнопки зі списків що розкриваються (кнопки зі стрілкою) безпосередньо в рядок з мітками стовпців. За їх допомогою можна вибрати елементи бази, які потрібно вивести на екран, наприклад, всі рядки, що містять певні значення в стовпці, скажемо, усі рядки, котрі містять дату замовлення 11.02.07 в стовпці „Дата Замовлення”.

Можна також застосовувати користувальницькі критерії порівняння для фільтрації даних в базі. Для цього у списку потрібно вибрати пункт „Настройка”. На екран виведеться діалогове вікно „Користувальницький Автофільтр”.

У цьому вікні можна визначити до двох критеріїв порівняння для одного і того ж стовпця при фільтрації даних. Microsoft Excel порівняє елементи списку з уведеними раніше значеннями і виведе лише ті рядки, які задовольняють критерію. Можна також використовувати умовні оператори „И / ИЛИ” для об’єднання або порівняння критеріїв в одному і тому ж стовпці.

Для визначення двох критеріїв виберіть один із наступних варіантів:

 натисніть перемикач „И” для поєднання двох критеріїв у Вашому фільтрі. У цьому випадку виберуться дані, для яких виконуються відразу обидві умови;

 натисніть перемикач „ИЛИ” для використання двох різних критеріїв у Вашому фільтрі. У цьому випадку виберуться дані, для яких задовольняють хоча б одній з умов.

5.4.2. Застосування „Розширеного фільтру”

Команда „Розширений фільтр” дозволяє відшукувати рядки за допомогою більш складних критеріїв, наприклад, „продаж 10.12.07 на суму більш, ніж 500000 грн., або продаж 11.12.07 на суму більш, ніж 300000 грн.”

При виборі цієї команди, в діалоговому вікні що з’явиться, потрібно встановити наступні параметри:

 „Дія” - перемикач „Фільтрувати Список На Місці” приховує рядки, які не задовольняють вказаному критерію. Перемикач „Копіювати На Інше Місце” копіює відфільтровані дані на інший робочий аркуш, або на інше місце на тому ж робочому аркуші.

 „Інтервал Списку” - визначає інтервал вмісту даних, котрі повинні фільтруватись.

 „Інтервал Критеріїв” - визначає інтервал комірок на робочому аркуші, котрі містять потрібні критерії. Microsoft Excel виводить посилання на цей інтервал.

 „Копіювати На” - визначає інтервал комірок, в який копіюються рядки і котрі задовольняють певним критеріям. Це поле активно тільки в тому випадку, якщо включений перемикач „Копіювати На Інше Місце”.

 „Без Повторів” - виводить тільки рядки, що задовольняють критерію і не містять повторюваних елементів.

Якщо інтервал критеріїв не визначений, то в цьому випадку всі рядки списку, що містять повторювання, будуть сховані.