Методичні вказівки до лабораторної роботи № 5

„УПРАВЛІННЯ ДАННИМИ В MICROSOFT EXCEL”

 

1. Мета заняття

Оволодіти навичками роботи з базами даних в Microsoft Excel.

2. Завдання роботи

Навчитись:

2.1. Створювати бази даних.

2.2. Створювати форми даних і працювати в них із записами.

2.3. Сортувати записи в базах даних.

2.4. Вибирати записи по різноманітним критеріям.

3. Зміст роботи

3.1. Створити новий аркуш робочої книги „База даних” і розмістити на ньому довільні дані (не менше 20 записів), або дані вказані викладачем, у вигляді бази даних. В першому рядку таблиця повинна містити імена полів. З другого рядка повинні розміщуватись записи.

3.2. Викликати форму даних для вашої таблиці і відредагувати записи в ній згідно п. 6.

3.3. Вибрати записи по наступним умовам :

 по єдиному в своєму роді критерію в текстовому полі;

 більше одного зі значень в числовому полі;

 по першій літері текстового поля;

 по двом критеріям в числових полях.

3.4. Відсортувати базу даних по убуванню третього стовпця.

Однакові значення третього стовпця відсортувати по зростанню другого.

3.5. Включити „автофільтр” і відфільтрувати записи по наступнім параметрам:

 однаковість в текстовому полі;

 неоднаковість в числовому полі;

 И інтервал;

 ИЛИ інтервал.

3.6. Оформити звіт.

 

4. Вимоги до звіту

Звіт повинен включати:

 назву і номер роботи, відомості про виконавця;

 постановку задачі і відомості про послідовність її виконання;

 відповіді на контрольні питання п.7 вказівок;

 таблиці з розрахунками.

До звіту додається дискета з виконаним завданням.

5. Загальні положення

5.1. Загальні поняття про бази даних

База даних - це будь-яка сукупність пов’язаної інформації, поєднана по певному признаку. Наприклад, базою даних є розклад польотів літаків, або розклад руху автобусів. Більшість баз даних для збереження своєї інформації зазвичай використовують таблиці. Кожна таблиця складається з рядка стовпців, які в комп’ютерних базах даних називаються записами і полями.

Основним призначенням бази даних є забезпечення швидкого пошуку інформації, що міститься в ній і вибірка інформації по заданому критерію.

Microsoft Excel має певний набір команд, які дозволяють легко працювати з базами даних. Щоб скористатися можливостями Microsoft Excel для обробки даних, потрібно створити базу даних на робочому аркуші. Базу даних, як і будь-яку книгу Microsoft Excel, створюють командою „Файл”  „Створити”.

5.2. Команда „Форма”

„Форма” – один з об’єктів Microsoft Excel, призначений для комфортної роботи користувачів при уведенні, відображенні та зміні даних при роботі з базою даних.

За допомогою команди „Дані”  „Форма” можна вивести форму даних, яка представляє собою діалогове вікно, яке безпосередньо використовується для перегляду, зміни, додавання і видалення записів бази даних, або для пошуку конкретних записів на основі визначених критеріїв пошуку.

В цьому діалоговому вікні, назви стовпців таблиці стають іменами полів у формі даних. Microsoft Excel автоматично присвоює „гарячі клавіші” кожному імені поля. Для того, щоб переміститись в певне поле, необхідно одночасно натиснути клавішу <ALT> з літерою, яка підкреслена в імені поля. Поля відповідають кожному стовпцю у списку. Всі поля, які доступні для редагування, з’являються у вікні редагування.

Смуга прокручування дозволяє прокручувати записи у списку і показує приблизну позицію запису, що виводиться базою даних. За допомогою бігунка на смузі прокручування і за допомогою стрілок на її кінцях, можна переміщатись усередині бази. Індикатор номера запису повідомляє номер виведеного запису і загальну кількість записів у базі. Номер запису замінюється на вікно „Створити”, якщо Ви вже знаходитесь в кінці бази.

В діалоговому вікні форми даних можна користуватись наступними кнопками:

 

Кнопка	Призначення
„Создать”	Дозволяє ввести новий запис в базу даних. Дані що вводяться, будуть додані як новий запис в кінець бази
„Удалить”	Видаляє виведений запис; Інші записи бази зсуваються. Видалені записи не можуть бути відновлені
„Восстановить”	Поновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляє зроблені зміни. Якщо потрібно відновити запис, то це необхідно зробити перед натисненням клавіші<ENTER> або перед переходом до іншого запису.
„Предыдущая”	Виводить попередній запис в базі
„Следующая”	Виводить наступний запис в базі
„Критерии”	Виводить вікно діалогу, в якому можна ввести критерії або умови для відшукання потрібної підмножини записів
„Закрыть”	Закриває форму даних
„Очистить”	Видаляє існуючий критерій з вікна діалогу. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка „Критерії”.
„Форма”	Повертає до типу форми даних по умовчанню. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка „Критерії”

 

Якщо натиснута кнопка „Критерії”, то кнопки „Попередня” і „Наступна” дозволяють переміщуватись тільки по відібраним записам.