5.3. Сортування записів

Реляційні бази даних (списки) сортують аналогічно даним таблиць-документів:

 за зростанням або спаданням значень вибраних полів;

 за алфавітом і за послідовністю, зворотною йому;

 за одним, двома або трьома ключами;

 за рядками або стовпцями;

 за днями, місяцями та іншими ключами.

За допомогою команди „Дані”  „Сортування” можна впорядкувати рядки записів в базі даних у відповідності зі змістом певних стовпців. Припустимо, що наприклад база даних містить дані про продажі, і має стовпці для імені продавця, кількості товару, дати замовлення і т. ін. Можна скористатися командою „Сортування” для того, щоб впорядкувати список по іменам продавців, розмістити дані по убуванню обсягів продаж, або у порядку зростання дати замовлення. Для цього потрібно виділити дані що будуть сортуватись і визначити необхідний порядок сортування, або створити і застосувати користувальницький порядок сортування.

Щоб відсортувати базу даних цілком, потрібно лише виділити одну комірку зі списку і вибрати команду „Дані”  „Сортування”. Microsoft Excel автоматично вибере увесь список для сортування. Microsoft Excel визначає розташування міток стовпців, навіть якщо вони займають два рядки, і виключає їх з сортування. Можна використати мітки стовпців для того, щоб вказати стовпці, по яким потрібно відсортувати список. Microsoft Excel дозволяє також сортувати тільки виділені рядки або стовпці, або дані тільки в одному рядку або стовпці.

Після завдання даних для сортування і вибору команди на екрані з’явиться вікно діалогу, у якому потрібно задати наступні поля:

 „Сортувати” - Дозволяє виділити потрібний стовпець для сортування і вибрати порядок сортування по зростанню або по убуванню. Потрібно натиснути кнопку „По зростанню” для сортування від меншого до більшого, по алфавіту або в хронологічному порядку дат, або кнопку „По убуванню” для сортуванню від більшого до меншого, в зворотному алфавітному або в зворотному хронологічному порядку. Вибраний стовпець називається ключовим.

 „Потім” - Два додаткових вікна дають можливість визначити порядок вторинного сортування для рядків, у яких є співпадаючі елементи. Потрібно встановити прапорець „По зростанню” або „По убуванню” в кожному вікні для визначення впорядкування даних.

 „Рядок міток стовпців” - Визначає, чи є в базі, що підлягає сортуванню, рядок заголовків, котрий потрібно виключити із сортування. Якщо база містить мітки стовпців, то виберіть перемикач „Є”, а якщо міток немає, то виберіть перемикач „Ні”.

 „Параметри” - Виводить вікно діалогу „Параметри сортування”, в якому Ви можете:

 визначити користувальницький порядок сортування для стовпців, зазначених у вікні „Сортувати”;

 визначити сортування з урахуванням регістру;

 змінити орієнтацію сортування, тобто, замість сортування зверху вниз встановити сортування зліва направо. Після встановлення усіх необхідних полів і параметрів потрібно натиснути на кнопку „ОК”.

Microsoft Excel використовує наступні основні принципи при сортуванні:

 якщо сортування ведеться по одному стовпцю, то рядки з однаковими значеннями в цьому стовпці зберігають попереднє впорядкування;

 рядки з пустими комірками в стовпці, по яким ведеться сортування, розташовуються у кінці списку що сортується;

 параметри сортування - вибраний стовпець, порядок (зростаючий чи убутний) і напрямок сортування (зверху вниз чи зліва направо);

 зберігаються від попереднього застосування сортування до тих пір, доки їх не змінити, не вибрати іншу базу даних або не змінити мітки стовпців;

 якщо сортування ведеться по декільком стовпцям, рядки з однаковими значеннями в першому ключовому стовпці сортуються у порядку, який визначається другим ключовим стовпцем, рядки з однаковими значеннями в перших двох ключових стовпцях сортуються по третьому стовпцю.

Якщо результат сортування не той, якого очікували, зверніть увагу на тип даних що сортуються. Переконайтесь, що всі числа уведені як цифрові дані або як текст. Необхідно увести всі дані в одному стовпці або як числа, або як текст.