Оценка предложений
Получив подготовленный агентством пакет документов, заказчик приступает к оценке проектов по критериям, изложенным в приглашении к подаче предложений.
279
Комиссия, назначенная заказчиком, проводит оценку предложений на основе их соответствия техническому заданию с использованием фиксированных критериев, субкритериев и балльной системы. Предусматривается необходимое минимальное количество технических баллов, и если техническое предложение его не набирает, то оно отклоняется. Заказчик извещает об этом участника конкурса и возвращает его финансовое предложение нераспечатанным.
Следует заметить, что заказчика интересуют прежде всего креативность подходов к заданию и наличие у агентства ресурсов на реальное исполнение проекта. Заказчик ориентируется прежде всего на идею, предлагаемую агентством. Когда идея нравится, то детальная программа ее исполнения вырабатывается уже на этапе составления, согласования и заключения контракта.
Приведем пример типичной системы оценки тендерных предложений, соответствующей международным методикам.
Баллы, проставляемые согласно критериям проведения оценки:
БаллыОпыт работы консультанта в области данного задания 10
Субкритерии
Опыт проведения широкомасштабных PR-кампаний социальной направленности
Опыт подготовки просветительско-пропагандистских материалов и их распространения среди широкой аудитории (буклеты, видеоклипы и т.д.), производства социальной рекламы и журналистских материалов для распространения по информационным сетям Опыт участия в международных проектах, сходных с данным (в том числе проведение пресс-конференций, поддержание контактов с правительственными и неправительственными организациями с целью вовлечения их в информационную кампанию)
Соответствие предлагаемого плана работ и методологии техническому заданию 40
Субкритерии
Методологический подход к выполнению задания и его соответствие ТЗ
Рабочий план и его соответствие заданию
Предложенный подход к формированию команды, ее соответствие заданию
Квалификация и компетенция основного персонала консультанта,предлагаемого для выполнения задания 50
Субкритерии
Общая квалификация
Степень соответствия предлагаемой должности задачам проекта
Опыт участия в аналогичных проектах в России
Всего баллов 100
Минимальный технический балл равен 75
280
Заказчик извещает агентства, чьи предложения набрали установленное минимальное число технических баллов, и назначает время, когда будет происходить вскрытие финансовых предложений. Как правило, финансовые предложения не должны вскрываться ранее чем через две недели после даты такого извещения. Извещение направляется заказным письмом, телеграммой, факсом или электронной почтой.
Финансовые предложения вскрываются публично в присутствии представителей агентств-консультантов, изъявивших желание участвовать в тендере. При вскрытии финансовых предложений зачитываются вслух и регистрируются названия организаций-консультантов, количество набранных ими баллов по итогам технической оценки и предложенные цены.
Оценочная комиссия определяет комплектность финансовых предложений, т.е. все ли позиции технического предложения имеют соответствующие ценовые значения. Если нет, заказчик оценивает их самостоятельно и прибавляет стоимость к первоначальной цене.
Теперь укажем базовые подходы, применяемые организатором тендера при определении его победителя.
1) Отбор на основе качества и цены
В этом случае минимальная цена финансового предложения принимается за 100 баллов; балльная оценка других финансовых предложений уменьшается пропорционально увеличению их стоимости. Полученная сумма складывается с оценкой технического предложения. Организацию, набравшую наиболее высокий суммарный технический и финансовый балл, приглашают для переговоров.
2) Отбор на основе фиксированной стоимости
В данной ситуации заказчик заранее информирует участников тендера о бюджете проекта и победителем становится организация, получившая наивысший балл за техническое предложение.
3) Отбор на основе наименьшей стоимости
Здесь заказчик объявляет победителем наиболее дешевое предложение из тех, которые превысили минимальный технический балл.
Когда агентство выбрано, оно получает письмо с поздравлениями и приглашением на переговоры; остальным участникам тендера рассылается вежливое письмо с выражением благодарности за участие и надежды на дальнейшее сотрудничество.
Что касается переговоров, то они включают детальное обсуждение:
технического предложения;
рабочего плана;
штатного расписания;
любых предложений, сделанных агентством с целью усовершенствования технического задания.
281
Согласованный рабочий план и окончательное техническое задание в дальнейшем включаются в раздел контракта «Описание услуг». В контракте оговариваются также общие положения; время и условия начала, завершения, изменения и расторжения контракта; обязанности консультанта, включая отчетность, и клиента, включая выплаты консультанту; урегулирование споров.