3. Характеристика основних документів кадрової служби

Кадрова служба розробляє такі види документів:

• Структура і штатна чисельність – в цьому документі фіксуються всі структурні підрозділи підприємства, посади і кількість штатних одиниць по кожній посаді. Документ складається на бланку підприємства, узгоджується з головним бухгалтером і затверджується директором. Зміни до нього вносяться на підставі наказа керівника.

• Штатний розклад – розробляється на підставі Структури і штатної чисельності, на бланку підприємства, узгоджується з головним бухгалтером і затверджується керівником, іпідписується заступником керівника, має перелік посад, кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд зарплати.

• Правила внутрішнього трудового розпорядку – вміщує правила по організації робти підприємства, взаємні зобов,язання працівників та адміністрації, режим роботи і інше, розробляються на підставі Типових правил, узгоджуються загальними зборами трудового колективу, візуються юристом і затверджуються директором підприємства.

• Положення про персонал – відображені питання професійного та соціального розвитку трудового колективу, його взаємостосунки з адміністрацією, гарантії і т.ін. Розробляється аналогічно правилам внутрішнього трудового розпорядку і може існувати як разом з ними так і замість них.

• Положення про відділ – розробляється на підставі наказа керівника підприємства, керівником підрозділу, їм же підписується, узгоджується з юридичним відділом і затверджується директором. В ньому відображається правовий стату, завдання, функції, права і обов,язки підрозділу.

• Посадові інструкції – розробляються відповідно до діючого законодавства на підставі Довідника кваліфікаційних професій працівників для керівників, професіоналів і спеціалістів.

• Робочі інструкції – розробляються для технічних службовців і робочих.

• Колективний договір – укладається відповідно до діючого законодавства, незалежно від форм власності і приналежності співробітників до профспілки.

• Розпорядчі документи – накази і розпорядження керівника (про прийом, переведення, звільнення, заохочення і покарання, про зміни, що стосуються особи працюючого).

• Облікові документи – документи по обліку кадрів (особиста картка, особиста справа, штатно-посадова книга, алфавітна книга та алфавітна картка, графіки відпусток та книга обліку відпусток, книга обліку бланків трудових книжок і руху трудових книжок, табель обліку робочого часу).

• Трудові книжки

• Документи трудових правовідносин – трудовий договір, трудовий контракт, трудова угода, умови терміну випробування, заява на прийом на роботу, на звільнення, на переведення, договори про матеріальну відповідальність.

• Документи для призначення пенсій – подання, справка про заробітну плату, заява.

• Документи статистичної звітності з праці та кардів – звіти

• Документи по систематизації та збереженню документів кадрової служби – номенклатура справ, справи, опис, акт.

4. Основні принципи та правила ведення та оформлення трудових книжок персоналу

Трудова книжка – основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж його роботи, характер виконуваної роботи.

Порядок ведення трудових книжок в Україні регулюється статею 48 КЗпП, Постановою № 301 Кабінету Міністрів України від 27.04.93 р. “Про трудові книжки працівників” і Інструкцією № 58 “Про порядок ведення трудових книжок на підприємства, в закладах і організаціях” затвердженою Міністерством праці України, Міністерством юстиції України, Міністерством соціального захисту України від 29.07.93 р.

Трудові книжки не ведуться на працівників які працюють на умовах трудового договору у підприємців, що не мають статусу юридичної особи, а також у окремих громадян по їх обслуговуванню. Праця цих людей підтверджується довідками організації за участю якою були укладені ці трудові відносини і довідкою про сплату внесків у Фонд соціального страхування.

Трудові книжки – зберігаються на підприємстві як бланки суворої звітності, обліковуються у спеціальній книзі.

Трудова книжка складається з 5 розділів:

• відомості про працівника

• відомості про роботу

• відомості про нагородження

• відомості про заохочення

• відомості про призначення пенсії

В трудову книжку можна вносити зміни, відповідним чином оформлені, в тому випадку коли вона закінчується видається вкладиш, а в тому випадку коли її втрачено – дублікат. При звільненні працівника трудова книжка видається йому на руки у той самий день.