6. Облік та аудит розрахунків, довгострокових та поточних зобов’язань

В ході здійснення своєї господарської діяльності ПСРП «Ремавтоагрегат» здійснює реалізацію послуг та запасних частин покупцям та замовникам, а також проводить розрахунки з іншими дебіторами (фізичними та юридичними особами, які на визначену дату внаслідок минулих подій заборгували певну суму коштів аналізованому підприємству).

До складу основних покупців та замовників ПСРП «Ремавтоагрегат» належать наступні юридичні особи:

• ПрАТ «НВО «Прогрес»;

• СТОВ «АФ «Маяк»;

• СТОВ «Агроко»;

• ТОВ «Фірма «Метон Трейдинг»;

• СТОВ «Зернова компанія «Хорс»;

• ТОВ «Силікат-1»;

• ПрАТ «ЧОП «Агротехсервіс»;

• ПП «Дорстрой» та ін.

Станом на 31.12.2013 року чиста реалізаційна вартість дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги аналізованого підприємства становила 54,6 тис. грн., резерву сумнівних боргів створено не було.

Форми та порядок розрахунків ПСРП «Ремавтоагрегат» з контрагентами визначаються в господарських договорах.

Договір поставки є основним документом, який визначає права і обов’язки підприємства та його замовників. В договорі наводяться: строки та умови поставки, порядок розрахунків, штрафні санкції за порушення його умов та ін.

На підставі договорів ПСРП «Ремавтоагрегат» складає рахунок-фактуру, який підлягає оплаті покупцем (готівковим або безготівковим способами). Після здійснення оплати агрегати з ремонту відпускаються підприємству-покупцю за актом виконаних робіт, який виписується у двох екземплярах, один з яких після підписання та проставлення печаток повертається покупцем. У випадку реалізації запасних частин покупцю виписується накладна, а відпуск здійснюють за дорученням.

За потреби ПСРП «Ремавтоагрегат» видає власним працівникам готівку під звіт на операційні, господарські та витрати, пов’язані з від­рядженнями, на визначений термін і мету.

Видача грошових коштів під звіт оформляється видатковим касовим ор­дером на підставі наказу керівника, акта, заяви, при умові, що за працівником немає заборгованості по раніше одержаних авансах. Підзвітна особа зобов’язана надати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт і пред’явити підтверджувальні документи (чеки, квитки, квитанції, рахунки та ін.), а також внести до каси невикористану готівку не пізніше наступного робочого дня за днем видачі.

Скерування працівника у відрядження оформляється наказом керівника по підприємству з випискою посвідчення про відрядження, яке має бути оформлене належним чином. Підприємство реєструє факт видачі посвідчення про відрядження тако­му працівникові у спеціальному журналі (Журнал реєстрації відряджень).

Термін відрядження визначається керівником аналізованого підприємства, але не може перевищувати в межах України – 30 календарних днів, за кордон – 60 календарних днів. Фак­тичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з підприємства й прибуття на нього.

Окремі організації не можуть почати виконання робіт (поставку послуг чи робіт) до моменту отримання авансу від замовника. Це стосується будівельних, науково-дослідних, юридичних, аудиторських організацій та подібних до них, які вимагають від замовника часткової чи повної оплати (авансу), щоб розпочати виконання роботи на перших етапах, а також розрахунків із постачальниками в порядку передоплати за виробничі запаси. При перерахуванні таких авансових платежів постачальникам ПСРП «Ремавтоагрегат» відображає дані суми по дебету рахунка 37. До таких постачальників належать наступні:

• ТОВ «Омега-автопоставка»;

• ТОВ «Геннліх Україна»;

• ТОВ «ТД «Ірбіс» та ін.

Для обліку розрахунків з дебіторами підприємство використовує рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами». За дебетом рахунка відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом – її погашення чи списання (у випадку безнадійної дебіторської заборгованості). Для синтетичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками підприємство використовує журнал №3, аналітичний облік ведеться за кожним окремим покупцем, замовником чи іншим дебітором. Журнал №3 ведеться в аналітичному розрізі, тобто по кожній підзвітній особі. У кожному окремому рядку відображаються сума виданого авансу, сума витрат на підставі затвердженого авансового звіту, повернена сума невикористаних грошових коштів, відшкодована сума перевитрат, сума підзвітних коштів, щодо яких не подано авансовий звіт і які не повернуто до каси підприємства.

Аналізуючи господарську діяльність ПСРП «Ремавтоагрегат» було виявлено, що його кредиторською заборгованістю станом на 31.12.2013 р. є поточні зобов’язання (довгострокові відсутні), зокрема:

• кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги – 5,1 тис. грн.;

• поточні зобов’язання за розрахунками з бюджетом – 6,7 тис. грн.;

• поточні зобов’язання за розрахунками з оплати праці – 0,4 тис. грн.;

• інші поточні зобов’язання – 3 тис. грн.

Невід’ємною складовою здійснення господарської діяльності підприємства є розрахунки із різноманітними постачальниками та підрядниками, в результаті яких підприємство отримує певні товарно-матеріальні цінності, необоротні активи, послуги, роботи чи інші активи, що є необхідними для його успішного функціонування. Основними постачальниками та підрядниками ПСРП «Ремавтоагрегат» є наступні юридичні особи:

• ТОВ «Автопромпідшипник»;

• ТОВ «МПІ-Агро»;

• ТОВ «Каучук»;

• ТОВ «Гідравлік експрес»;

• ТОВ «Мехмаш-комплект»;

• ТОВ «Декорт»;

• ТОВ «Арті» та ін.

Первинними документами, що використовуються для обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги ПСРП «Ремавтоагрегат», є накладні, товарно-транспортні накладні, акти виконаних робіт чи наданих послуг, податкові накладні, рахунки-фактури, платіжні доручення при перерахуванні сум заборгованості відповідним постачальникам, довіреності та інші документи.

До складу іншої поточної заборгованості аналізованого підприємства відносять заборгованість перед засновником внаслідок внесення ним поворотної фінансової допомоги, а також заборгованість за оренду автомобіля Renault LOGAN.

Для обліку розрахунків з постачальниками, підрядниками та іншими кредиторами підприємство використовує рахунок 68 «Розрахунки за іншими операціями», за кредитом якого відображають виникнення заборгованості перед кредиторами, за дебетом – її погашення чи списання. Синтетичний облік ведуть у журналі №3, аналітичний – окремо за кожним постачальником.

ПСРП «Ремавтоагрегат» є платником наступних податків та зборів:

• податок на додану вартість;

• єдиний податок;

• єдиний соціальний внесок.

Окрім цього, підприємство зобов’язане утримувати та перераховувати до бюджету суми єдиного соціального внеску, військового збору та податку на доходи фізичних осіб із нарахованої заробітної плати та інших видів доходу своїх працівників.

Для обліку розрахунків з бюджетом ПСРП «Ремавтоагрегат» використовує рахунок 64 «Розрахунки за податками і платежами», за кредитом якого відображають виникнення заборгованості перед бюджетом, за дебетом – її погашення. До цього рахунка були відкриті наступні аналітичні:

• 641.1 «Розрахунки з податку на додану вартість»;

• 641.2 «Розрахунки з податку на доходи фізичних осіб»;

• 641.3 «Розрахунки з єдиного податку».

Військовий збір підприємство обліковує на аналітичному рахунку 642.6.

Синтетичний облік ведуть у журналі №3.

Суми нарахованого і сплаченого єдиного соціального внеску підприємство відображає на субрахунку 651 «Розрахунки із загальнообов’язкового державного соціального страхування», за кредитом якого відображають виникнення заборгованості за розрахунками зі страхування, за дебетом – її сплату. Для синтетичного обліку використовують журнал №5.

Документальним підтвердженням сум, відображених на рахунках 64 та 65 є такі первинні документи як податкові накладні (податок на додану вартість), розрахунково-платіжні відомості (податок на доходи фізичних осіб, військовий збір та єдиний соціальний внесок), довідки бухгалтерії (єдиний податок).

Метою внутрішнього контролю розрахунків з дебіторами та кредиторами ПСРП «Ремавтоагрегат» є встановлення повноти, достовірності та своєчасності відображення даних в первинній документації підприємства, облікових регістрах і звітності. Контроль передбачає здійснення перевірки за дотриманням планових показників; налагодження системи спостереження за строками оплати платежів; контроль за виконанням договірних відносин з боку як контрагентів, так і персоналу; виявлення резервів зростання платоспроможності підприємства та контроль за результатами виконання оптимізаційних управлінських рішень.

Попередній контроль розрахунків з контрагентами полягає у ретельному підборі клієнтів з метою мінімізації імовірності невиконання ними зобов’язань. До головних аспектів, які беруться до уваги в процесі прийняття рішення про співпрацю з тим чи іншим контрагентом, відносять наступні:

• репутація потенційного контрагента (постачальника чи покупця) – суб’єктивна оцінка, яка базується на досвіді попередніх відносин, стані платіжної дисципліни, а також власних спостережень та інформації, отриманої від інших контрагентів;

• надійність фінансового становища – вивчення та аналіз основних показників фінансової звітності контрагента (платоспроможність, ліквідність, кредитоспроможність, стійкість тощо).

Одним із головних аспектів внутрішнього контролю дебіторської та кредиторської заборгованості ПСРП «Ремавтоагрегат» є перевірка їх юридичного оформлення та обґрунтування. Для здійснення процесу придбання та реалізації підприємство вступає з іншими учасниками ринку в економічні взаємовідносини, правовою основою яких є укладання договорів. Процес договірної роботи регулюється на рівні підприємства (мікрорівні) і на рівні держави через законодавчі акти (макрорівень). Завдання, які постають в процесі здійснення контролю договірних процесів, полягають у перевірці: по-перше, відповідності змісту договорів нормативно-правовій базі України, а по-друге, формалізації процесу укладання договорів, тобто чи враховані при цьому усі важливі аспекти, обов’язкові реквізити (строки, умови розрахунків, відповідальності за порушення договірних зобов’язань тощо).

У питаннях, що стосуються дебіторської заборгованості, такий контроль дозволяє підвищити імовірність погашення боргу, і, відповідно, зменшити ризик перетворення її в безнадійну, що в свою чергу позитивно відображається на діяльності підприємства. А у питаннях розрахунків з постачальниками це дозволяє мінімізувати ризики несвоєчасного надходження необхідних для безперервної діяльності підприємства ресурсів.

Ще одним елементом внутрішнього аудиту розрахунків ПРСП «Ремавтоагрегат» є систематичне проведення інвентаризації заборгованості шляхом перевірки первинних документів, які є основою для проведення розрахунків та відображення операцій в обліку, а також шляхом звірки залишків з контрагентами. Дані контрольні процедури дозволяють розподілити дебіторську заборгованість залежно від строків її погашення на нормальну, прострочену та безнадійну. У свою чергу отримані відомості дають можливість прийняти міри стосовно простроченої заборгованості, а саме, враховуючи вимоги законодавства та договорів, можна розпочати претензійну роботу, застосувати економічні санкції (нарахування штрафів, пені, неустойки) та інші.

Контроль кредиторської заборгованості аналізованого підприємства має за мету своєчасність погашення договірних зобов’язань, що дозволяє підприємству уникнути збитків у вигляді фінансових санкцій. Крім матеріальних вигод, ефективний контроль сприяє встановленню позитивного іміджу підприємства у бізнес-середовищі, що в свою чергу підвищує рівень довіри партнерів, збільшує імовірність підписання контрактів на більш вигідних умовах.

Першочерговими завданнями при здійсненні контролю дебіторської і кредиторської заборгованостей ПСРП «Ремавтоагрегат» є:

• забезпечення юридичної обґрунтованості кожної суми дебіторської та кредиторської заборгованості;

• вивчення причин виникнення заборгованостей та прорахування їх наслідків;

• здійснення заходів щодо стягнення дебіторської заборгованості та з’ясування існування реальної можливості погашення кредиторської заборгованості;

• регулярне проведення інвентаризацій розрахунків на підприємстві та контроль за строком позовної давності.

Отже, правильно організований внутрішній контроль за своєчасністю, повнотою й юридичною обґрунтованістю розрахунків з дебіторами та кредиторами є запорукою успішного розвитку, стабільності та стійкості аналізованого підприємства.