Организация работы с фильтрами в Excel 97.

Цель работы:

1. Ознакомиться с понятием "фильтрация".

2. Изучить команду Автофильтри приобрести навыки работы с ней для поиска и отбора информации в БД.

3. Изучить команду Расширенный фильтри приобрести навыки работы с ней для поиска и отбора информации в БД.

1.Понятие о фильтрации.

В Excel процесс поиска и отбора информации называется“фильтрацией”.

Можно создать фильтр, который спрячет всю информацию, ненужную в данный момент, и оставит ту, с которой вы хотите работать.

Фильтры, интегрированные в Excel, упрощают процесс ввода и удаления записей из списка, а также процесс поиска информации.

Преимущество фильтра перед формой данных состоит в том, что результат запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и сразу же использовать в вычислениях. При фильтрации записи, которые не соответствуют заданному критерию, скрываются, однако порядок их расположения остаётся прежним.

В Excelсуществуют две команды для решения задач фильтрации:

• Автофильтр;

• Расширенный фильтр.

2.Функция автофильтра.

Позволяет выполнить отбор записей непосредственно на рабочем листе. При этом можно задать целый ряд критериев.

Последовательность вызова функции автофильтра:

1. Выберите меню Данные

2. Выберите команду Фильтр

3. Выберите команду Автофильтр

Фильтры устанавливаются только в том случае, если указатель ячейки находится внутри списка.

Вид полей списка после активизации функции автофильтр показан на рис. 1.

Рис.1.

После установки автофильтра в качестве критерия можно использовать содержимое любой ячейки, кроме заголовков столбцов. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке со стрелкой в строке заголовка и выбрать нужный элемент из списка.

Например, элемент Днепропетровскиз списка столбцаГороддля отображения записей, относящихся к адресам клиентов фирм, имеющихся в выбранном городе. При этом в строке состояния (внизу) появится сообщение о том, сколько записей, отвечающих заданному критерию, найдено в списке (например, найдено записей: 4 из 15)

По умолчанию в списке представлены все записи, так как в качестве критерия установ­лен элемент (Все).

Порядок восстановления всех записей:

1. Выберите меню Данные

2. Выберите команду Фильтр

3. Выберите команду Отобразить все.

Отбор записей можно продолжить, задавая критерии в других столбцах. Каждый новый критерий связывается с предыдущим условным оператором И.

С помощью элемента (Первые 10 ...) пользователь может создать новый список, состоящий из 10 самых больших или самых малых чисел предыдущего списка (значение 10 установлено по умолчанию). После выбора элемента (Первые 10 ...) открывается диалоговое окноНаложение условия по спискус тремя полями ввода.

Правое поле предназначено для указания количества элементов списка. Путем выбора элементов в списке (Первые 10 ...) пользователь указывает Excel, что необходимо составить новый список из максимальных (или минимальных) значений предыдущего списка. Значения элементов списка и % от количества элементов в правом поле диалогового окнаНаложение условия по спискупозволяют установить числовое или % ограничение на количество выводимых на экран элементов списка.

При использовании функции автофильтра можно задавать пользовательские критерии для фильтрации данных. Откройте поле списка столбца, данные которого вы хотите отфильтровать, и выберите элемент (Условие ...) .

Диалоговое окно Пользовательский автофильтрпредоставляет возможность задать комплексные критерии, объединенные с помощью условных операторовИиИЛИ.

В этом окне можно указать, например, границы области, которая будет использована в качестве критерия фильтра.

Рассмотрим пример настройки пользовательского автофильтра.

Предположим, что нам нужны данные о клиентах фирмы, у которых номера телефонов находятся в пределах: >3210-368 но <7761-256.

На рис.2 изобразим диалоговое окно Пользовательский автофильтрс настройкой его на заданные критерии.

Рис.2.

После настройки пользовательского автофильтра нажмите кнопку ОК, чтобы начать фильтрацию. Результат выполнения операции появится на экране.

Полученный в результате фильтрации список можно вставить в другую позицию рабочего листа для последующей обработки, использовать для создания диаграммы или распечатать.

Для выхода из режима Автофильтр выполните следующие действия:

1. Выберите меню Данные

2. Выберите команду Фильтр

3. Выберите команду Автофильтр