6. Сортировка Базы Данных.
Необходимость сортировки записей в БД может возникнуть при выполнении самых различных задач. Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные. При этом текстовые данные сортируют в алфавитном или в обратном алфавитном порядке, числовые – либо в порядке убывания, либо в порядке возрастания.
Сортировать можно строки, столбцы и указать пользовательский порядок сортировки.
Можно указать, какие записи в базе должны быть отсортированы, и затем определить ключ или ключи, по которым следует произвести сортировку. Ключами являются одно или несколько полей, по которым должна быть произведена сортировка.
6.1. Сортировка строк.
По умолчанию выделенные строки БД сортируются по содержимому одного из столбцов. Существует возможность отсортировать БД по содержимому двух и даже трёх столбцов одновременно.
Последовательность сортировки:
Выделите диапазон ячеек (например, А2 : F21) или ячейки с записями (например, 2 : 21).
Из главного меню выберите пункт Данные.
Далее выберите пункт Сортировка.
На экране появится диалоговое окно Сортировка диапазона, изображенного на рис.4.
Активизируйте опцию подписям (первая строка диапазона )в областиИдентифицировать поля по, чтобы исключить из сортировки наименования столбцов.
Рис. 3.
В области Сортировать по в списке
выберите поле (столбец), содержимое
ячеек которого подлежит сортировке.
Здесь же выберите порядок сортировки
– по возрастанию или по убыванию.
Если вы хотите выполнить сортировку по двум или трем полям, то следует пункт 5 выполнить для областей Затем поиВ последнюю очередь, по.
Если при сортировке в алфавитном порядке вы хотите различать прописные и строчные буквы, то необходимо нажать кнопку Параметры. В открывшемся диалоговом окнеПараметры сортировкиактивизируйте опциюУчитывать регистр.
6.2. Сортировка по столбцам.
По умолчанию выполняется сортировка строк базы данных. Тем не менее можно задать и сортировка по столбцам.
Сортировка по столбцам имеет смысл делать при расположении шапки таблицы слева, а не вверху, как чаще принято. Поэтому для выполнения сортировки этим методом вытекает или иметь базу данных с левым расположением шапки таблицы, или транспонировать БД с верхним расположением шапки таблицы.
Порядок транспонирования БД:
Отметить всю таблицу.
Скопировать в буфер обмена.
Отметить место начала вставки в электронный лист транспонированной БД.
В меню Правкавыбрать командуСпециальная вставка.
В окне Специальная вставка активизировать опциютранспонировать.
Нажать клавишу ОК.
Для сортировки по столбцам необходимо выполнить такие действия:
1. Выделите ячейки, подлежащие сортировке.
2. Выберите пункт меню Данные.
3. Выберите пункт Сортировка. Откроется диалоговое окноСортировка диапазона.
4. Щёлкните на кнопке Параметры. Откроется диалоговое окноПараметры сортировки.
5. Активизируйте в области Сортировать опциюстолбцы диапазона.
7. Порядок выполнения лабораторной работы.
По методическим указаниям познакомьтесь с вопросами создания и обработке баз данных в Excel.
Загрузите Excel.
Создайте структуру БД по заданию преподавателя.
Введите данные в БД но не менее 20 записей.
Выведите подготовленную БД на принтер
Внесите изменения в БД обычным образом в рабочем листе:
удалите 3 записи в разных местах;
добавьте 5 любых записей;
внесите изменения в любые 3 записи.
Внесите изменения в БД с помощью формы данных:
удалите 2 любые записи в различных местах;
добавьте 5 любых записей;
внесите изменения в любые 2 записи.
Выведите измененную БД на принтер.
Настройте форму данных на поиск записей по одному заданному критерию.
Настройте форму данных на поиск записей по двум заданным критериям.
Выполните сортировку всей БД в алфавитном порядке для выбранного поля по возрастанию и по убыванию.
Верните БД в исходное состояние.
Выполните сортировку всей БД для двух выбранных полей по возрастанию и по убыванию.
Верните БД в исходное положение.
Выполните пункты 11 и 13 для выделенной части БД.
Создайте БД, у которой наименования полей размещены не в строку, а в столбец.
Выполните сортировку по выбранному полю по столбцам.
Оформите отчёт и сдайте преподавателю на проверку.
Лабораторная работа № 5.