3. Ввод данных в бд.
Ввод данных выполняется обычным образом, как ввели бы их в любой рабочий лист. Однако при вводе данных нужно придерживаться следующих указаний:
- Первая запись должна вводиться сразу под строкой имен полей.
- Для создания записи необходимо набирать элементы полей в каждой ячейке одной строки.
- Не оставляйте пустую строку между именами полей и записями или между записями.
- Храните записи на одном листе. БД не должна занимать несколько листов. Данные можно вводить по столбцам или по строкам - как вам больше нравится. Любые изменения можно делать в рабочем листе. Для добавления в БД записей существует два варианта: - добавьте под последней строкой БД новые строки;
- выберите команду Данные, Форма, и введите дополнительные записи с помощью формы данных.
4. Добавление, правка и удаление записей с помощью формы данных.
Изменения в БД с помощью формы данных выполняется следующим образом:
Откройте меню Данные и выберите команду Форма. Вы увидите форму данных с первой записью в БД изображенную ниже.
В верхнем правом углу формы будет отображен номер текущей записи. Перейдите к форме, которую вы хотите отредактировать, с помощью полосы прокрутки, щелкая для этого кнопку со стрелкой направленной вверх или кнопку со стрелкой направленной вниз или щелкая кнопки Назад и Далее.
Чтобы отредактировать любое поле записи, следует щелкнуть его мышкой и внести в него изменения. Переход от поля к полю также можно осуществлять клавишей Tab.
Для удаления текущей записи щелкните кнопку Удалить.
Для изменения других записей следует повторить пункты 2 - 4.
Когда вы закончите работу с формой данных, щелкните кнопку Закрыть.
Форму данных можно также использовать для добавления записей к БД:
Откройте меню Данныеи выберите командуФорма, чтобы отобразить форму данных.
Щелкните кнопку Добавить.
В каждое поле ввода введите данные.
Для добавления других записей повторите пункты 2 и 3.
После добавления записей щелкните кнопку Закрыть.
5. Поиск записей с помощью формы данных.
При поиске записей с помощью формы данных используются критерии поиска.
Последовательность поиска записей по критерию:
Откройте меню Данные.
Выберите команду Форма.
Щелкните мышкой кнопку Критерии. На экране появится форма данных без записей.
Введите в поле Полкритерий "ж" и нажмите кнопкуДалее.
После этого в диалоговом окне отобразится первая запись, соответствующая заданному критерию. Просмотреть все записи, удовлетворяющие введенному критерию, можно с помощью кнопок ДалееиНазад. В критериях можно применять символы подстановки: звездочку для замены произвольного количества символов и знак вопроса для замены одного неизвестного символа. Так, чтобы найти данные о сотрудниках, фамилия которых начинается на букву П., в качестве критерия поиска в полеФамилия, следует ввести следующее: П*. Допускается неоднократное употребление вопросительного знака в критерии. При поиске числовых значений в критериях поиска используют и операторы сравнения. Например, в качестве критерия можно задать диапазон, указав максимальное и минимальное значения. В приведенной БД - это могут быть поля: год рождения, рост, вес, и стипендия. Операторы, применяемые при формировании критерия, приведем в следующей таблице.
|
Оператор |
Функция |
|
Оператор |
Функция |
|
= |
Равно |
|
<> |
Не равно |
|
< |
Меньше |
|
<= |
Меньше или равно |
|
> |
Больше |
|
>= |
Больше или равно |
Для сужения области поиска необходимо указать несколько критериев в различных полях. Например, просмотреть мужчин ростом свыше 172 см. На рис. 2 покажем настройку формы по заданным критериям.
Рис. 2.