3.7 Применяемые технологии автоматизации процесса

делопроизводства в организации

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

• получение информации, ее обработка;

• анализ, подготовка, принятие решений;

• выполнение решений;

• учет и контроль принятых решений.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

• документирование (создание документов (их подготовка, оформление, согласование и изготовление));

• организация документооборота;

• систематизация архивного хранения документов.

Автоматизация делопроизводства - ключевое понятие ДОУ и повышения его результативности на основе современных научных подходах, реализованных в программных средствах автоматизации.

Автоматизированная система регистрации документов позволяет быстро узнать, в какой стадии обработки находится тот или иной документ, кто исполнитель, какие промежуточные резолюции были внесены. Таким образом, информационно-справочная работа становиться полностью прозрачной.

Важнейшим аспектом автоматизации является упорядоченное хранение документов в электронной форме.

Внедрение системы электронного документооборота позволило решить множество возникающих проблем, связанных с традиционным делопроизводством, таких как:

• обеспечение слаженной работы всех подразделений;

• упрощение работы с документами, повышение ее эффективности;

• повышение производительности труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

• повышение оперативности доступа к информации;

• возможность разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Существует несколько различных классификаций средств и технологий автоматизации работы с документами:

• Системы электронного управления документами, ориентированные на бизнес-процессы (СЭУД).

• Корпоративные системы электронного управления документами (КСЭУД).

• Системы управления содержанием (СУС).

• Системы управления информацией (СУИ).

• Системы управления образами (СУО).

• Системы управления потоками работ (СУПР).

5.1. Функции финансового, планово-финансового отделов и бухгалтерии предприятия;

Финансовый отдел

Финансовая работа на предприятиях организуется и выполняется финансовыми службами. На крупных отечественных предприятиях для этого создаются специальные финансовые управления или отделы. На средних предприятиях могут создаваться финансовые отделы или финансовые группы в составе других подразделений (бухгалтерии, отделов, служб по анализу и прогнозированию, по труду и заработной плате, ценообразованию).

На малых предприятиях финансовая работа возлагается на главного бухгалтера.

Финансовым службам дано право получать необходимую информацию от всех других служб предприятий (это бухгалтерские балансы, отчеты, планы, сводные расчёты затрат и др.)

Начальник финансового управления (отдела), как правило, подчиняется руководителю предприятия или его заместителю по экономике и вместе с ними несёт ответственность за финансовое состояние предприятия, сохранность собственных оборотных средств, за выполнение плана реализации, обеспечение денежными средствами финансирования предусмотренных планами затрат.

Основными задачами финансовой службы является:

1. обеспечение денежными средствами текущих затрат и инвестиций;

2. выполнение обязательств перед бюджетом, банками, другими субъектами хозяйствования и занятыми работниками.

Финансовая служба предприятия определяет способы и методы финансирования затрат. Ими может быть самофинансирование, привлечение банковских и коммерческих (товарных) кредитов, привлечение акционерного капитала, получение бюджетных средств, лизинг.

Для своевременного выполнения денежных обязательств финансовые службы создают оперативные денежные фонды, формируют резервы, используют финансовые инструменты привлечения денежной наличности в оборот предприятия.

Задачами финансовой службы также являются:

1. содействие наиболее эффективному использованию основных производственных фондов, инвестиций, товарно-материальных ценностей;

2. осуществление мер по ускорению оборачиваемости оборотных средств, обеспечению их сохранности, доведению размеров собственных оборотных средств до экономики обоснованных нормативов;

3. контроль за правильностью организации финансовых отношений.

Функции финансовой службы обусловлены самим содержанием финансовой работы на предприятиях. Это:

1. планирование;

2. финансирование;

3. инвестирование;

4. организация расчётов с поставщиками и подрядчиками, заказчиками и покупателями;

5. организация материального стимулирования, разработка систем премирования;

6. выполнение обязательств перед бюджетом, оптимизация налогообложения;

7. страхование.

Функции финансового отдела (службы) и бухгалтерии тесно переплетаются и могут совпадать. Тем не менее, между ними есть существенные различия. Бухгалтерия фиксирует и отражает уже свершившиеся факты, а финансовая служба анализирует информацию, занимается планированием и прогнозированием финансовой деятельности, представляет руководству предприятия заключения, обоснования, расчёты для принятия управленческих решений, разрабатывает и реализует финансовую политику.

На финансовый отдел возлагаются следующие функции:

1. Разработка финансовой стратегии организации.

2. Разработка проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

3. Подготовка проектов планов реализации продукции (работ, услуг), капитальных вложений, научных исследований и разработок, планирование себестоимости продукции и рентабельности производства - участвует в подготовке.

4. Расчет прибыли и налога на прибыль.

5. Определение источников финансирования производственно-хозяйственной деятельности организации, привлечение заемных и использование собственных средств, проведение исследований и анализ финансовых рынков, оценка возможного финансового риска применительно к каждому источнику средств и разработка предложений по его уменьшению.

6. Осуществление инвестиционной политики и управление активами организации, определение оптимальной их структуры, подготовка предложений по замене, ликвидации активов, проведение анализа и оценки эффективности финансовых вложений.

7. Разработка нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

8. Обеспечение своевременного поступления доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплата счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплата процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление налогов и сборов в республиканский и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения.

9. Анализ финансово-хозяйственную деятельность организации.

10. Контроль за выполнением финансового плана, плана реализации продукции, плана по прибыли и другими финансовыми показателями, за прекращением производства продукции, не имеющей сбыта, правильным расходованием денежных средств и целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.

11. Ведение учета движения финансовых средств и составление отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации, контроль правильности составления и оформления отчетной документации, своевременности ее предоставления внешним и внутренним пользователям.

Принципиальные различия между финансовой службой и бухгалтерией заключается не только в подходах к определению фондов, но и в сфере принятия решений. Бухгалтерия работает над сбором и представлением данных. Финансовый отдел (управление), знакомясь с бухгалтерскими данными и анализируя всех этих материалов, принимаются конкретные решения, касающиеся деятельности предприятия.

Планово-финансовый отдел

К функциям планово-финансового отдела предприятия относятся:

1. Финансовое планирование и анализ финансового состояния организации, а также контроль за выполнением подразделениями организации законодательства в области экономики;

2. Разработка и подготовка к утверждению проектов перспективных и ретроспективных планов экономической деятельности и развития предприятия;

3. Руководство составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов финансовой деятельности, бизнес-планов фирмы;

4. Планирование объемов капитальных инвестиций и операционных средств для оплаты оборудования и инвентаря на основе заявок производственных и технических подразделений предприятия, а также определение пределов таких капитальных вложений и разработка мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений;

5. Разработка мероприятий по повышению производительности труда, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и расходов;

6. Осуществление контроля за своевременностью и полнотой исполнения сметы доходов и расходов;

7. Подготовка предложений, обоснований и расчетов по затратам на проведение НИОКР, капитального ремонта основных средств, доведение планов затрат до финансового отдела;

8. Определение объемов затрат на переподготовку кадров на основе прогнозов потребности кадров для организации;

9. Оказание методической помощи работникам финансово-экономических органов структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

Бухгалтерия

Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру и директору (руководителю) предприятия.

Основными функциями бухгалтерии являются:

1. Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

2. Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.

3. Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.

4. Ведение бухгалтерского учета своего имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения.

5. Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными организациями и лицами.

6. Обеспечение контроля над наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

7. Своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

8. Разработка системы внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля.

9. Организация учета основных фондов, сырья, материалов, топлива, готовой продукции, денежных средств и других ценностей, издержек производства и обращения, исполнения смет расходов.

10. Организация расчетов по заработной плате.

11. Составление отчетных калькуляций себестоимости продукции, балансов и бухгалтерской отчетности.

12. Начисление и контроль своевременности перечислений налогов в бюджет, своевременности погашения кредитов банков.

13. Обеспечение документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начислением и перечислением налогов в бюджет.

14. Осуществление контроля над своевременным проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и расчетов.

15. Принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других нарушений и злоупотреблений, обеспечение своевременности оформления материалов по недостачам, растратам, хищениям и другим злоупотреблениям, осуществление контроля над передачей в надлежащих случаях этих материалов судебно-следственным органам.

16. Составление бухгалтерской отчетности на основе достоверных первичных документов и соответствующих бухгалтерских записей.

Годовая бухгалтерская отчетность является открытой для заинтересованных пользователей: банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков и др., которые могут ознакомиться с годовой бухгалтерской отчетностью и получить ее копии с возмещением расходов на копирование.

17. Осуществление (совместно с другими службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности с целью выявления внутрихозяйственных резервов, ликвидации потерь и непроизводительных расходов.

18. Применение утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этой документации.

19. Обеспечение строгого соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, правильное расходование полученных в банках средств по назначению, соблюдение порядка выписки чеков и хранения чековых книжек.

20. Обеспечение хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива в установленном порядке.

21. Осуществление контроля над:

• правильным и своевременным оформлением приема и расходования сырья, материалов, топлива, готовых изделий, товаров и других ценностей, за своевременным предъявлением претензий к поставщикам;

• своевременным взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;

• правильным расходованием фонда оплаты труда, исчислением и выдачей всех видов премий, вознаграждений и пособий, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет административно-хозяйственных и других расходов, а также соблюдением кассовой, платежной и финансовой дисциплины;

• обоснованным и законным списанием с бухгалтерского баланса недостач, потерь, дебиторской задолженности и других средств;

• правильным и своевременным проведением и оформлением в установленном порядке переоценки товарно-материальных ценностей.

22. Рассмотрение и подписание главным бухгалтером документов, служащих основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также кредитных и расчетных обязательств.

23. Рассмотрение главным бухгалтером договоров и соглашений, заключаемых предприятием на получение или отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также приказов и распоряжений об установлении работникам должностных окладов, положений о премировании.

5.2. Распределение должностных обязанностей работников финансовых служб предприятия

Исходя из структуры мероприятия, и характера хозяйственной деятельности задачи и обязанности финансового органа будут различными.

Целью финансового управления является обеспечение предприятия необходимыми финансовыми ресурсами и повышение эффективности его финансовой деятельности.

Под финансовой службой предприятия понимается самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления предприятием. Обычно таким подразделением выступает финансовый отдел. Его структура и численность зависят от организационно-правовой формы предприятия, характера хозяйственной деятельности, объема производства и общего количества работающих на предприятии.

Предметом финансового управления является регулирование финансовых потоков.

Построение эффективной системы управления финансами предприятия предусматривает создание соответствующей финансовой службы предприятия. Учитывая объемы и сложность задач, которые решаются на предприятии, его финансовая служба может быть представлена:

• финансовым управлением – на больших предприятиях;

• финансовым отделом – на средних предприятиях;

• финансовым директором или главным бухгалтером, который занимается не только вопросами бухгалтерского учета, но и вопросами финансовой стратегии – на малых предприятиях.

Субъектом управления финансами предприятий является руководящий и финансовый аппарат системы органов управления на предприятии.

Любая система управления финансами функционирует в рамках действующих законодательных актов и нормативной базы, начиная с законов и указов Президента РБ и кончая ведомственными указаниями и инструкциями.

Основное назначение финансового менеджмента — построение эффективной системы управления финансами, направленной на достижение тактических и стратегических целей деятельности. Организация управления финансами на конкретных предприятиях зависит от рада факторов: формы собственности, организационно-правового статуса, отраслевых и технологических особенностей, размера предприятия.

В настоящее время юридически и экономически самостоятельные предприятия действуют в условиях нестабильности и неопределенности и должны приспосабливаться к быстро меняющимся условиям внешней среды, оперативно определяя собственную стратегическую модель управления. Стратегическое управление связано с выработкой долговременного курса развития предприятия и его реализацией через систему текущих хозяйственных планов.

В современных условиях хозяйствования финансовая работа приобретает качественно новое содержание, что объективно связано с изменением отношений собственности и становлением предприятий различных организационно-правовых форм, основанных на негосударственных формах собственности, приватизацией государственных и муниципальных предприятий, самостоятельностью предприятий как хозяйствующих субъектов, в том числе и в области внешнеэкономической деятельности.

Конкретные формы и методы реализации задач управления финансами определяются финансовой политикой предприятия, основными элементами которой выступают:

■ учетная политика – может быть представлена бухгалтерией

На бухгалтерию полагаются обязанности вести бухгалтерский учет предприятия и формировать его открытую финансовую отчетность в соответствии с установленными требованиями и положениями;

■ кредитная политика – может быть представлена аналитическим отделом

Аналитический отдел обязан анализировать и оценивать финансовое состояние предприятия, выполнение плановых задач по прибыли, объемам производства и реализации, поддерживать ликвидность и рентабельность предприятия;

■ политика управления денежными средствами – может быть представлена отделом финансового планирования.

Отдел финансового планирования разрабатывает планы и бюджеты предприятия (т. е. баланс доходов и расходов, бюджет движения денежного средства, баланс активов и пассивов и т.п.);

■ политика в отношении управления издержками – может быть представлена оперативным отделом.

Оперативный отдел выполняет сбор счетов, накладных, прослеживает их оплату, обеспечивает эффективные взаимоотношения с банками по поводу безналичных расчетов и получения наличных средств, контрагентами – по поводу оплаты товаров услуг, решение спорных вопросов, государством по поводу уплаты налогов, обязательных платежей, штрафов, пени и других мероприятий экономического влияния на предприятие.

■ дивидендная политика – может быть представлена отделом по работе с ценными бумагами.

Отдел по работе с ценными бумагами занимается формированием и управлением портфелем ценных бумаг, обеспечивает его эффективность с позиции доходности и риска.

Универсального рецепта формирования финансового блока не существует.

В каждой конкретной ситуации структура финансовых служб и функции ее сотрудников будут зависеть от целого ряда факторов: специфики бизнеса, требований собственников и законодательства. Для успешного формирования финансового блока финансовый директор должен определить, какие функции будет выполнять финансовая служба и какие подразделения войдут в ее состав.

Руководство управления финансами отдел возглавляет заместитель директора, который подчиняется непосредственно директору предприятия и отвечает за качественное и своевременное выполнение задач, возложенных на экономические подразделения.

Главный бухгалтер относится к категории руководителей. На его должность назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и стаж работы по специальности, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.

После определения укрупнённой схемы организационной структуры, на основании процессов, которые должна осуществлять финансовая служба, можно определить состав специалистов и функции, которые должен выполнять каждый из них.

Распределение обязанностей должно служить оптимальному выполнению бизнес-процессов, а также должен быть обоснованным с точки зрения экономической и организационной безопасности (в одних случаях обязательно обеспечение взаимозаменяемости сотрудников, а в других – сосредоточение информации в одних руках).

Что касается бухгалтерии компаний, состоящих из нескольких юридических лиц, то функции лучше распределять по одному из признаков:

- по функциональному признаку;

- по юридическим лицам.

В первом случае мы имеем узкую специализацию сотрудников: возрастает скорость выполнения работ, не требуется высокая квалификация специалистов, но, вместе с тем, снижается возможность взаимозаменяемости.

Во втором случае возникает потребность в высококвалифицированных и дорогостоящих специалистах-универсалах-главных бухгалтерах, причём требуется время и средства на поддержание их квалификации. Специалисты наделяются высокой степенью ответственности, но проконтролировать их работу генеральному директору довольно трудно. Для реализации функции контроля, а также методологической поддержки учёта в крупных копаниях необходимо введение «главного над главными бухгалтерами». Во избежание дублирования законодательной ответственности за правильность ведения бухгалтерского учёта, эту должность лучше назвать «руководитель службы бухгалтерского учёта».

Структура управления финансового отдела формируется на основе двух организационных структур: линейной и функциональной. А именно используется линейно-функциональная структура управления – это самая распространенная в отечественной практике структура с наличием одномерных вертикальных связей, широкой специализации руководителя.

Все параметры работы финансовой службы должны быть закреплены в соответствующих регламентирующих документах:

- Положение о подразделении;

- Регламенты выполнения процессов;

- Должностные инструкции;

- График документооборота;

- Положение о системе мотивации.

5.3. Документооборот, используемый финансовыми службами предприятия и порядок его организации.

Документооборот – это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

• первичные документы;

• учетные регистры;

• бухгалтерская и налоговая отчетность;

• график документооборота;

• хранение документов.

Документы, с которыми работает финансовая служба предприятия, можно разделить на две группы:

1. документы налогового учета и отчетности;

2. бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

1. формы отчетности;

2. регистры бухучета;

3. первичные документы.

Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, является ли организация малым предприятием и подлежит ли она обязательному аудиту.

Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме). Формы, рекомендованные ранее к использованию, устарели, поэтому организация должна разработать свои собственные регистры. Регистры могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде.

Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом. При заполнении первичных документов следует использовать унифицированные формы. Перечень документов, утвердивших унифицированные формы, приведен в таблице. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, то организация может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утверждаются в учетной политике.

В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Чтобы начать использовать дополненную унифицированную форму, ее необходимо не только утвердить приказом (распоряжением) руководителя, но и внести в учетную политику положение о том, что организация станет использовать дополненную форму.

Все первичные документы должны формироваться в момент совершения операции или, в крайнем случае, сразу после ее окончания. Ответственность за достоверность сведений в первичных документах, а также за своевременность их составления несут лица, подписавшие их. Перечень сотрудников, имеющих право подписи документов, утверждается приказом руководителя организации. Такой приказ должен быть согласован с главным бухгалтером. Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами.

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная цифровая подпись. Если документы составлены в электронном виде, то по требованию контролирующих инстанций организация обязана за свой счет изготовить для них бумажные.

При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере, в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима. При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Однако следует приложить к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком.

При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например, название авиакомпании в авиабилете, или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация.

Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить необходимо только изменяющиеся показатели данного первичного документа.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутым надписывается исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверяются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя.

Если ошибка возникла в регистре бухучета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно содержаться обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений.

Одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль над созданием (получением), обработкой и хранением документов. В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

• график документооборота;

• номенклатуру дел.

График документооборота – это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график, самостоятельно исходя из особенностей деятельности. Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации.

В графике документооборота должны быть описаны:

1. этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;

2. сроки прохождения каждого из этапов;

3. перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;

4. перечень сотрудников, проверяющих документы;

5. взаимосвязь ответственных лиц.

График может быть выполнен в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Однако можно разработать и собственную структуру графика.

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.

Контроль над исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера. Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Подробная информация о сроках и порядке хранения документов представлена в рекомендации Порядок хранения документов.

За отсутствие первичных документов установлена налоговая и административная ответственность.