3.5 Порядок приобретения и ведения книги учета проверок, книги

учета замечаний и предложений

Любое вновь образованное юридическое лицо должно помнить о необходимости ведения им двух книг: книги учета проверок (ревизий) и книги замечаний и предложений. Их должны иметь все юридические лица независимо от факта осуществления ими какой-либо деятельности. Нередко вновь созданные организации упускают из вида эти обязанности. А уже существующие организации при проведении разного рода организационных мероприятий (создание обособленных подразделений, осуществление деятельности в различных местах и т.п.) зачастую забывают о необходимости ведения дополнительных экземпляров книг.

Книга учета проверок (ревизий)

В соответствии с Правилами ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий), утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 9 октября 2007 г. № 1284 «О ведении юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий)» (далее — постановление № 1284), юридические лица обязаны оформить книгу учета проверок (ревизий) в соответствии с утвержденной постановлением № 1284 формой в течение одного месяца с даты их государственной регистрации.

Рассмотрим вопрос приобретения книги. Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29 ноября 2007 г. № 115 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 9 октября 2007 г. № 1284» определено, что приобретение книги учета проверок (ревизий) осуществляется у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих их реализацию на основании заключенных договоров с республиканским унитарным предприятием «Информационно-издательский центр по налогам и сборам». Приобретать книги нужно с учетом того, что у каждого юридического лица одна книга учета проверок (ревизий) должна храниться по месту нахождения юридического лица. Приобретенную книгу нужно пронумеровать, прошнуровать, скрепить подписью руководителя юридического лица и печатью. После чего книгу следует представить в налоговый орган для заверения. Порядок заверения книги определен постановлением № 115. Так, заверение книги осуществляется налоговым органом по месту постановки юридического лица или его обособленного подразделения (если книга предназначается для такого подразделения) на учет. Юридическими лицами для заверения книги в налоговый орган представляется необходимое количество оформленных (заполненных в части сведений о юридическом лице (его обособленном подразделении), пронумерованных, прошнурованных, скрепленных подписью руководителя юридического лица и печатью) книг.

Заверение книги производится налоговым органом в день ее представления для заверения путем проставления штампа налогового органа в месте прошнурования книги. На первом листе книги проставляется дата заверения.

Книга учета проверок хранится 5 лет (после окончания ведения). Книга ведется до ее полного заполнения, т.е. фактический срок ее ведения не определен и может составлять, например, 3, 5, 7 и более лет. Таким образом, эта книга будет являться переходящей в делопроизводстве, что должно найти отражение в номенклатуре.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются. Поэтому завершенная делопроизводством (полностью заполненная) книга учета проверок хранится у должностных лиц, назначенных приказом руководителя ответственными за ее ведение и сохранность, до окончания срока хранения (5 лет), а затем включается в установленном порядке в акт об уничтожении.

Книга учета замечаний и предложений

Книга замечаний и предложений – документ единого образца, предназначенный для внесения замечаний (заявлений и жалоб) и (или) предложений о деятельности организации, индивидуального предпринимателя, качестве производимых (реализуемых) ими товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг.

Книга замечаний и предложений должна быть в самой организации, в ее обособленных подразделениях (филиалах и представительствах); в местах реализации товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Организациям книга выдается и регистрируется налоговыми органами по месту постановки организации на учет. Для получения книг нужно обращаться в налоговый орган, где состоит на учете головная организация.

В заявлении о выдаче книги организация должна обосновать запрашиваемое количество экземпляров книги (в частности, указать, на какие подразделения, места осуществления деятельности запрашиваются экземпляры). При этом к заявлению следует приложить документ, подтверждающий оплату стоимости книги (книг).

Книгу нужно предъявлять по первому требованию гражданина. Если организация отказала в предоставлении книги замечаний и предложений, то такой отказ может быть обжалован.