3.2 Порядок ведения журналов регистрации, протоколов, приказов, а

также других организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы – организационные документы (положения, уставы, инструкции, правила и др.); распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.); справочно-информационные (акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.).

В отличие от организационных и справочно-информационных документов внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам и разновидностям.

Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее − Примерная инструкция по делопроизводству), установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности − отдельно от приказов по личному составу и т.д.

Правила регистрации распорядительных документов на примере приказов − самого распространенного вида документов этой группы.

Проект приказа, оформленный в установленном порядке и согласованный с заинтересованными должностными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному уполномоченному лицу. Руководитель, подписав приказ, проставляет в нем дату. Дата в приказах оформляется цифровым способом: 20.06.2008 (точка в конце даты не ставится).

Датой приказа является дата его подписания. Дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. Рекомендуется при подготовке проекта приказа указывать заранее (впечатывать) в нем такие составные части даты, как месяц и год, например: __.06.2014 № _______. День месяца проставляется руководителем собственноручно после подписания приказа.

Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Регистрационным индексом приказа является его порядковый регистрационный номер, который может дополняться в зависимости от вида приказа условным буквенным обозначением. Индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).

При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и личному составу. В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, в свою очередь, имеют две подгруппы:

• о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках;

• о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения:

• по основной деятельности - «постоянно» или 10 лет (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных);

• по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) - 75 лет;

• по личному составу (отпуска, взыскания и др.) - 3 года после проведения налоговой проверки;

• по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет после проведения налоговой проверки.

В связи с этим все перечисленные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера начиная с первого.

Для того чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо через дефис добавлять литеру «к» (приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников и т.п.). или «л» (приказы о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках).

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности: к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп, например, «ад» или «ахд». В регистрационных номерах приказов по основной деятельности дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не используются.

Сравним индексы приказов различных групп:

• № 1 (приказ по основной деятельности);

• № 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);

• № 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);

• № 1-ад (приказ по административно-хозяйственной деятельности).

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Для регистрации приказов может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. Другие распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления) регистрируются на карточках или при незначительном объеме документооборота в журналах по тем же правилам, что и приказы.