Тема 6. Организация документирования хозяйственных операций и документооборота (д/о).

1. Первичные учетные документы. Требования, предъявляемые к оформлению ПД.

2. Порядок внесения исправлений в ПД.

3. Рабочий альбом форм первичной учетной документации.

4. График д/о и его роль в рациональной организации б/у.

1

Фактическое совершение любой хоз.операции должно подтверждаться ПД. Для того, чтобы документы могли служить достоверным основанием для бух.записей, к их составлению предъявляются след.требования:

• Документ заполняется на бланке (а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги чернилами черного или синего цвета, либо на машинных носителях информации);

• Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

• Точно и ясно излагать содержание документа;

• Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

• Сумму в документах указывать цифрами и прописью;

• Снабжать документы необходимыми подписями и разборчивыми расшифровками с указанием должности подписавшего.

Указом Президента РБ №114 была проведена существенная либерализация порядка ведения первичного учета. Наиболее значимым изменением стало установление перечня ПД, формы которых утверждаются уполномоченными гос.органами (утвержден Пост.Совмина №360). Формы ТТН, ТН, ПКО, РКО, Акт о приеме-передаче ОС, Акт о приеме-передаче НМА утверждаются Минфином РБ. Формы Акта сдачи-приемки выполненных и иных спец.монтажных строительных работ, Акта о передаче незавершенного строительства объекта, Акта о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры утверждаются Министерством архитектуры и строительства.

Указом №114 республиканским органом гос.управления предоставлено право утверждения по согласованию с Минфином форм ПД, не вошедших в данный перечень.

Кроме того организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы ПД, независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами гос.управления.

В связи с утверждением Постановления Совмина №360 утратило силу Постановление Минсельхозпрода №69 «Об утверждении форм ПД». Однако, это не запрещает использование организациями с/х профиля форм ПД, утвержденных указанными выше и утратившими силу постановлениями.

Организации также могут разработать данные документы самостоятельно, соблюдая правила документирования, установленные Указом №114, Законом о б/у и отчетности, Постановлением Мин-ва юстиции №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству» и др. нормативными документами.

Форма документа обязательно утверждается руководителем. Указом №114 изменен перечень обязательных реквизитов ПД: исключены также сведения, как № документа и место составления. Вместе с тем в число обязательных сведений добавлены: наименование организации, фамилия и инициалы ИП.

В зависимости от характера хоз.операций и системы обработки данных в ПД могут включаться дополнительные реквизиты.

Проектом Указа установлено, что неуказание сведений, не включенных в данный перечень, не является нарушением порядка оформления ПД, предусмотренных Кодексом об административных правонарушениях.

Важным элементом организации первичного учета является установление перечня лиц, имеющих право подписи ПД, который должен быть согласован с глав.бухом и утвержден рук-лем. Копии такого перечня с образцами подписей лиц передаются в бухгалтерию МОЛам.

2

ПД, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке: 1) по форме(реквизиты, подписи, суммы цифрами и прописью и т.д.); 2) арифметически; 3) по содержанию (законченность и целесообразность операции).

ПД, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.

Необходимо отметить, что отсутствие, несвоевременное оформление или принятие к учету неправильно оформленных ПД может привести к искажению показателей бух.отчетности и налоговых расчетов. Неблагоприятные последствия могут возникнуть и в случае проверок налоговыми органами, которые могут не признать такие документы оправдательными в подтверждение совершенных хоз.операций. Поэтому в случае выявления серьезных нарушений при заполнении ПД работники бухгалтерии возвращают их для доработки или переоформления и докладывают об этом глав.буху.

В б/у не избежать ошибок, которые при своевременном исправлении не уменьшают достоверность учета и не снижают доказательную силу ПД.

Указ №114 не содержит указаний, каким образом следует вносить исправления в документы, поэтому в этом вопросе необходимо руководствоваться Законом «Об/у и отчетности». Стираний и неоговоренных исправлений в ПД не допускается. Неправильные записи в документах (кроме кассы и банка) исправляют путем их зачеркивания и над ними надписи правильных. При этом исправление должно позволять установить дату и лицо, его осуществившее. В отношении кассовых и банковских документов установлены более жесткие требования: не допускаются помарки, подчистки, исправления. В случае, если в процессе составления такого документа допущена ошибка, то документ считается недействительным и не подлежит исполнению. Он должен быть механически уничтожен и переоформлен заново. Однако нельзя таким образом уничтожать оформленные с ошибками бланки строгой отчетности (БСТ). Их погашают путем перечеркивания и делают запись «аннулировано».

В соответствии с Инструкцией «О порядке использования и б/у БСТ» аннулированные бланки сохраняются организацией (ИП) вместе с составленным Реестром БСТ, подлежащих уничтожению, в течение 1 месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

3

Документооборот – это движение документов в организации от момента их создания или получения от других организаций до момента принятия к учету, обработке и принятию в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается как применением специальных способов и средств сбора и передачи информации к месту ее обработки, так и предварительным планированием документооборота.

Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:

- рабочий альбом форм документов;

- график документооборота.

Самостоятельно разработанные и утвержденные формы первичных учетных документов в соответствие со ст.6 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» должны быть включены в Учетную политику организации и помещаются в рабочий альбом форм первичных учетных документов, - альбом, в котором собраны все первичные документы, применяемые к организации. Организации, применяющие в своей деятельности только типовые унифицированные формы первичной учетной документации рабочие альбомы не составляют, а используют альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные вышестоящей организацией. Рабочие альбомы форм являются локальными нормативными документами и включают всю первичную документацию, применяемую в данной организации (типовые формы, специализированные унифицированные формы, предложенные отраслевыми министерствами и др. органами государственного управления, а также самостоятельно разработанные с учетом специфики предприятия формы первичных учетных документов).

Применение в учете форм первичной учетной документации, не предусмотренных в рабочем альбоме, является основанием для применения к организации санкций в соответствие с действующим законодательством.

Рабочие альбомы формируются по разделам:

- документация по учету основных средств нематериальных активов;

- документация по учету труда и заработной платы;

- документация по учету материальных ценностей;

-документация по учету денежных средств и документов и т.д.

В каждом разделе целесообразно выделить следующие подразделы: титульный лист, перечень документов, образцы документов, указания по оформлению.

Образцы первичных документов должны быть заполнены данными наиболее типичных операций. В указаниях по оформлению описывается методика, техника заполнения, количество экземпляров и порядок использования данного документа. Указания должны быть составлены таким образом, чтобы составители документа имели полную информацию о порядке заполнения и применения каждого документа. Такие альбомы являются практическим руководством для всех работников предприятия, связанных с составлением и обработкой первичной документации.

Таким образом, рабочий альбом форм будет служить в качестве практического руководства работникам организации, ответственным за оформление первичной учетной документации.

4

Еще одним обязательным элементом учетной политики можно считать график документооборота, который утверждается руководителем организации. Указанный график представляет собой схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

Документооборот, организованный по графику, позволяет:

- ускорить время прохождения первичного документа от оформления до проверки и обработки;

- способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

- повышает производительность труда учетных работников;

- способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота содержит:

- наименование, номер и код форм первичного учета, регистров, применяемых в организации;

- ФИО и/или должности лиц, составивших документ, ответственных за его проверку, обработку и передачу в архив;

- сроки оформления, проверки, обработки и сдачи в архив документа.

По усмотрению организации в графике документооборота может отражаться и другая информация.

Работники организации создают и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, в соответствие с графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка их графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые предоставляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

В случае выявления нарушений при оформлении первичных документов, необеспечения их сохранности, на организацию могут быть наложены штрафные санкции в рамках административного законодательства. Так в соответствии со ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях №19443 от 21.04.2003 г. (в ред. Закона Республики Беларусь от 25.11.2011г. №317-3):

- нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин;

- уничтожение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и/или иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от десяти до ста базовых величин;

- нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем правил хранения бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и/или иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа в размере от четырех до тридцати пяти базовых величин.

Таким образом, рациональная организация документооборота предполагает минимальный разрыв во времени между фактов совершения хозяйственной операции и ее отражением в бухгалтерском учете. Она должна обеспечивать соблюдение действующих правил документирования, а также сохранность документа. В настоящее время требования к организации документооборота, качеству оформления, сохранности документов бухгалтерского учета значительно повысились. Поэтому порядку оформления первичных учетных документов и организации документооборота необходимо уделять должное внимание.