2.3. Повышение наглядности и удобства получения данных

Прежде всего, рассмотрим возможность группирования данных. По настоящему, группирование следует предусматривать еще при проектировании базы данных, например, указывать страну, регион, город при задании местоположения заказчика, вводить классификацию продаваемых товаров и так далее. Наша база данных слишком проста и не содержит такого группирования. Однако возможность группирования данных хотя бы одному измерению у нас имеется. Дело в том, что на датах автоматически задано естественное группирование - по годам, кварталам, месяцам, дням. Более того, можно ввести группирование по часам, минутам, секундам, можно также ввести группировку по количеству дней, а значит по неделям или по декадам.

Выделив в сводной таблице поле "Дата" и нажав правую кнопку мыши, из появившегося контекстного меню выберем пункт "Группа и структура" и подпункт "Группировать", где и зададим группировку дат по годам, кварталам и месяцам:

Рис. 2.22.  Группировка дат

В результате добавились новые поля и новая возможность - скрыть детали продаж в отдельные дни и проанализировать итоговые объемы продаж, например, по годам или кварталам. Вот как выглядит сводная таблица в результате добавления новых полей:

Рис. 2.23.  Сводная таблица в результате группировки дат

2.4. Анализ данных

Теперь, когда таблица построена, и начинается самый важный для пользователя этап содержательного анализа данных. Как уже говорилось, сводная таблица очень мощное и вместе с тем очень простое в использовании средство анализа данных. Вот лишь некоторые ее возможности:

• Изменение структуры таблицы. Поля таблицы можно добавлять и удалять, путем перетаскивания их с инструментальной панели "Сводные таблицы". Можно изменять ориентацию измерений, меняя местами поля строк, столбцов и страниц.

• Фильтрация данных. Практически по каждому полю можно вводить фильтры. Так, например, выбрав в поле "Город" значение "Тверь", получаем фильтр для всех заказчиков из города Тверь. Выбрав для поля "Сотрудник" фамилию интересующего нас сотрудника, получаем соответствующий фильтр.

• Вычисляемые поля. Некоторые поля таблицы можно объявить вычисляемыми и задать различные функции, подводящие итоги. Для числовых полей это может быть сумма значений поля, максимум, минимум, среднее, среднеквадратическое отклонение или другая подобная функция из некоторого фиксированного набора.

• Визуализация данных. По сводной таблице можно построить сводную диаграмму, которая перестраивается в ответ на изменения, происходящие со сводной таблицей. Верно и обратное, можно перестраивать диаграмму, что отражается в перестроении сводной таблицы.

• Другие изменения. Их можно производить, используя контекстное меню, появляющееся при нажатии правой кнопки мыши, или используя возможности инструментальной панели "Сводные таблицы".

Инструментальная панель "Сводные таблицы"

В процессе создания сводной таблицы по умолчанию включается инструментальная панель "Сводные таблицы". Ее, конечно, при желании можно отключить, но, как правило, она всегда включена, поскольку позволяет выполнять различные операции над сводной таблицей.

Вид инструментальной панели показан на предшествующих рисунках, например, на рис. 2.23. Как уже говорилось, в ней можно выделить две части - в одной из них расположен набор инструментальных кнопок, задающих те или иные функции, во второй - набор полей, доступных при формировании структуры сводной таблицы. Рассмотрим более подробно, что можно делать с помощью кнопок инструментальной панели:

• - Эта кнопка позволяет задать форматирование сводной таблицы. Можно выбрать формат из списка, содержащего два десятка возможных форматов.

• - Задает построение сводной диаграммы.

• - Вызывает Мастера сводных таблиц, позволяя вернуться к процессу построения таблицы с использованием Мастера.

• - две кнопки, позволяющие скрыть и показать детали. Особенно полезны при работе с полями, допускающими группировку. Но могут применяться и к большинству других полей.

• - позволяет обновить данные сводной таблицы, получив их из источника данных.

• - позволяет задать параметры поля. Для вычислимых полей можно задать соответствующую функцию вычислений.

• - кнопка для скрытия полей.

• - первая кнопка, расположенная на панели. При ее нажатии открывается меню, пункты которого выполняют практически все задачи, что и перечисленные выше кнопки, но кроме этого в меню есть и дополнительные возможности, например, можно установить дополнительные свойства сводной таблицы, задав те или иные ее параметры.