2. Построение сводной таблицы
Сводные таблицы обычно строятся вручную специальным инструментом - Мастером сводных таблиц.
Рассмотрим на конкретном примере построение таблицы с использованием Мастера сводных таблиц.
2.1. Создадим базу данных
Для примера откроем уже имеющеюся базу данных «dbPP2000» со структурой на схеме рис.2.4. Добавим в базу еще 2-е таблицы Заказано и Заказы
задание: создать их и ввести по 6- записей данных
Рис. 2.4. Схема данных базы "dbPP2000"
Заказы. Эта таблица имеет следующие поля: КодЗаказа, Заказчик, Сотрудник, ДатаЗаказа, Стоимость. Код заказа играет роль ключа и является уникальным полем, автоматически заполняемым в момент записи заказа в базу данных. Следующие два поля совпадают с соответствующими полями таблиц "Заказчики" и "Сотрудники" и, тем самым, связывают эти таблицы. Каждый заказ хранит информацию не только о заказчике, но и о сотруднике офиса РР, оформляющего этот заказ. Следующие два поля - ДатаЗаказа и Стоимость (общая стоимость заказа) не требуют особых пояснений. Так выглядит общая информация о заказе.
Заказано. Эта таблица имеет следующие поля: КодЗаказа, НазваниеКниги, Количество, Стоимость. В этой таблице одному заказу будет соответствовать, как правило, несколько записей. Каждая запись - строка таблицы - содержит данные об одной из заказываемых книг. Все записи одного заказа будут иметь один и тот же код заказа, совпадающий с кодом заказа таблицы "Заказы". Поле "КодЗаказа" связывает между собой таблицы "Заказы" и "Заказано". Заметьте, повторяющийся код заказа не может быть ключом для таблицы "Заказано". Роль ключа в этой таблице играют два поля - КодЗаказа и НазваниеКниги, которые в совокупности являются уникальными для каждой записи таблицы "Заказано", хотя каждое из них в отдельности уникальным полем не является и может многократно повторяться в записях таблицы. Поля этой таблицы - Количество и Стоимость - задают количество экземпляров заказываемой книги и их суммарную стоимость. Как выглядит содержание этих таблиц в Конструкторе Access показано на рис. 2.5 – 2.6.
Рис. 2.5. Определение таблицы "Заказы" в конструкторе
Рис. 2.6. Определение таблицы "Заказано" в конструкторе
Задание: Добавьте в новые таблицы записи, например, Заказы:
Рис. 2.7 Таблица "Заказы" в Excel
Заметьте, все связи между таблицами имеют тип "один ко многим". Так, например, одному коду заказа из таблицы "Заказы" соответствуют несколько записей с аналогичным кодом в таблице "Заказано". Аналогично, одной фамилии (полю ФИО) из таблицы "Сотрудники" соответствует несколько записей в таблице "Заказы", поскольку понятно, что один сотрудник может оформлять множество заказов.
Итак, база создана!
При построении сводной таблицы включим в нее данные, хранящиеся в разных таблицах базы данных. При анализе нас могут интересовать самые разные вопросы:
Как шли продажи в стоимостном и количественном исчислении за те или иные периоды времени?
Какие книги продавались наиболее успешно?
Кто из сотрудников офиса оформлял наибольшее число заказов?
С кем из заказчиков шла наиболее успешная работа?
С какими городами шло наиболее успешное сотрудничество?
Сводная таблица должна позволять менеджеру, проводящему анализ отвечать на все эти вопросы. Вся необходимая информация хранится в таблицах: "Заказы", "Заказано", "Заказчики". Поля из этих таблиц и будут использоваться при построении сводной таблицы.