7. Узгодження цілей, стратегій і потенціалу організації

Важливо підкреслити, що організації заздалегідь проектуються, моделюються для формування структури, підлеглої інтересам досягнення встановлених цілей. При проектуванні організації використовується уявлення про неї як про організм, що діє раціонально і цілеспрямовано, що обов’язково має певну мету й удосконалює методи її досягнення. Проектування в сучасних умовах викликане до життя складністю управління організаціями, необхідністю застосування науково обґрунтованих методів для виконання функцій управління і спеціалізацією управлінської праці. Цей підхід якісно відрізняється від широко розповсюджених методів підвищення ефективності організацій – таких як традиційне розчленовування і об’єднання на науковій основі підрозділів чи сфер відповідальності керівників, їхня заміна, поліпшення тих чи інших організаційних процедур.

Кожна організація має своє призначення – місію, задля якої люди єднаються і здійснюють свою діяльність. Місія – поняття неоднозначне. Здійснюючи свою місію (призначення), організація домагається досягнення визначених цілей – виживання, росту, прибутковості. Вона випускає певну продукцію і надає послуги, використовує різні технології тощо.

Системний підхід є засобом вирішення складних і при цьому не дуже чітко визначених проблем, коли необхідно організувати використання великого обсягу ресурсів. Як правило, рішення таких проблем проводить група кваліфікованих експертів (тобто тих, хто розробляє системи) і фахівців (експертів по методах і компонентах). Вони вивчають всі обставини в заданий період часу і формулюють проблему [9, с. 139 – 141].

Саме це має вирішальне значення, оскільки на основі зазначеної у самому формулюванні проблеми встановлюється мета системи. Якщо суть проблеми визначена неправильно, а мета системи встановлена помилково, система не функціонуватиме. Для створення ефективної системи потрібно мати уявлення про системний підхід. Системний підхід є процесом творчим, що забезпечує зосередження уваги насамперед на цілях, а потім уже на методах їхнього досягнення. Остаточний вид системи значною мірою залежить від оригінальності та творчих здібностей окремих осіб, що беруть участь у побудові системи.

Використання системного підходу важливо при розробці стратегії. Тут рекомендується керуватися основними принципами системного підходу: мікроскопічним, функціональним, макроскопічним, ієрархічним, процесуальним, інформаційним. Всебічний аналіз обраного для вирішення завдання (наприклад, втрати підприємства від виробничого браку) за допомогою системних принципів дає змогу досягти її якісного вирішення. При дослідженні впливу втрат робочого часу на випуск бракованої продукції до уваги беруться фактично всі типи системних принципів. У цілому системний підхід рекомендується розглядати не тільки як стратегію дослідження, а й як основу системного аналізу, комплексного підходу і функціонально-вартісного аналізу (ФВА). Сутність його полягає в кількісному визначенні витрат (вартості) на виконання визначеної функції досліджуваним об’єктом. ФВА рекомендується застосовувати в таких випадках:

• на стадії розробки проекту (системи, підсистеми, об’єкта, виробу тощо) для попередження функціонально зайвих витрат;

• на стадії виробництва, використання чи експлуатації об’єкта для скорочення (виключення) невиправданих витрат і втрат.

ФВА розглядають як єдність функціонального, процесуального і інформаційного уявлень про системний підхід.

Системний підхід формує загальну структуру не тільки об’єктів розгляду (дослідження), а й самої спільності системи, принципів системності, системного аналізу, комплексного підходу, ФВА, орієнтує на кінцевий результат дослідження внаслідок синтезу інформації.