4. Системне бачення організації

Системний підхід варто сприймати як зведення більшої частини складних завдань до одержання проектного результату, що може бути використане для підвищення якості вирішення одного чи кількох основних завдань. Він дозволяє зосередити увагу на найбільш істотних сторонах проблеми. Теорія систем вперше була застосована в точних науках і техніці, особливо в кібернетиці. Наприкінці 50-х років настало століття систем. Організації, що існують сторіччя, перетворилися із закритих на відкриті і дістали назву систем.

Відомо, що система – це деяка цілісність, що складається з визначеної кінцевої кількості обов’язково взаємозалежних частин, кожна з яких робить свій внесок у характеристику цілого.

Світ ускладнився, а разом з ним ускладнилися умови діяльності організації, тобто вони стали складними.

У світі науки і виробництва спостерігається швидкий перехід від багаторічної практики, заснованої на досвіді й інтуїції, до вирішення проблем управління за допомогою системного аналізу, коли проблеми управління, розглядаються як щось конкретне, доступне для огляду і що можна кількісно виміряти, вирішуються за допомогою нової системної методології.

Системний підхід – це не є набір якихось посібників чи принципів для керівників. Це спосіб мислення стосовно організації і управління. Системний підхід допомагає керівнику побачити організацію в єдності складових її частин, що нерозривно переплітаються із зовнішнім світом. Основною концепцією системного підходу до організації і управління як процесу є взаємозв’язок частин чи підсистем підприємства. Такий підхід передбачає встановлення цілей і зосередження уваги на побудові цілого, на відміну від побудови компонентів чи підсистем. У його основі лежить принцип розгляду проблем як єдиного цілого, як системи.

Сутність системного підходу допомагає зрозуміти раніше розглянуте положення про те, що система – це не тільки сума складових її елементів, а щось більше: організована сума складових її елементів. Тому, розглядаючи будь-який об’єкт як систему, необхідно враховувати і вивчати зв’язки між елементами, вплив елементів один на одного, складні залежності всередині системи, а також системи з зовнішнім середовищем. Системний підхід стосовно до вирішення практичних проблем охоплює теорію системного підходу і методику побудови систем, що забезпечують вирішення проблем.

Теоретична системна концепція передбачає розгляд проблеми і її компонентів у їхній взаємозалежній єдності замість аналізу їх як окремих частин. Його можна охарактеризувати в такий спосіб. Системний підхід – це упорядкований спосіб оцінки складних людських потреб з точки зору об’єктивного розгляду цих потреб.

Оскільки при системному підході зосереджується увага на побудові цілого, то всі компоненти розглядаються в їхньому взаємозв’язку до того, як уточнюється їхня суть.

Системний підхід – це напрямок методології соціально-наукового пізнання і соціальної практики, в основі якого лежить дослідження об’єктів як систем. Системний підхід сприяє адекватній постановці проблем у конкретних науках і розробці ефективної стратегії їхнього вивчення. Найважливіші принципи системного підходу (системного аналізу) такі:

1. процес прийняття рішень повинен починатися з виявлення і чіткого формулювання конкретних цілей;

2. необхідно розглядати всю проблему як ціле, як єдину систему і виявляти всі наслідки та взаємозв’язки кожного приватного рішення;

3. необхідне виявлення й аналіз можливих альтернативних шляхів досягнення мети;

4. цілі окремих підсистем не повинні вступати в конфлікт із цілями всієї системи (програми);

5. сходження від абстрактного до конкретного;

6. єдність аналізу і синтезу, логічного й історичного;

7. виявлення в об’єкті різноякісних зв’язків і їхньої взаємодії та ін.

При визначенні поняття системи необхідно враховувати найтісніший взаємозв’язок її з поняттями цілісності, структури, зв’язку, елемента, відносини, підсистеми тощо. Основні системні принципи:

1. цілісності (принципове поєднання) властивостей системи до суми властивостей складових її елементів і неможливість виведення з останніх властивостей цілого; залежність кожного від його місця, функцій і т.д. усередині цілого;

2. структурності (можливість опису системи через встановлення її структури, тобто мережі зв’язків і відносин системи; обумовленість поведінки системи не стільки поведінкою її окремих елементів, скільки властивостями її структури);

3. взаємозалежності структури і середовища (система формує і виявляє свої властивості в процесі взаємодії із середовищем, будучи при цьому провідним активним компонентом взаємодії);

4. ієрархічності (кожен компонент системи. у свою чергу, може розглядатися як система, а досліджувана в даному разі система являє собою один з компонентів більш широкої, глобальної системи);

5. множинності опису кожної системи (через принципову складність кожної системи її адекватне пізнання вимагає побудови безлічі різних моделей, кожна з яких описує лише певний аспект системи).

Розглянемо елементи принципу “чорна шухляда” системного підходу (рис. 1.14) [19, с. 31].

Рис. 1.14. Основні елементи принципу “чорна шухляда” системного підходу

При застосуванні системного підходу на основі маркетингових досліджень спочатку формуються параметри виходу – товару чи послуги: що виробляти, з якими показниками якості, з якими витратами, для кого, в які терміни, кому продавати і за якою ціною. На ці запитання відповіді даються одночасно. Вихід повинний бути конкурентоспроможним за нормативами.

Потім визначаються параметри входу: які потрібні ресурси й інформація для процесу. Потреба в ресурсах і інформації прогнозується після вивчення організаційно-технічного рівня виробництва системи (рівня техніки, технології, організації виробництва, праці та управління) і параметрів зовнішнього середовища (політичного, економічного, технологічного, соціально-демографічного, культурного середовища країни й інфраструктури даного регіону).

Зворотний зв’язок є комунікаційним каналом від споживачів до того, хто виготовляє товар і від виробників до постачальників сировини. При зміні вимог споживачів до товару, параметрів ринку, появі організаційно-технічних новинок “вхід” системи і сама система повинні відреагувати на ці зміни і внести відповідні зміни в параметри функціонування,

Для забезпечення конкурентоспроможності товару потрібно, щоб:

1. результати маркетингових досліджень гарантували вищі світові досягнення до моменту постачання товару споживачу (іншими словами, – повинний бути високоякісний прогноз параметрів “виходу” системи);

2. “вхід” системи був відмінної якості;

3. зовнішнє середовище сприяло нормальному протіканню процесів у системі;

4. організаційно-технічний рівень системи зміг переробити якісний “вхід” системи на якісний “вихід”.

У даному прикладі у вигляді системи може виступати будь-яка фірма, її підрозділ, відділ тощо. Для забезпечення високої якості “виходу” системи спочатку потрібно забезпечити високу якість “входу”, а потім високу якість процесу і зовнішнього середовища. Якщо, наприклад, якість “входу” агропромислового підприємства задовільна, то які б не були на підприємстві технологія, устаткування, кадри і т.д., якість “виходу” теж буде задовільною. Якщо якість “входу” відмінна, а якість процесу задовільна, то і якість “виходу” буде задовільною, тобто оцінка якості “виходу” дорівнює нижчій оцінці попередніх елементів. При цьому спочатку формуються вимоги до “виходу” системи, потім – до “входу” і зовнішнього середовища і тільки потім – до процесу. Іншими словами, перш ніж висувати вимоги до колективу, потрібно вивчити якість документів, що надходять, інформацію, зовнішнє стосовно колективу середовище, тобто потрібно відпрацювати “вхід” системи, відрегулювати (якщо це можливо) відносини з зовнішнім середовищем і тільки потім приступати до підвищення якості процесу.

В основі системного підходу лежать наукові методи. За допомогою теорії визначається методологія рішення, а різні дані забезпечують одержання різних рішень. Теорія системного підходу ґрунтується на багатьох дисциплінах.

Пошук емпіричних даних становить істотну частину системного підходу. Достовірні дані повинні бути відділені від недостовірних. Ті дані, що потрібні, повинні включати різні характеристики системи: технічних аспектів, функцій, взаємодій, співвідношень і т.д.

При побудові реальних систем найважливішою характерною рисою системного підходу є те, що він забезпечує одержання результатів відповідно до конкретної діяльності системи.

Створювана система повинна бути конкретною, зрозумілою, продуктивною і керованою. Функціонування системи спрямоване на досягнення певних практичних цілей чи задоволення реальних потреб. Внаслідок цього ті, хто розробляє системи, повинні чітко уявляти собі характер діяльності організації, для якої здійснюється розробка системи. Персонал самої організації має бути залучений до вивчення, розробки і побудови системи.

Системний підхід базується на міждисциплінарній основі й експертизі прийнятих рішень з позицій різних галузей знань, спеціальностей і досвіду. Він спрямований на органічне поєднання, координацію й інтеграцію різних видів діяльності.

Системний підхід при вирішенні управлінських проблем може і повинен застосовуватися в різних ситуаціях. По-перше, при виробленні та обґрунтуванні управлінських рішень, де системний підхід у найповнішому вигляді реалізується шляхом застосування методології системного аналізу. По-друге, при дослідженні організаційних систем, при якому на основі системного підходу розробляються пропозиції з метою підвищення ефективності їхньої діяльності. По-третє, при удосконаленні систем управління, де системний підхід реалізується як у комплексі проведених заходів, так і в комплексі організації їхньої реалізації.

Системний підхід лежить в основі таких сучасних управлінських концепцій:

• загальногосподарський підхід, що вимагає, з одного боку, забезпечення інтересів народного господарства, а з другого боку – розглядати народне господарство як господарський комплекс підприємств із їхніми інтересами;

• врахування реальних ситуацій, що вимагає при реалізації системного підходу до вирішення управлінських проблем одночасно і реально оцінювати поточні можливості й ресурси;

• особлива увага – організація систем управління як ефективного засобу вирішення економічних, соціальних, ідеологічних, політичних та інших проблем [9, с. 144 – 145].

Застосування системного підходу пов’язане з удосконаленням методів управління виробництвом, якісним освоєнням і послідовним дотриманням положень системності, що є основним інструментом вирішення будь-якого завдання.

Щоб знати, як управляти, треба уявляти, чим ми керуємо, що таке об’єкт управління. Талановитий менеджер ретельно аналізує наслідки свого рішення, тобто вміє працювати із системою, знає її, розуміє, відчуває елементи, взаємозв’язки між ними, закони їхньої взаємодії. Адже підприємство (чи організація) – це соціально-економічна система. У ній головний елемент – людина в усіх її проявах, яка, працюючи на підприємстві, реалізує при цьому свої економічні інтереси, а через них – економічні інтереси колективу і суспільства. Для цього потрібно дотримуватися трьох принципів:

• принцип ієрархічності – розглядає складні та великі системи як багаторівневі, котрі вимагають розподілу всієї системи на елементи (ланки, ступені). Кожен ступінь (рівень) управляє нижчестоящим ступенем і одночасно є об’єктом управління стосовно вищестоящого рівня;

• принцип необхідної розмаїтості полягає в тому, що керуюча система повинна мати не меншу складність, ніж керована система. З цього принципу випливає, що неможливо спроектувати просту систему управління для складної системи виробництва;

• принцип зворотного зв’язку. Під зворотним зв’язком розуміють одержання інформації про результати впливу керуючої системи на керовану шляхом порівняння фактичного стану із заданим (плановим). Зміст зворотного зв’язку полягає у встановленні залежності особистих, колективних і суспільних інтересів від результатів управлінських рішень. Вплив зворотного зв’язку має приводити до прагнення ліквідувати небажані та збільшити бажані відхилення факту від норми.

Принцип зворотного зв’язку – один з найважливіших принципів управління. Він свідчить: управління може здійснюватися тільки в тому разі, якщо керуюча система буде одержувати інформацію про ефект, досягнутий тією чи іншою дією керованої системи; про досягнення чи недосягнення запланованого результату.

Зворотний зв’язок є регулюючим і разом з тим захисним засобом. Надходження по каналах зворотного зв’язку інформації про кінцеві результати і порівняння її з директивною інформацією, із заданим станом дозволяють знайти розбіжності та відрегулювати поведінку системи відповідно до заданої мети.

Принцип зворотного зв’язку перебуває в єдності з цілеспрямованістю управління, оскільки через канали зворотного зв’язку в керуючу підсистему надходять сигнали про досягнення (чи недосягнення) запрограмованого корисного ефекту.

Вищою, кінцевою метою управління всякою системою є оптимізація функціонування системи, досягнення якомога більшого корисного ефекту при найменших зусиллях і витратах.

Невідповідність фактичного стану системи заданому і є тим сигналом, який викликає коригування та перебудову системи з метою покращення її функціонування в заданому напрямку.

Розуміння того, що організація – це складна система, в яку входить кілька взаємозалежних підсистем, допомагає пояснити, чому кожна із шкіл науки управління виявилася практично прийнятною лише в обмежених рамках. Кожна із шкіл прагнула зосередити увагу на якійсь одній підсистемі організації. Поведінкова школа в основному займалася соціальною підсистемою, школи наукового управління – технічними підсистемами. Отже, вони найчастіше не могли правильно визначити всі основні компоненти організації. Жодна із шкіл серйозно не задумувалася над впливом зовнішнього середовища на систему і наслідками такого впливу. Більш пізні дослідження показують, що це дуже важливий аспект роботи організації. Зараз поширена точка зору, що зовнішні сили можуть бути основними детермінантами успіху організації, які визначають найбільш придатний і ефективний в даній ситуації спосіб управління.