Тема 5. Первичное наблюдение. Документация и инвентаризация

1. Первичное наблюдение. Понятие и значение документации и документооборота.

2. Классификация документов

3. Понятие инвентаризации и ее виды, сроки проведения инвентаризации, оформление результатов.

1. Первичное наблюдение. Понятие и значение документации и документооборота.

Документация - это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения.

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в системном бухгалтерском учете является оформление их первичными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим требованиям, предъявляемым к ним (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.). Документ - это оформление в установленном порядке свидетельства о совершении хозяйственной операции.

Особенность б/у - сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций, что достигается при помощи документации, являющейся источником учетной информации.

Первичное наблюдение (учет) - организованная система измерения и регистрации количества мат. ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражения признаков и показателей этих операций в мат. носителях информации или непосредственно в вычислительной системе.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции и являющийся свидетельством происшедшего факта. Первичный документ подтверждает юридическую силу операции, устанавливает ответственность исполнителя. Не одна операция не может быть учтена, если она не оформлена надлежащим  образом документом.

Учетные или бухгалтерские документы, используемые на предприятиях, составляются на типовых бланках, соответствующих утвержденным формам, которые содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, номер документа, подпись, дата, штамп организации, наименование операции, измерители (кол-во, цена, сумма), фамилия составителя и ответственного.

Учетная обработка документов            состоит из:

- Таксировки, или расценки (количество умножается на цену, проводится в тех случаях, когда они при поступлении содержат натуральные количественные показатели);

- Группировки (производится по определенным признакам. Результат – группировочные и накопительные сводные ведомости, последние позволяют делать учетную ведомость общими итогами);

- Контировки (форма разметки корреспондирующих счетов,  на которые зарегистрированная в данном документе операция должна быть учтена. Контировка приводится в первичном документе, и составляется на бланке того документа, которым оформлена операция).

После учетной обработки документов содержащиеся в них данные записываются в системе счетов бухгалтерского учета.

2. Классификация документов

В зависимости от места составления бухгалтерские документы делятся на:

1. Внутренние

2. Внешние ( поступившие со стороны)

Внутренние документы можно классифицировать по трем признакам:

1. по назначению:

1) распорядительные – содержат распоряжение о выполнении хозяйственной операции (Приказы, чеки, договоренности)

Основное назначение – передача указаний руководителем работы непосредственным исполнителям. Не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому не могут служить основанием для отражения операций в учете.

2) оправдательные (исполнительные) – оформляют уже произведенные операции. Составляются в момент совершения операций, являются первым этапом их учетной регистрации. (Приходный ордер, акт учета сдачи ценностей, накладные, рапорты о выполнении работы).

3) Документы бух оформления – создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. (Распределительные и группировочные ведомости, различные бухгалтерские справки).

4) Комбинированные документы – сочетают признаки нескольких видов.

Служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции т оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указания о порядке отражения ее на счетах. (Авансовый отчет, накладная отпуска материалов в переработку и др.)

2. по порядку составления

1) первичные – впервые отражают совершившиеся хозяйственные операции. Являются формальным доказательством того, что данные операции выполнены. (Материальное требование).

2) Сводные – составляются на основе первичных документов (авансовый счет, ведомость распределения расходов на содержание оборудования)

Служат для объединения данных первичных документов и для группировки данных первичных документов.

3. по способу охвата операций

1) разовые – отображают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта – после составления они могут быть переданы в бухгалтерию и использоваться для бухг. записей.

(Приходные ордера, накладные, и т. д.)

2) накопительные документы – оформление однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (Авансовый отчет).

Документооборот – движение документов от момента их выписки до сдачи в архив на хранение. Можно выделить несколько стадий движения документов или документооборота:

1. Фиксация хозяйственных операций на первичных документах,

2. Поступив в бухгалтерию документ проверяется на:

- законность операции;

- по форме (правильность оформления);

- правильность арифметических подсчетов и вычислений.

3. Обработка. Состоит из: 1. Денежной расценки 2. Группировки (в однородные группы) 3. Контировки (указание корреспонденции по данной операции на бланке) 4. Отражения на синтетических и аналитических счетах.

4. Хранение, т.е. возможность получения в любое время