5.2. Электронный офис

Решение задач управления предполагает работу в электронном офисе. Электронным офисом называется организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и способов их взаимодействия.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

• один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединённых в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

• печатающие устройства;

• средства копирования документов;

• модем, если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ;

• сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

• стримеры, предназначенные для создания архивов на миникассетах на магнитной ленте;

• проекционное оборудование для проведения презентаций.

Главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. В условиях функционирования современных информационных технологий нет четкого различия между экономистом пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют быстро разрабатывать собственные пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени программистом.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия или организации в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

5.3. Автоматизация документооборота

При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, то есть последовательности прохождения документа от момента его появления до сдачи в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая задача решается на основании определенного количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки.

Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса крайне низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.

Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждого из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% – это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:

• масштабы предприятия;

• степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации;

• структура управления;

• наличие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объёмом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые процессоры. Малые и средние предприятия с большим объёмом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Предприятия с очень большим объёмом документации, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту информации от потери, хищения и умышленной порчи документов.

Система автоматизации документооборота должна обеспечивать выполнение следующих операций:

• разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователем;

• формализовать жизненный цикл документов;

• устанавливать маршрутные схемы прохождения документов;

• контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;

• обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;

• автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;

• отправлять и принимать документы;

• вести архив документов.