27. Контроль за виконанням документів.

Облік та контроль завжди були важливою складовою управління любим підприємством. Це пов`язано з тим, що ці дві функції допомагають дотримуватися програми та плану дій, які завчасно визначені керівництвом. В управлінні контроль у першу чергу має бути направлений на перевірку.

Мета контролю – це забезпечення своєчасного і якісного виконання доручень керівництва і вирішення поставлених питань. За видами розрізняють контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання. Контроль по суті - це оцінка правильності, вдалого і повного вирішення питання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, узагальнення результатів контролю виконання та інформування керівника.

Безпосередній контроль за виконанням усіх зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов`язковому контролю покладається на спеціальний підрозділ – службу контролю або посадову особу, що відповідає за контроль ( надалі «відповідальні за контроль»).

Контроль за виконанням документів можна поділити на поточний контроль, попереджувальний і підсумковий контроль. Серед них основними видами контролю є поточний і попереджувальний.

Поточний контроль допомагає скласти план роботи на день і показує які справи мають бути завершені саме сьогодні. Контроль за термінами виконання документів – це функція, яка має бути обов`язково передбачена в посадовій інструкції працівників служби контролю. Щодня виявляючи документи, термін виконання яких закінчується, відповідальні за контроль з`ясовують у виконавців можливість своєчасного вирішення поставлених у документах питань, а у разі зриву термінів – доповідає про це керівництву.

У ході попереджувального контролю складаються зведення контрольних документів та попереджаються виконавці за документами, термін виконання яких має закінчитися через 2-3 дні. За цей час співробітник має виконати поставлене завдання. Щоденний контроль ( поточний і попереджувальний) створює нормальну робочу атмосферу в офісі. Завдяки йому працівники привчаються до того, що за виконання будь-якого поставленого завдання обов`язково спитають в строк.

Підсумковий контроль – це аналітичне узагальнення документообігу, виконавчої дисципліни в організації та її структурних підрозділах. Він дає уявлення про роботу організації в цілому. Підсумковий контроль проводиться відповідальними за контроль виконання документів співробітниками із заданою періодичністю ( щотижня, щомісяця).

При проведенні контролю велике значення має форма його проведення. Контроль має бути зорієнтований виключно на допомогу співробітникам в організації їх роботи, а не на виявлення недоліків. Лише прагнення допомогти, нагадати, а не викрити можуть забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.

Систематична перевірка виконання, вміло і коректно проведена відповідальним за контроль співробітником, який тактовно нагадує, що документ потрібен у встановлений термін, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання/ репутація організації та інше, підкреслює потрібність цього працівника та його роботи.

Відповідальність за правильне і своєчасне вирішення поставлених на контроль питань несуть керівники структурних підрозділів та співробітники, зазначені в резолюції керівника (виконавці).