28. Формування та оформлення справ.

При формуванні справ у діловодстві організації необхідно також дотримуватися і певні правила.

1. Поміщати в справу документи, які за своїм змістом відповідають найменуванню справи за номенклатурою.

Якщо документи, які утворюються протягом діловодного року, не можуть бути включені в наявні справи, необхідно заводити нові справи з внесенням їх до номенклатури справ (для цих цілей в номенклатурі справ передбачаються в кожному структурному підрозділі резервні індекси).

2. Документи постійного і тимчасового зберігання формуються в окремі справи.

Найбільш наочно це вимога простежується на прикладі формування справ з наказами. У номенклатуру справ організації, як правило, включається декілька справ з наказами в залежності від термінів їх зберігання. Так, передбачається окреме формування справ з наказами керівника по основній діяльності та з адміністративно-господарських питань.

3. Робочі варіанти (проекти) документів формуються в самостійні справи окремо від їх оригіналів.

4. У справу формується тільки по одному примірнику кожного документа.

Не допускається включення у справу не відносяться до неї документів, а також чернетки, варіантів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню.

5. У справі формуються документи тільки одного діловодного (календарного) року.

Виняток становлять так звані перехідні справи. Такі справи можуть вестися протягом декількох діловодних років. До них відносяться обліково-реєстраційні книги, журнали, які ведуться до остаточного їх заповнення. Перехідними можуть бути справи і з інструктивно-методичними документами, якщо вони мають невеликий обсяг, а також справи, в які формуються документи за кілька років до вирішення даного питання. Перехідними є й особисті справи працівників, що формуються протягом всього періоду роботи даної особи в організації.

При формуванні перехідних справ після закінчення діловодного року в номенклатурі справ у графі "Примітки" робиться відмітка "переходить". Кількість таких справ враховується потім при заповненні по закінченні року / підсумковій записи про кількість і категорії заведених справ. Завідувач архівом повинен при прийомі справ в архів організації врахувати кількість заведених перехідних справ. Ці дані потім будуть необхідні для включення таких справ в описі справ, так як перехідні справи включаються в опису справ за роком закладу.

7. Додатки до документів, незалежно від їх дат, приєднуються до документів тих справ, до яких відносяться.

Програми великого обсягу можуть складати окремий том. У цьому випадку на документі, підшитому у справі, робиться відмітка, що додаток до нього сформовано в окрему справу.

8. Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до діючих у країні правилами оформлення документів.. Вимоги до оформлення документів", який

Завідувач архівом організації при прийомі справ в архів перевіряє правильність оформлення документів, наявність підписів, дати та інших необхідних реквізитів документів. Недооформлені або неправильно оформлені документи повертаються виконавцям для оформлення відповідно до діючих вимог.

9. У справи повинні формуватися тільки виконані документи.

При формуванні документів у справі слід враховувати, що документи усередині справ розташовуються в певному порядку.