Приложение № 6

к приказу Минздрава России

от 05. 05. 2004

Подпись (22)

Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей).

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и другие ценностей; документы, изменяющие кредитные и другие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке): личная подпись: расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Генеральный директор

АО «Сибирские системы» Личная подпись А. А. Борисов

или на бланке:

Генеральный директор Личная подпись А. А. Борисов

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Исполнительный директор

ЗАО «Сибирь» Личная подпись П. И. Иванов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Если документ подготовлен двумя организациями, и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагаются двумя группами на одном уровне, например:

Генеральный директор завода «Полет» ____________ М.В. Николаев (подпись)

Генеральный директор завода «Сатурн» ______________С.П. Сидоров (подпись)

В таком случае документы оформляются не на бланках и подписывают столько экземпляров документов, сколько организаций принимало участие в их разработке.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одна под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Например:

Директор института Личная подпись А.Д. Лакеенков

Главный бухгалтер Личная подпись Л. Д. Жукова

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и члены комиссии. В таком документе, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись А. А. Николаев

Члены комиссии Личная подпись Н. Ф. Егорова

Личная подпись А. С. Васильев

Личная подпись О. И. Рысков

Гриф согласования документа (23)

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты.

Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

административного

и финансового обеспечения

__________ Ф.М. Лужин

20.09.2002

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 30.11.2006 №12

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 12.09.2006 № 12/135

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Виза согласования (24)

Согласование документов в пределах одной организации (внутреннее согласование) оформляется визой. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:

Начальник юридического отдела

____________ М.Л. Гринберг

(личная подпись)

05.09.2006

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующем образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

_____________ М.Л. Гринберг

(личная подпись)

05.09.2006

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Оттиск печати (25)

Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц, подтверждающих расследование денежных средств и материальных ценностей и др.

Отметка о заверении копии (26)

Копия документа – воспроизведение всех его реквизитов. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Заверяют копии работники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита «подпись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М. Ю. Тимошина

30. 05. 2006

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копий удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати обязательно, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия, и др.).

Отметка об исполнителе (27)

Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно изготовил этот документ.

Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:

• фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

• имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

Например:

Сидоркин

65 44 23

Илья Ильич Сидоркин

65 44 23

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Реквизит содержит в себе следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

В правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер (очередной порядковый) и дата получения документа в организации, которой документ был адресован (при необходимости – часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется от руки или для этой цели используются штампы. В штампах указываются наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления. Например:

27.06.2006 Вх. № 14

Идентификатор электронной копии (30)

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии является отметка (колонтитул), проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковое данные, установленные в автоматизированной системе обработке документов данной организации. Например:

С:\ Мои документы \ RASP.3РТ4. DOC , где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа, 3РТ4 – группа заочного отделения, DOC – формат.