2.2. Правила оформления отдельных реквизитов документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления на практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа – сохранение информации. Но, кроме того, к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Государственный герб Российской Федерации (01)

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном Гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, Ч. 1, ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация изменения Государственного герба карается законом.

Герб субъекта Российской Федерации (02)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)

На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

Код организации (04)

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти (ОКОГУ) или общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)

Регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (06)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (07)

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Наименование организации (08)

Автор документа должен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.

Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации. Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собственным наименованием. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наименованием организации – автора документа.

Справочные данные об организации (09)

В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно - территориального деления.

Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяются дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации – автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, номер электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Наименование вида документа (10)

Наименование вида документа регламентируется учредительными документами и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Должно отражать содержание документированного действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов кроме письма. Например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.

Дата документа (11)

Дата документа является одним их основных реквизитов, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания, для документов, принимаемых коллегиальным органом, – дата его принятия, для утверждаемых документов – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 3 способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. При этом Государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:

а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2002.

в) год, месяц, день месяца. Например: 2002.09.01.

Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 сентября 2002 г. в основном в документах финансового характера

Регистрационный номер документа (12)

Регистрационный номер документа или индекс проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Это условное (цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа), присеваемое ему при регистрации, который указывает место его составления (исполнения) и хранения. Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу в соответствии с принятой системой индексации и проставляется в одной строке рядом с реквизитом «Дата». Для внутренних документов (приказов, договоров) индексом является обычный порядковый номер в пределах календарного года.

Для исходящих состоит из следующих частей:

• индекс структурного подразделения, составляющего документ;

• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа;

• порядковый номер регистрации.

Например: № 05-24/149 где 05 – номер структурного подразделения, 24– номер дела по номенклатуре, 149 – порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на индекс и дату входящего документа (13)

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим образом: На № 05-134/39 от 04.12.2006. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

Место составления или издания документа (14)

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административного - территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Омск; с. Сосновка Любинского района Омской области.

Адресат (15)

Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, конкретные должностные или физические лица.

Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации, предприятия (в и.п.);

• наименование структурного подразделения (в и.п.);

• указание должности получателя (в д.п.);

• инициалы и фамилия (в д.п.);

• почтовый адрес.

Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением правительства РФ от 26.09.2000 № 725.

В соответствии с правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

• наименование адресата (физическое или юридическое лицо);

• улица, № дома, № квартиры;

• населенный пункт (город, поселок);

• область, край, республика;

• страна (для международных писем);

• почтовый индекс.

Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Если письмо адресовано физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Чередову Ивану Ивановичу

ул. Н. Чернышевского, д. 45, кв. 23,

г. Омск, 644062

При направлении документа в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже, и адресование оформляется следующим образом:

Министерство финансов РФ

Управление налоговой реформы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, при этом инициалы должностного лица указываются перед фамилией, например:

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой реформы

Н.П. Громову

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должностного адресата. Например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

И.П. Матвееву

При адресовании документов нескольким однородным учреждениям фамилии опускаются, а должности указываются обобщенно. Например:

Ректорам вузов.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н. В. Семиной

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

Начальникам производственных служб

Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Гриф утверждения документа (16)

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: проставление на документе грифа утверждения или издание специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Текстиль»

_______________ Л.Т. Шведов

(подпись)

14.05.2006

Допускается в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки.

УТВЕРЖДАЮ

Президент АО «Электрон»

___________ Л. В. Кузин

«___» ___________2006

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименованием утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета университета

от 07.12.2004 № 15

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.02.2005 № 85

Гриф утверждения располагают справа над текстом в верхнем углу документа.

Резолюция (17)

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе. В резолюции указывается фамилия и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Например:

Лукашину Т. Р.

Петровой И.К.

Прошу подготовить смету

и проект договора к 30.07.2002

____________ А. В. Фролов

(личная подпись)

10.07.2002

Заголовок к тексту (18)

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях когда документ оформлен на бумаге формата А4. Заголовок к тексту – реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов.

Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Приказ об увольнении

Протокол заседания ученого совета

Должностная инструкция секретаря

Акт ревизии

Письмо о заключении договора

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Длина заголовка не более 5-ти строчек, не более 28 печатных знаков в строчке. Точку в конце заголовка не ставят.

Отметка о контроле (19)

Проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка текста.

Текст документа (20)

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок текста».

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Текст документа по структуре непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт, и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо).

Текст документа составляют на русском языке или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти; органы государственной власти субъектов РФ; на предприятия; в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде трафарета, анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Отметка о наличии приложений (21)

Отметка предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста, выше реквизита «подпись». Слово «приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложения указываются в тексте. Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Контракт от 20.01.2005 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.02.2005 № 8 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 №02-4/156 и приложение к нему всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора школы

от 15.06.2006 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: