- •Т.Н. Виноградова
- •Введение
- •Раздел 1. Введение в дисциплину
- •1.1. Введение в дисциплину
- •1.2. Понятие документа
- •1.3. Функции документа
- •1.4. Свойства и признаки документа
- •1.5. Способы и средства документирования
- •1.6. Материальные носители документной информации
- •Раздел 2. Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению
- •2.1. Требования к составу реквизитов
- •2.2. Правила оформления отдельных реквизитов документов
- •Приложение № 6
- •2.3. Схемы расположения реквизитов документов
- •2.4. Формуляр-образец документа
- •Раздел 3. Бланки документов
- •Раздел 4. Системы документации
- •Различают следующие системы документации:
- •4.1. Система организационно-правовой документации
- •4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации
- •4.1.2. Составление и оформление отдельных видов
- •4.2. Система распорядительной документации
- •4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации
- •4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов
- •Приказываю:…»
- •Генеральный директор __________ Инициалы, фамилия
- •4.3. Система справочно-информационной документации
- •4.3.1. Назначение и состав справочной документации
- •4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных документов
- •Руководитель отдела Личная подпись и.А. Чернышева
- •Уважаемый господин Туров!
- •4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов
- •Раздел 5. Унификация и стандартизация
- •Раздел 6. Конфиденциальные документы
- •6.1. Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа
- •6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Вопросы для самоконтроля
- •Библиографический список
- •Словарь основных терминов
- •Оглавление
Раздел 4. Системы документации
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, вне зависимости от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражает их специфику. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны она представляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.
Различают следующие системы документации:
плановая;
стандартов и технических условий;
организационно-распорядительная;
первичная учетная;
расчетно-денежная;
отчетно-статистическая;
по ценообразованию;
по торговле;
по материально-техническому обеспечению и сбыту;
для строительства;
конструкторская система документации;
технологическая;
по изобретениям и открытиям;
по социальному обеспечению и др.
4.1. Система организационно-правовой документации
4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации
Одна из основных управленческих функций – это функция реализации системы и процессов управления, которая включает в себя:
создание организации, включая выбор ее организационно – правовой формы;
установление ее структуры;
определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
формирование совещательных органов управления;
регламентацию деятельности аппарата управления;
лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
установление режима работы и системы охраны;
организацию труда работников и оценка труда работников;
реорганизацию;
ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, содержание деятельности организации в целом, права работников и т.д.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, и действуют до их отмены или до утверждения новых.
Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения с привлечением квалифицированных специалистов.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правовых документов является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки правовых документов в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.