4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных документов

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрание трудовых коллективов, собрание акционеров, заседание совета директоров).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестка дня, список приглашенных и т.д.). Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Формуляр-образец протокола состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой форме протокола, в ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список и в протоколе делается пометка «список прилагается».

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке их обсуждения. Наряду с вопросом указывается фамилии докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)…

Слова «слушали, выступили, постановили» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания (открытая пунктуация).

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса повестки дня.

Например:

1. СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

ПОСТАНОВИЛИ

Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и принимали решение по первому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах с красной строки пишут фамилию выступавшего в именительном падеже через тире и с большой буквы – тему его выступления. В полной форме протокола приводится: фамилия и инициалы докладчика, и краткое содержание его доклада. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад прилагается». Наименование должности и место работы не указываются, если докладчик заявлен и поименован в повестке дня.

Например:

1. СЛУШАЛИ

В.И. Бобров – Доклад прилагается.

Выступления, прения, вопросы и ответы фиксируются в разделе «ВЫСТУПИЛИ». В этом разделе в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу, принятому решению в именительном падеже с указанием должности, в полном протоколе после тире с большой буквы излагается краткое содержание выступления, включая вопросы к докладчику.

Повествование можно вести либо от первого лица: «Я предлагаю…», либо от третьего лица «Лесков сказал, что…», а также безотносительно к лицу говорящего – «Учет, хранение и регистрация документов в канцелярии поставлены хорошо…» или в безличной форме – «Степановым были представлены…».

Если выступающим представлен текст выступления, то после тире делается пометка «Текст выступления прилагается».

При протоколировании вопросов слово «вопрос» и «ответ» не пишутся. Записывают инициалы и фамилию выступающего (при необходимости указывают его место работы и должность), затем ставят тире, далее, пишут вопрос и следом, таким же образом, оформляют ответ.

Например:

А.А. Смирнов, начальник цеха № 4, – В какие сроки предполагается завершить реорганизацию цеха?

П.В. Павлов, зам. директора по производству, – Не позднее 20 декабря этого года.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация в целом, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит пункты, то они нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

При выборах в протоколе указывается количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и конца.

Например:

Закрытое акционерное общество

«КОНТАКТ»

ПРОТОКОЛ

2006. № 15

Производственного совещания

Председатель – И.О. Фамилия, должность и место работы

Секретарь – И.О. Фамилия, должность и место работы

Присутствовали: И. О. Фамилии членов коллегиального органа.

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О повышении объемов продаж. Доклад заместителя директора объединения О. Е. Анисимова.

2. О проведении ревизии. Сообщение главного бухгалтера В. К. Осиповой.

1. СЛУШАЛИ

О. Е. Анисимов – Запись доклада (или Текст доклада прилагается)

ВЫСТУПИЛИ

И.О. Фамилия, должность – Запись выступления (или Текст выступления прилагается)

ПОСТАНОВИЛИ

1. по схеме: действие – исполнитель – срок

2. по схеме: действие – исполнитель – срок

2. СЛУШАЛИ

Производят протоколирование второго вопроса по схеме первого

Председатель Личная подпись И. О. Фамилия

Секретарь Личная подпись И. О. Фамилия

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководителя об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решений. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Формуляр-образец докладной записки состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 21.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из создавшейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.03.2002 № 14/21 Об увеличении штатной численности отдела

Генеральному директору агентства И. Л. Петрову

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентов была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.