4.2. Система распорядительной документации

4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно - правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное значение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсами.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам и носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Основанием для создания распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

– документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

– документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом) издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю, и издаются приказы, указания, распоряжения.

Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текстов.

4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов

Постановление – правовой акт, который издают высшие органы государственной власти, комитеты, комиссии, образуемые при органе государственной власти.

Различают постановления организационные и адресуемые. Первые – позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, учреждением плана и т.д. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: 01, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 23, 24.

Текст постановления может иметь вступительную часть. Распорядительная часть излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содержащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его исполнения.

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти, и иметь визы их руководителей. Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами. Решения оформляются в том же порядке, что и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛА», например, «Совет директоров РЕШИЛ ...».

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В деятельности организации различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случае создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов), при создании временных или коллегиальных органов и тому подобных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, внесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа, или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 23, 28.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект».

Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, заголовок к приказу строится по схеме «О чем», например:

« Об увеличении уставного капитала общества»

«О создании филиала общества в г. Твери»

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации, во вступительной части указывается его название, дата, номер, например:

«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1999, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Омске (протокол от 18.03.2000 №1).