- •Т.Н. Виноградова
- •Введение
- •Раздел 1. Введение в дисциплину
- •1.1. Введение в дисциплину
- •1.2. Понятие документа
- •1.3. Функции документа
- •1.4. Свойства и признаки документа
- •1.5. Способы и средства документирования
- •1.6. Материальные носители документной информации
- •Раздел 2. Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению
- •2.1. Требования к составу реквизитов
- •2.2. Правила оформления отдельных реквизитов документов
- •Приложение № 6
- •2.3. Схемы расположения реквизитов документов
- •2.4. Формуляр-образец документа
- •Раздел 3. Бланки документов
- •Раздел 4. Системы документации
- •Различают следующие системы документации:
- •4.1. Система организационно-правовой документации
- •4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации
- •4.1.2. Составление и оформление отдельных видов
- •4.2. Система распорядительной документации
- •4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации
- •4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов
- •Приказываю:…»
- •Генеральный директор __________ Инициалы, фамилия
- •4.3. Система справочно-информационной документации
- •4.3.1. Назначение и состав справочной документации
- •4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных документов
- •Руководитель отдела Личная подпись и.А. Чернышева
- •Уважаемый господин Туров!
- •4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов
- •Раздел 5. Унификация и стандартизация
- •Раздел 6. Конфиденциальные документы
- •6.1. Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа
- •6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Вопросы для самоконтроля
- •Библиографический список
- •Словарь основных терминов
- •Оглавление
6.1. Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа
Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа включают в себя:
обязательное установление и проставление грифа конфиденциальности документов, соответствующего степени конфиденциальности содержащейся в них информации;
раздельное документирование, обработка и хранение документов, составляющих различные виды тайны;
раздельный учет и хранение документов на бумажных и магнитных носителях в пределах каждого вида тайны;
дифференцируемый уровень защиты документов с учетом степени их конфиденциальности;
разрешительная система доступа к документам и делам;
жесткие требования к хранению документов, которые обеспечивают сохранность и конфиденциальность документной информации;
регламентации обязанности лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией по ее защите;
персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними;
жесткое регламентирование состава издаваемых документов и процессов документирования;
максимальная полнота регистрационных данных о каждом документе, начиная с момента его подготовки или получения;
фиксированный учет прохождения и местонахождения каждого документа;
регламентация общей технологии документирования, организация работы с документами и их защиты.
Особенностью конфиденциального делопроизводства является то, что конфиденциальная деятельность, должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверной информации применительно к организации документооборота.
6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом руководителя. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем.
Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении конфиденциальной информации. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.
Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Правительством «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральных органах исполнительной власти» от 03.11.94 года.
Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:
Конфиденциально
Экз. №1
или
КТ
Экз. №1
Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет большое значение в достижении цели ее защиты. Специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности, утверждают, что порядка 80 % конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме, несомненно, играют важную роль в достижении экономических успехов.