3.3. Облік створення і використання фонду дрібних сум (ФДС)

Для здійснення невеликих витрат, наприклад, канцелярських, поштових, обідів, тощо фірми створюють ФДС (Мала каса). Цю систему називають авансовою системою або системою підзвітних сум. Вона передбачає створення фонду, здійснення виплат за рахунок фонду та поповнення фонду.

Створення ФДС. Перед створенням фонду адміністрація планує необхідні витрати, їх обсяг і на цій підставі визначається розмір фонду з розрахунку на 2-4 тижні. Дана сума повністю видається відповідальній підзвітній особі (яка зберігає їх в своєму столі або в конверті). Видача оформляється чеком, гроші видаються з каси. При цьому роблять проводку:

Кт “Грошові кошти” $100 Фонд створюється на постійній основі, тобто в цьому фонді постійно має бути $100 або

інша встановлена сума. При видачі грошей підзвітній особі видають також пронумеровані чеки (квитанції) або ваучери (для запису витрат грошей).

Виплата з ФДС. Витрати грошей з даного фонду здійснюються лише на передбачені цілі, на кожну виплачену суму підзвітна особа оформляє квитанцію або ваучер, у якому проставляє суму і призначення виплати. Особа яка отримує гроші, підписує даний документ.

Поповнення ФДС. Підзвітна особа на встановлену дату складає звіт про витрати і подає його в бухгалтерію (звіт складається за даними квитанцій, ваучерів).ФДС поповнюється на суму витрат через виписку чека на ім’я підзвітної особи.

Наприклад, сума витрат за ваучерами (квитанціями) складає на певну дату 80$, в т.ч.

ФДС поповнюється на суму 80 $ з одночасним відображенням витрат: Дт “Поштові витрати” 40 $ Дт “Транспортні витрати” 18 $

Дт “ Канцелярські витрати” 17 $ Дт “ Інші адміністративні витрати ” 5 $ Кт “Грошові кошти” (“Каса”) 80 $

Контроль здійснюється таким чином, щоб залишок у фонді “+” сума квитанцій на витрати

3.4. Ваучерна система обліку і контролю грошових коштів

Ваучерна система (ВС) – це система контролю за грошовими платежами, за якою кожна виплата і списання грошей мають бути розглянуті і затверджені раніше (до здійснення факту оплати).

Система починається з дозволу на витрати або виплати, а закінчується випискою чека для оплати великої заборгованості або оплати тих чи інших витрат.

Для ваучерної системи характерні такі принципи внутрішнього контролю:

32

1)встановлення відповідальних осіб;

2)розподіл повноважень;

3)процедура документального оформлення операцій;

4)незалежна внутрішня перевірка.

Підготовка ваучерів. Основою ВС є заздалегідь підготовлені ваучери. Ваучер – це форма дозволу для здійснення тих чи інших грошових витрат (крім витрат з ФДС). Підготовкою ваучерів займається відділ рахунків або ваучерів до сплати ( до розрахунків з постачальниками).

Початок підготовки – це запис на титульній стороні ваучера інформації про виниклу заборгованість на основі рахунку продавця (постачальника). Після цього перевіряється сам рахунок продавця. При цьому з’ясовується :

відповідність одержаного рахунку продавця, копії замовлення на покупку, надісланого продавцеві, а також копії звіту про одержані товари (якщо їх уже одержано).

правильність цін та строків;

правильність підсумків (оборотів).

Після цього ваучер затверджується старшим відповідальним відділу. Затверджений ваучер з доданими документами (рахунок продавця) передається в бухгалтерію для обліку. На зворотній стороні вказують, на які рахунки (витрати) слід списати суми, тобто вказується проводка, номер і сума чека, якщо оплата була здійснена.

Після розшифровки на звороті ваучер затверджується старшим бухгалтером і реєструється в реєстрі (журналі) ваучерів:

Реєстр ваучерів

До оплати чеком кредитують рахунок “Ваучери до оплати ” замість рахунка “Рахунки до оплати”. В нашому прикладі операція покупки матеріалів від 1.07.200хр. відображається в

відображається у статті “Рахунки до оплати”.

Зберігання неоплачених ваучерів. Після реєстрації в Реєстрі ваучерів вони зберігаються в папці неоплачених ваучерів (пам’ятна папка) – за датами оплати. Або їх розставляють у

Оплата ваучерів. Коли настає дата оплати, ваучер виймається з пам’ятної папки для оплати. Відповідальний службовець переглядає ваучер і затверджує його до оплати. Виписує чек (але не підписує), заповнює на ваучері “Суму до оплати” і передає непідписаний чек разом з ваучером у казначейський офіс для підпису. Відповідальний працівник офісу перевіряє, підписує чек і:

1)направляє чек (посилає) одержувачу грошей (постачальникові);

2)ставить на ваучері і документах штамп “Оплачено”;

3)направляє погашений ваучер і копію чека в бухгалтерію для обліку.

33

Реєстрація оплачених ваучерів. В системі ваучерів всі ваучери оплачуються чеками, тому журнал для запису чеків називається “Реєстр чеків”. Він показує оплату заборгованості.

Дата і номер чека проставляється довідково (після оплати) і в Реєстрі ваучерів. Бухгалтер заповнює також (комплектує) зворотній бік ваучера в частині оплати. “Оплачений ” ваучер зберігається по продавцях за абеткою в “Файлі оплачених ваучерів”.

Оплата ваучерів відображається:

Ваучери за чистими сумами. Часто фірми з добрим управлінням дотримуються політики використання при покупках усіх знижок, що їх надають постачальники. В такому разі ваучер виписується за чистою сумою, тобто – за мінусом знижки. В разі несвоєчасної оплати встановленої для знижки, фірма має платити всю суму. Неодержані суми знижки розглядаються як збитки, обліковуються і показуються у звіті про прибутки окремо (серед інших витрат фірми).

Приклад. Фірма “А” купила у фірми “К” товар на $5000 на умовах оплати зі знижкою 2% з 10 по 20 число місяця.

Операція купівлі в чистій сумі (5000 – 100 = 4900):

В зв’язку з несвоєчасною оплатою боргу фірма платить $5000:

3.5. Документальне оформлення і облік операцій по банківських рахунках

Зарубіжні фірми для зберігання готівки та ведення розрахунків відкривають банківські рахунки. Це зводить до мінімуму кількість готівки в обігу фірми, а також посилює контроль за грошовими коштами. Рух коштів відображається самою фірмою на рахунку активів “Грошові кошти” та банком на рахунку поточних пасивів (зобов’язань), котрий відкривається на ім’я депозитора. Ці рахунки називаються взаємними.

Існує декілька видів банківських рахунків:

1)банківський;

2)чековий ;

3)простий;

4)загальний;

5)рахунок для розрахунків з персоналом;

6)рахунок для кредитних ліній.

Для відкриття банківського рахунку фірма (як і окрема особа) подає в банк картку з підписами (зразок) осіб, які мають право підписувати чеки та інші банківські документи. В окремих випадках банк може вимагати додаткову інформацію про фінансовий стан клієнта.

Після відкриття рахунку банк друкує і видає клієнтові чекову книжку з пронумерованими чеками (та з корінцями), а також забезпечує депозитними бланками. На цих документах – інформація, що ідентифікує банк та фірму (клієнта) – тобто назва, адреса тощо.

Банківські депозити (вклади) здійснюються відповідальною за це особою, здебільшого головним касиром. На кожен депозит виписується Депозитний бланк у двох примірниках:

34

Оригінал для банку, а другий зі штампом банку – для депозитора. В депозитному бланку вказується сума внеску готівкою, а також перераховуються внески чеками (номер чека і сума) та проставляється загальна сума депозиту.

Виписка чеків. Фірма одержує чеки в оплату від інших фірм, а також сама виписує чеки для оплати.

Чек – це письмовий наказ депозитора банкові заплатити (перерахувати гроші) одержувачеві, вказаному на чеку. Таким чином чек об’єднує три партії (особи):

1)трасант, який виписує чек;

2)банк, на кого чек виписано;

3)одержувач грошей.

Чек може бути переданий (в разі, якщо він переказний) іншому окремим написом. У чеку вказують, за що здійснюється платіж (дається посилання на рахунок-фактуру тощо).

Один раз на місяць (по закінченню місяця) банк надсилає вкладникові (депозиторові) витяг

зйого рахунку. У банківському звіті (витягу) вказується:

1)оплачені банком чеки та інші перерахування з рахунку, які зменшують суму депозиту;

2)депозити та інші надходження, які збільшують суму рахунку;

3)залишок на рахунку після щоденних операцій (на кожний день).

До витягу додаються всі оплачені і погашені банком чеки та інші документи.

Крім того, банк додає до витягу меморандуми (авізо), які пояснюють інші записи щодо Дт і Кт рахунку.

Дебет Меморандум: списання грошей за банківські послуги, за переведення фонду в інші регіони. Неоплачені покупцем чеки у зв’язку з відсутністю грошей. Такі чеки збільшують дебіторську заборгованість і зменшують гроші на рахунку.

Кредит Меморандум: наприклад, банк може прийняти вексель до одержання, зарахувавши суму на банківський рахунок (віднявши банківський гонорар).

На практиці можуть бути розходження між залишками на банківському рахунку за даними обліку фірми і за даними витягу банку.

Причинами цього розходження можуть бути:

−відставання в часі;

−помилки записів (замість 450 в кінці записано 540);

−записи банку на рахунку без відома депозитора (витрати за послуги, продаж векселів

тощо).

Відставання в часі: фірма здала гроші у вечірню касу 30.04, а банк відобразив це 1.05. Або чек направили для оплати постачальникам, а банк провів пізніше.

Усі розходження мають бути відрегульовані. Слід сказати, що, на відміну від нашої практики, коли записи операцій здійснюються тільки на основі банківського витягу, в зарубіжних країнах перевага надається не витягові, а клієнтові.

Після одержання витягу банку він ретельно перевіряється для врегулювання розходжень і складання узгоджувальної таблиці. Спочатку в таблиці відображають залишки за даними обліку фірми, а потім відображаються всі розходження.

Приклад.

Узгоджувальна таблиця на 30.04.2000р.

35