Розділ 3 основні функції менеджменту (процесний підхід)

Коли ми витрачаємо час на планування, його стає більше.

Коли мова йде про те, щоб підприємство рухалося вперед, уся суть – у мотивації людей.

Л. Якокка

Контроль, заснований тільки на перевірці, є катастрофічним.

Р. Монтейффель

3.1 Загальна характеристика функцій управління

Процесний підхід був уперше запропонований представниками школи адміністративного управління. У цій школі з'явилися перші розробки концепції функцій менеджменту.

Управління розглядається як процес, спрямований на досягнення цілей організації. Цей процес являє собою серію безперервних взаємозалежних дій. Ці дії, кожна з яких є сама по собі процесом, дуже важливі для успіху організацій. Вони одержали назву управлінських функцій. Слово "функція" латинського походження й означає виконання, діяльність, обов'язок. Процес управління є загальною сумою усіх функцій. До складу управлінської функції входять два елементи: вона визначає спочатку, що робиться в системі, а потім відповідає на запитання, як робити.

Анрі Файоль, який вважається автором концепції функціонального поділу праці менеджерів, вважав, що існує п'ять вихідних функцій. За його словами: "керувати означає передбачати, організовувати, розпоряджатися, координувати і контролювати". Разом з тим, А. Файоль усі операції, які тільки зустрічаються на підприємстві, розбив на шість груп: технічні, комерційні, фінансові, страхові, облікові, адміністративні.

З розвитком менеджменту інші автори розробили інші переліки управлінських функцій. Огляд сучасної літератури дозволяє виявити існуючі функції – планування, організація, розпорядливість, мотивація, управління, координація, контроль, комунікація, дослідження, оцінка, прийняття рішень, підбір персоналу і деякі інші.

Виділимо загальні, універсальні функції управління, що виражають зміст процесу управління в будь-якій організації і не залежать від специфіки об'єкта управління. До цієї групи функцій можуть бути віднесені наступні: планування, організація, координація, мотивація, контроль. Ці первісні функції об'єднані процесами комунікації і прийняття рішень.

3.2 Функція планування

У літературі з менеджменту дається декілька визначень організацій. Наведемо одне з них. Організація – це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної для всіх мети або цілей. Функція планування пов'язана з визначенням цілей організації і виявленням шляхів і засобів їхнього досягнення.

Виконання функції планування дозволяє одержати відповідь на три питання:

1. Де ми знаходимося в даний час? Аналізуються сильні і слабкі сторони організації в таких важливих об'єктах, як фінанси, виробництво, маркетинг, наукові дослідження і розробки, трудові ресурси. Це потрібно для визначення реальних можливостей організації.

2. Куди ми хочемо рухатися? Оцінюються можливості і загрози в зовнішньому середовищі організації: конкуренція, споживачі, закони, економічні умови, політичні фактори, технологія, соціальні і культурні зміни. У результаті керівництво визначає, якими повинні бути цілі організації і що може перешкодити їх досягненню.

3. Як ми збираємося це зробити? Керівництво повинне вирішити загалом і конкретно, що повинні робити члени організації для реалізації поставлених цілей.

Планування можна розглядати як спосіб, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів організації до досягнення її загальних цілей.

Планування в організації здійснюється безупинно в силу двох істотних причин. По-перше, багато організацій заново визначають чи змінюють свої цілі, якщо вони досягли первісних цілей і хочуть продовжити своє подальше існування. По-друге, планування припускає встановлення цілей на деякі тимчасові інтервали, тобто дії організації по досягненню бажаних цілей спрямовано в майбутнє. А майбутнє характеризується постійною невизначеністю. Через зміни в навколишньому середовищі чи помилково прийнятих цілей, події можуть розвиватися не так, як це було передбачено керівництвом при розробці планів. Тому плани необхідно переглядати і корегувати, щоб вони узгоджувалися з реальністю.

Процес планування містить у собі декілька стадій визначення мети організації, тобто заради чого організація створюється й існує. У розділі "Внутрішні фактори організації" дана характеристика цілей організації; визначення задач діяльності організації; складання планів робіт з рішення поставлених задач; розробка загальних напрямів виконання планів на кожному управлінському рівні; розробка конкретних процедур і правил.

Планування в організації поділяється на два види: перспективне (довгострокове) і поточне. Перспективне планування в сучасному західному виробництві придбало риси стратегічного планування. У даному посібнику специфічні риси стратегічного планування розглядаються в окремому розділі.