4.2 Організація як відкрита система
Основними частинами системи є вхід, процес чи операції і вихід.
У будь-якої системи вхід складається з елементів однієї і тієї ж номенклатури, які класифікують за їхньою роллю в процесі системи. Перший елемент входу той, над яким здійснюється деякий процес чи операція. Цей вхід є чи буде "навантаженням" систем. Другим елементом входу системи є середовище, яке впливає на операції системи. Третій елемент входу забезпечує розміщення і переміщення компонентів системи. Входи класифікуються також за змістом: матеріальні, енергетичні, інформаційні чи будь-яка їхня комбінація.
Друга частина системи – це операції, процеси чи канали, через які повинен проходити вхід. Система повинна бути створена таким чином, щоб необхідні процеси впливали на кожен вхід, у відповідний час для досягнення бажаного виходу.
Третя частина системи – вихід, що є її продуктом чи результатом, а також два операційних критерії виходу, яким повинна задовольняти система: стабільність і надійність систем.
На рис. 4.1. представлена модель організації як відкритої системи. На вході організація одержує від навколишнього середовища інформацію, капітал, людські ресурси і матеріали. У процесі перетворення організація обробляє ці входи, з метою перетворити їх у продукцію чи послуги. Ця продукція і послуги є виходами організації, які вона виносить у навколишнє середовище. Якщо організація управління ефективна, то в ході процесу утвориться додаткова вартість входів. У результаті з'являються багато можливих додаткових виходів, такі як прибуток, збільшення частки ринку, збільшення обсягу продажів, зростання організації, задоволення працівників, реалізація соціальної відповідальності і т.п.
Рисунок 4.1 – Концепція підприємства як відкритої системи
4.3 Внутрішнє середовище організацій
Організація являє собою відкриту систему, цілісність, що складається з численних взаємозалежних частин, що тісно переплітаються з зовнішнім світом.
Внутрішні перемінні – це ситуаційні фактори всередині організації. Оскільки організації являють собою створені моделі системи, то внутрішні перемінні, в основному, є результатом управлінських рішень. Але це не означає, що усі внутрішні перемінні цілком контролюються керівництвом. Наприклад, монотонність і втома на конвеєрі.
Основні внутрішні перемінні – цілі, структура, завдання, технологія і люди.
1. Цілі. Організація, по визначенню, це – група людей з усвідомленими загальними цілями. Організацію можна розглядати як засіб досягнення цілей, що дозволяє людям колективно виконати те, чого вони не могли б виконати індивідуально. Цілі – конкретні кінцеві стани чи бажаний результат, якого прагне досягти група, працюючи разом. У ході процесу планування керівництво розробляє цілі і повідомляє членам організації. Цей процес являє собою могутній механізм координування.
Останнім часом найбільш широке поширення одержало поняття менеджменту на основі бачення цілей. Воно має на увазі прагнення людей працювати заради досягнення визначених ідеалів. Бачення – це картина того, про що можна мріяти, стан організації, що може бути досягнуте у віддаленому майбутньому за самих сприятливих умов і до якого спрямовані сподівання і надії керівництва організації. Бачення є основою для визначення рівня домагань у процесі стратегічного планування. Це поняття безупинно зв'язано з підприємницьким підходом до мети і високим рівнем домагань. Найважливіша мета бачення полягає в тому, щоб додати зміст праці, а отже, створити мотивацію і розбудити зацікавленість усіх членів організації. Разом з тим бачення – це найменш чіткий орієнтир у діяльності компаній, пов'язаної з постановкою цілей порівняні з іншими, кількісно визначеними цілями.
Бачення – це уявна подорож у майбутнє, воно може так ніколи і не стати реальністю. Бачення тісно пов'язано з поняттям корпоративної культури, воно створює еталони цінностей, загальні для всіх членів організації.
Рівень домагань визначає діяльність керівництва чи менеджерів організації при затвердженні результатів стратегічного планування. Одна з найбільш розповсюджених причин і конфліктів серед менеджерів полягає в тому, що рівні амбіцій керівників різних рівнів ніяк не погодяться між собою.
Виходячи з вище наведених визначень, поняття цілей використовується як для позначення конкретних результатів бачення, характеру і рівня домагань, так і як критерій для оцінки можливих успіхів у реалізації тієї чи іншої стратегії.
Цільова картина повинна мати декілька вимірів. Наприклад, економічні цілі, кількісні цілі, якісні цілі, цілі розвитку.
Щоб підвищити ефективність роботи в організації, втягуючи людей у більш усвідомлену діяльність, необхідно роз'ясняти суть бачення, цілей і рівня домагань.
В організації можуть бути різні цілі, особливо це стосується організацій різних типів. Організації, що займаються бізнесом, зосереджені на створенні визначених товарів чи послуг у рамках специфічних обмежень – по витратах і одержуваному прибутку. Ця задача відбита в таких цілях, як рентабельність (прибутковість) і продуктивність. Державні органи, навчальні інститути, лікарні не прагнуть діставати прибуток. Але їх хвилюють витрати. І це знаходить висвітлення в наборі цілей, сформульованих як надання конкретних послуг у рамках визначених бюджетних обмежень.
Цілі великих організацій різноманітні. Для того, щоб одержати прибуток потрібно сформулювати ціль в таких областях, як частка ринку, розробка нової продукції, якості послуг, підготовка і добір керівників і навіть соціальна відповідальність.
Некомерційні організації також мають різноманітні цілі, але більше уваги приділяють соціальній відповідальності.
2. Структура. Формальні організації складаються з декількох рівнів управління і підрозділів. Іншою назвою для підрозділів може бути термін „функціональні області”, які не слід змішувати з функціями управління. Поняття функціональна область відноситься до роботи, що виконує підрозділ для організації в цілому, наприклад, маркетинг, виробництво, навчання персоналу чи планування фінансів.
Структура організації – це логічні взаємовідносини рівнів управління і функціональних областей, побудовані за такою формою, яка дозволяє найбільш ефективно досягати цілей організації.
Необхідність у координації стає насущною, коли робота чітко поділяється і по горизонталі, і по вертикалі. Якщо керівництво не створить формальних механізмів координації, люди не зможуть виконувати роботу разом. Формулювання і повідомлення цілей організації в цілому і в кожнім її підрозділі представляють один з численних механізмів координування. Докладніше про створення організаційних структур буде сказано в окремому розділі.
3. Завдання. Ще одним напрямком поділу праці в організації є формулювання завдання. Завдання – це запропонована робота, серія робіт чи частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь установленим способом у заздалегідь установлений термін. З технічної точки зору, завдання пропонуються не працівнику, а його посаді. На основі рішення керівництва про структуру, кожна посада включає ряд завдань, що розглядаються як необхідний внесок у досягнення цілей організації. Вважається, що, якщо завдання виконується таким способом і в такі терміни, як це запропоновано, організація буде діяти успішно.
Характеристики завдань. Завдання організації традиційно поділяються на три категорії. Це робота з людьми, предметами (машинами, сировиною, інструментами), інформацією. Наприклад, на звичайному заводському контейнері робота людей складається з роботи з предметами. Завдання ж майстра – це, в основному, робота з людьми. У той же час, завдання казначея корпорації, в основному, зв'язані з інформацією.
4. Технологія – четверта важлива внутрішня перемінна – має набагато більш широке значення, чим традиційно вважається.
Соціолог Чарльз Перроу описує технологію як засіб перетворення сировини – будь то люди, інформація чи фізичні матеріали – в бажані продукти і послуги. Льюіс Дейвис, який писав про проектування робіт, пропонує подібний широкий опис: "Технологія це поєднання кваліфікаційних навичок, обладнання, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, необхідних для здійснення бажаних перетворень у матеріалах, інформації чи людях".
Завдання і технологія тісно пов'язані між собою. Виконання завдання включає використання конкретної технології як засобу перетворення матеріалу, що надходить на вхід, у форму, одержувану на виході.
Вплив технології на управління значною мірою визначалося трьома великими переворотами в технології: промисловою революцією; стандартизацією і механізацією; застосуванням конвеєрних збірних ліній.
Стандартизації – це використання стандартних взаємозамінних компонентів у виробництві.
Використання стандартних частин значно скоротило вартість виробництва і ремонтних робіт. На основі стандартизації побудоване масове виробництво товарів і послуг.
У серпні 1913 р. Г.Форд виступив з ідеєю пересування автомобіля, що збирається, за допомогою конвеєра так, щоб робітники залишалися на своїх робочих місцях. Завдяки застосуванню конвеєрних збірних ліній, час на зборку автомобіля марки "Ті" різко скоротився. Щоб оцінити ефективність цього винаходу, досить порівняти ціну автомобіля марки "Ті" до і після застосування конвеєрів. До застосування конвеєрного методу зборки – оптова ціна була 2100 дол., а в 1918 р. роздрібна ціна автомобіля складала всього 290 дол.
Стандартизація, механізація і збірні конвеєри мали глибокий вплив на характер управління.
5. Люди. Організація, і керівники, і підлеглі не що інше, як групи людей. Керівництво досягає цілей організації через інших людей. Отже, люди є центральним фактором у будь-якій моделі управління.
Існує три аспекти людської перемінної в ситуаційному підході до управління: поведінка окремих людей, поведінка людей у групах, характер і поведінка керівника, функціонування менеджера в ролі лідера і його вплив на поведінку окремих людей у групі. Як поводиться людина в суспільстві і на роботі є наслідком складного поєднання індивідуальних характеристик особистості і зовнішнього середовища.
Немає у світі двох людей з однаковим поєднанням характеристик. Отже, число потенційних конкретних характеристик практично нескінченне і ймовірність того, що два чоловіки будуть поводитися однаково в одній і тій же ситуації, практично дорівнює нулю.
Здібності. Люди відрізняються найбільше наочно індивідуальними здібностями. У одних більше здібностей до роботи друкування, програмування, керівництво роботою інших і т.д. Ці розходження пояснюються частково спадковістю. До них відносяться інтелектуальні здібності і деякі фізичні дані. Організації завжди використовують розходження в здібностях при рішенні яку роботу буде виконувати конкретний працівник.
Прихильність, обдарованість тісно пов'язані зі здібністю. Прихильність – це наявний потенціал людини у відношенні виконання будь-якої конкретної роботи. Будучи результатом – поєднання як природжених якостей, так і придбаного досвіду, прихильність, обдарованість стають начебто талантом, що відкривається у визначеній області. Вплив обдарованості особливо очевидно в таких областях, як музика і спорт. Прихильність у визначеній області полегшує придбання здібності ефективно виконувати конкретну діяльність. Прихильність до керування дуже важлива при визначенні кандидатів на навчання менеджменту.
Потреби. Потреби є внутрішнім станом психологічного чи фізіологічного відчуття недостатності будь-чого.
Базисні потреби – це, здебільшого, фізіологічні (їжа, питво, тепло), а також психологічні потреби причетності до суспільства чи групи людей. Багато людей, як уяв, мають потребу до влади і впливу, але це може довгий час не проявлятися, поки не будуть задоволені їхні базисні потреби.
Сподівання. Ґрунтуючись на минулому досвіді й оцінці поточної ситуації, люди формують сподівання щодо результатів своєї поведінки. Свідомо чи підсвідомо вони вирішують, наскільки ймовірно чи наскільки нереальне здійснення чогось значимого для них. Ці сподівання значно впливають на їхню сьогоднішню поведінку.
Якщо люди не очікують, що їхня поведінка, яку чекає від них організація, приведе до досягнення бажаних цілей чи задоволенню їхніх особистих потреб, вони, ймовірно, не будуть працювати ефективно.
Сприймання. Сприймання впливає на чекання і на інші аспекти поведінки. Для практичних цілей ми визначаємо сприймання як інтелектуальне усвідомлення стимулів, одержуваних від відчуттів. Сприймання визначає реальність і для конкретного індивідуума. Люди реагують не на те, що дійсно відбувається в навколишньому світі, а на те, що вони сприймають як дійсність. Не існує двох людей, які сприймають будь-що однаково. Сприймання визначає – чи відчуває людина потреби й які її чекання в даній ситуації. Те, що відбувається в дійсності впливає на поведінку тільки тою мірою, якою це сприймається самою людиною.
Керівництво не може обмежуватися створенням умов, що заохочують працівників прагнути до досягнення цілей організації. Керівництво повинне також повідомити працівникам, що бажана поведінка приведе до задоволення їхніх індивідуальних потреб.
Відношення. Точка зору. Ще один аспект розходжень між людьми – це їхнє відношення до будь-чого чи соціальні установки. Видатний соціальний психолог Дерил Вем визначає відношення як "те, що подобається і те, що не подобається, як нашу ворожість чи прихильність до предметів, чи до груп будь-яких сприйманих аспектів навколишнього середовища".
Відносини формують наше необ'єктивне сприйняття навколишнього середовища і тим самим впливають на поведінку. Прикладом цього можуть служити расові чи інші забобони. Відношення до роботи є важливим фактором, що визначає, як люди будуть реагувати на зміну умов роботи й її тривалості, стимулювання праці.
Цінності. В той час, як відношення є конкретним переконанням чи почуттям у переломленні до тих чи інших аспектів навколишнього середовища, цінності – це загальні переконання, віра з приводу того, що добре і що погано, чи що байдуже в житті. "Терпіти не можу ручну працю" – це відношення. "Завзято трудиться – це добре" – це цінність, "Бути багатим краще, ніж бідним", "Демократія краще диктатури" і т.д. Цінність завжди припускає суб'єктивне ранжирування по важливості, чи якості по визнанню чогось благом.
Цінності, як і багато інших індивідуальних характеристик, здобуваються за допомогою навчання. Їм навчають у школах, навчальних закладах, їх виховують у дітях батьки, вони зміцнюються в інших соціальних контактах і навіть через засоби розваги і дозвілля.
Організація й їхні керівники, мають цінності, що існують у культурі даного суспільства. Конкретні цінності керівників, особливо вищої ланки, часто відчуваються в усій організації і відбиваються з меті і політиці.
Кожна організація установлює свою власну систему цінностей, ця система складає організаційну культуру чи моральний вигляд організації – власна мораль, звичаї і табу.
Вплив середовища на особистість і поведінку. Вище наведені характеристики визначають індивідуальність людини. Особистість виявляється через характеристики окремої людини і її поведінку, які згруповані таким чином, що відбивають унікальний характер пристосування даного індивіда до навколишнього середовища.
Психологія традиційно описувала поведінку людини з погляду окремих властивостей особистості, таких як агресивність, рішучість чи нерішучість, чесність, упевненість у власних силах, відкритість чи замкнутість. До 70-х років психологи вважали, що ці риси є постійними в усіх ситуаціях. Сьогодні багато психологів (Уолтер Мінель) затверджують, що поведінка людини залежить від ситуації. Це вказує на важливість створення такого навколишнього оточення на роботі, яке підтримувало б тип поведінки, бажаний для організації. У такий спосіб керівники повинні удосконалювати свої здібності, направляти поведінку працівників так, щоб домогтися цілей організації, використовуючи людей, які мають риси, бажані для виконання даної задачі, і в той же час створити робоче середовище, що сприяло б підтримці цих рис.
Робоче середовище – ця деяка сукупність усіх внутрішніх перемінних, які за допомогою процесу управління модифіковані і пристосовані до потреб організації.
Два аспекти навколишнього середовища – групи й управлінське лідерство.
Групи. Вони впливають на поведінку конкретних людей, формуються спонтанно.
Члени групи формують поділювані ними установки, цінності й чекання, пов'язані з розумінням норм поведінки.
Нормою називають стандарти поведінки, визнані прийнятними в даних умовах. Групові норми можуть сприяти чи протидіяти досягненню формальних цілей організації. Норми, що сприяють досягненню формальних цілей - висока цінність колективізму, відкритість у спілкуванні.
Лідерство. Щоб бути ефективним менеджером, необхідно бути й ефективним лідером. Лідерство – це засіб, за допомогою якого керівник впливає на поведінку людей, змушуючи їх поводитися певним чином.
Стиль керівництва, лідерство відбиває цінності і погляди менеджера, його відношення до підлеглих, його самооцінку й особистість. Селективність конкретного стилю залежить від ситуації, що включає зміст виконуваної роботи й індивідуальні характеристики підлеглих.