7. 4.Организация учета обмена почты

Учет почтового обмена выполняется отдельно по простой корреспонденции, заказной, внутренним письмам и бандеролям с объявленной ценностью и международным отправлениям с объявленной ценностью, посылкам, переводам, периодическим печатным изданиям. Кроме этого, внутренние и международные простые, заказные отправления, посылки учитываются отдельно. Также отдельно ведется учет внутренних почтовых отправлений, которые пересылаются в пределах области и тех, что пересылаются за пределы области. Для Севастопольской и Киевской дирекций почтовой связи в категорию отправлений, которые пересылаются в пределах области, следует учитывать городские отправления.

Исходящая, входящая и транзитная простоя письменная корреспонденция всех категорий, в том числе платная, служебная и бесплатная, учитывается следующим образом:

• В отделениях связи, передвижных отделениях связи, пунктах связи со среднесуточным обменом до 300 простых писем и почтовых карточек по каждой группе обмена (исходящей, входящей, транзитной) ежедневным общим подсчетом.

• В отделениях связи, передвижных отделениях связи, пунктах связи со среднесуточным обменом более 300 простых писем и почтовых карточек по каждой группе обмена, а в почтамтах, узлах связи, отделениях перевозки почты со среднесуточным обменом до 5000 простых писем и почтовых карточек по каждой группе обмена – общим подсчетом на протяжении 7 дней каждого месяца. При возможности учет простой корреспонденции в этих структурных подразделениях филиалов предприятия почтовой связи разрешается выполнять ежедневным подсчетом.

• В почтамтах, узлах связи, отделениях перевозки почты со среднесуточным обменом более 5000 простых писем и почтовых карточек - ежедневным взвешиванием. Разрешается вести учет в этих структурных подразделениях филиалов предприятия почтовой связи общим подсчетом простой корреспонденции на протяжении 7 дней каждого месяца.

Для определения величины среднемесячного обмена простой письменной корреспонденции обща сумма по каждой группе обмена (исходящей, входящей, транзитной), делится на 7 и полученный среднесуточный обмен умножается на количество дней отчетного месяца. Например, за 5,7,10,15,25,30 числа июня количество исходящих писем равнялось 2600,3400,3230,3370,2900,3115,2985 соответственно, а всего – 21600.Тогда обмен в июне месяце среднесуточный обмен составляет: 21600:7=3086 писем, а за июнь – 3086*30=92580 писем.

В почтамтах, узлах связи, зональных узлах, отделениях перевозки почты, где учет простой письменной корреспонденции выполняется путём взвешивания, общий вес переводится в количество отправлений, исходя из среднего количества писем и почтовых карточек, которое содержится в одном килограмме. Это среднее количество писем и почтовых карточек устанавливаетсяна период не менее 5 летдля предприятия связи, а именно –110 штук в 1 кг.

Учет количества почтовых отправлений на всех этапах его прохождения выполняется по схемам, приведенным на рис.7.1 и рис.7.2. Учет осуществляется в соответствии с установленными инструкциями и правилами заполнения формы 2а. Учет количества писем, карточек, бандеролей выполняется на исходящем и входящем этапах во всех отделениях почтовой связи, где фиксируется количество простых, заказных и ценных писем. Как видно из схемы, учету подлежат отдельно внутренние (внутри Украины) и международные почтовые отправления. Внутренние, в свою очередь, учитываются по территории их прохождения: отдельно внутри области и за пределами области. Кроме этого, каждый вид почтовых отправлений еще подлежит учету по критерию формы оплаты: платные и служебные, бесплатные. Количество служебных почтовых отправлений должно быть зафиксировано для отнесения их стоимости на затраты предприятия, а бесплатные почтовые отправления фиксируются для последующего отображения в финансовых документах предприятия взаиморасчетов с бюджетными организациями.

Основой для учета регистрируемых почтовых отправлений является первичная документация, формы которой утверждены в 1998 году:

• Тетрадь формы №1 –исходящие заказные письма, почтовые карточки и бандероли; форма №103 – списки на сдачу исходящих отправлений юридическими лицами; реестры формы №11 – книга для записи входящих отправлений (заказных, правительственных); форма №8 для сообщений, которые выдаются (входящих); реестры формы №11для записи транзитных отправлений, которые приписывают к документам поименно.

• Тетрадь формы №1, операционный дневник кассового аппарата – внутренние исходящие ценные письма и бандероли с объявленной ценностью и международные исходящие отправления с объявленной ценностью, мелкие пакеты, посылки.

• Накладные формы №16 – исходящие служебные письма с объявленной ценностью с расчетными документами и документами, которые отправляются в адрес Центра обработки и контроля переводов; письма с объявленной ценностью со сверхлимитными остатками и сопровождение (подкрепление) денежной наличности; входящие и транзитные ценные письма.

• Тетрадь формы №1 или операционный дневник кассового аппарата – исходящие переводы; реестры формы №11 и накладные формы №16 входящие переводы, к накладным формы №16 приписывают заявления формы №58 для перечисления сумм от торговли.

• Реестры формы №10а – количество выплат пенсий и помощи.

• Накладные типографий (издательств) исходящие периодические издания; сортировочные таблицы, реестры формы №11, накладные формы №16 – входящие периодические издания; накладные формы №33 – транзитные периодические издания;

• Накладные формы №16, перечень формы №34 и формы №35, фактуры формы №36 – транзитные мешки и пачки с корреспонденцией и периодическими печатными изданиями, страховые мешки и контейнеры с посылками, корреспонденцией и периодическими печатными изданиями.

Мешки с индексом “М”- это мешки с международными почтовыми отправлениями. В производственных подразделениях обработки и перевозки почты вся письменная корреспонденция упаковывается также в мешки, которые сопровождают специально оформленные документы. Такие мешки с почтовыми отправлениями называют страховыми мешками.

В дирекции специальной связи и её структурных подразделениях исходящие, входящие и транзитные пакеты, посылки и метизные упаковки учитываются общим подсчетом всех отправлений за каждый день. За каждый месяц подбивается итог. Основой учета является следующая первичная документация: реестры формы №1 и формы №1а и опись формы №7 фельдслужбы – исходящие почтовые отправления;реестры формы №5 – входящие;реестры формы №4, формы №4а и накладная формы №11 –транзитные, обработанные в стационарных предприятиях, а обработанные на маршрутах –ведомость учета отправлений на маршруте формы №6 или накладная формы №11.

Исходящие и входящие отправления международной ускоренной почты (EMS) без товарного вложения, с товарным вложением учитываются общим подсчётом за каждый день. За месяц подбивается итог. Основой для учета отправлений отправления международной ускоренной почты является следующая первичная документация: исходящих – ведомость принятых отправлений международной ускоренной почты, входящих –накладные формы №16, транзитных –накладные сдачи CN 37.