Одесса / Менеджмент ПЗ / Уч пос организ Почт связи / 2.Почт поток2.1-2.2 ДО

2. Почтовые потоки и система приема, обработки и доставки почтовых отправлений

2.1. Организация приема, вручения и доставки почтовых отправлений

Производственная деятельность системы почтовой связи заключается в предоставлении населению, предприятиям, организациям и учреждениям основных и дополнительных услуг. К основным услугам относятся все производственные операции, необходимые для организации обслуживания клиентов для перемещения в пространстве почтовых отправлений. Дополнительными услугами для населения являются: упаковка почтовых отправлений; за­полнение бланков сопроводительных адресов к посылкам, денежных переводов, описей вло­жения; написание адресатов и письменных сообщений; продажа или предоставление в аренду посылочных ящиков, доставка на дом почтовых отправлений, хранение посылок и бандеролей и др.

Для выполнения основных и дополнительных услуг в системе почтовой связи функцио­нирует сеть структурных подразделений почтовой связи. Структурные подразделения почтовой связи организуют производ­ственный процесс пересылки почтовых отправлений от отправителя к адресату, осуществля­ют техническую эксплуатацию и совершенствование средств автоматизации и механизации, обеспечивают все виды финансовой деятельности и экономическое взаимодействие со смеж­ными предприятиями, занимаются подготовкой кадров и повышением их квалификации.

В областях Украины и в Автономной республике Крым создаются региональные почтовые предприятия, а в областных городах и крупных промышленных центрах со­здаются почтамты. Почтамт является, как правило, самостоятельной струк­турной единицей, предоставляющей клиентуре всевозможные услуги почтовой связи, а также осуществляющей организационно-административное руководство подчиненными ему структурными подразделениями. Для приема, обработки, пересылки и вручения международных почтовых отпра­влений организуются центры международного почтового обмена.

На крупных железнодорожных станциях, аэропортах, водных пристанях создаются от­деления перевозки почты, осуществляющие обработку и обмен почты с магистральными транспортными средствами. В важнейших магистральных узлах в условиях концентрации больших объемов почтовых отправлений организуются зональные узлы, на которые возлагаются дополнительные функции по обработке большей части почтовых отправлений, принимаемых на территории почтовой зоны. Такой зональный узел может также производить прием и выдачу посылок и бандеролей укомплектованных в прямые партии и выполнять часть операций по обслуживанию клиентуры городского почтамта.

Наиболее близкими и доступными клиентуре являются отделения связи, предоставляю­щие практически все виды услуг почтовой связи. Отделение связи является самостоятельным производственным подразделением, производящим в ряде случаев обработку и обмен почто­вых отправлений. Как правило, на территории региона размещается несколько отделений связи. Для организационно-хозяйственного управления отделениями связи создаются город­ские узлы почтовой связи (ГУС) и районные узлы почтовой свя­зи (РУС). В областях с небольшой плотностью населения создаются межрайонные узлы связи (МРУС), осуществляющие административно-хозяйственное и функциональное руко­водство отделениями связи нескольких смежных районов. Образование МРУС в крупных городах способствует сглаживанию неравномерности нагрузки по часам суток и дням недели в городском почтамте или ЦОПП (Центр обработки и перевозки почты), что приводит к существенному повышению эффективности функционирования системы свя­зи в целом.

В крупнейших городах с большими объемами пересылаемой корреспонденции могут быть органи­зованы укрупненные доставочные отделения связи (УДОС), специализирующиеся на мото­ризованной доставке письменной корреспонденции и периодической печати по территории нескольких отделений связи.

В сельских местностях с небольшой плотностью населения обмен почты организуется посредством передвижных отделений связи. Для обслуживания сезонных работ и сезонных курортов временно создаются сезонные отделения связи.

В областных и республиканских городах для обслуживания крупных предприятий, ор­ганизаций и учреждений, имеющих значительные объемы входящей корреспонденции, со­здаются пункты городской служебной почты (ГСП), осуществляющие доставку письменной корреспонденции и периодической печати, в большинстве случаев моторизованным способом.

Почтовые отправления принимаются структурными подразделениями почтовой связи в соответствии с установленными Почтовыми правилами : в исправной упаковке; с чет­ким и полным адресом получателя и, если необходимо, отправителя; с нанесением необходи­мых почтовых реквизитов (содержание и примеры оформления почтовых отправлений пре­доставляются в пунктах приема почтовых отправлений); с оформлением сопроводительной документации при отправлении страховой корреспонденции.

При приеме регистрируемого почтового отправления выдается квитанция, подписанная работником связи шариковой ручкой или химическим карандашом, с обязательным нанесени­ем оттиска календарного штемпеля на обратной стороне и операционным номером квитанции. Квитанция, как правило, печатается с помощью ЭККА (электронного контрольно-кассового аппарата) или системы АРМ (автоматизированного рабочего места).

Сумма оценки писем, посылок не ограничивается и назначается отправителем в гривнях, но не ниже фактической стоимости вложения. Сумма оценки почтовых отправлений указывается на лицевой стороне почтового отправления и на сопроводительном адресе к посылке цифрами и в скобках прописью в полных гривнях. На страховых почтовых отправлениях, пересылаемых с описью вложения, сумма оценки, указанная на оболочке, должна соответствовать общей ценности, указанной в описи.

Основным назначением почтовой связи является предоставление наибольших удобств клиентуре. С этой целью почтовые отправления, адресованные гражданам, доставляются на дом. Доставке на дом подлежат: простые, заказные письма и почтовые карточки; про­стые, заказные и ценные бандероли; денежные переводы ограниченной стоимости; пенсии и пособия; почтовые отправления с наложенным платежом (кроме посылок) ограниченной стоимости; периодические издания. Основная масса доставляемой на дом корреспонденции опускается в абонентские почтовые ящики. Заказные письма, бандероли, уведомления о вру­чении телеграфных переводов при отсутствии адресата могут вручаться совершеннолетним членам семьи или соседям по квартире (дому) при наличии письменного согласия адресата. Доставка непосредственно на дом осуществляется в случае болезни или инвалидности полу­чателя, или его преклонного возраста при отсутствии проживающих совместно с ним других членов семьи, способных самостоятельно получать почту.

Доставка почтовой корреспонденции и извещений на регистрируемые почтовые отпра­вления предприятиям, организациям и учреждениям производится работниками ГСП или почтальонами в канцелярии, экспедиции, конторы, шкафы опорных пунктов, расположен­ных на первых этажах зданий. Вручение почтовых отправлений адресатам в этих случаях осуществляется представителями администрации.

Письма и почтовые карточки с отметкой «Вручить лично», «Судебная повестка», а также международные заказные письма и бандероли вручаются под расписку непосредственно адре­сату. Каждое регистрируемое почтовое отправление, которое не было вручено при первой доставке, доставляется повторно.

Непосредственно в отделении связи выдаются: переводы и ценные письма на сумму, установленной Почтовыми правилами; все почтовые отправления с наложенным пла­тежом, адресованные предприятиям, организациям, учреждениям; посылки; почтовые отправления, адресованные войсковым частям; международные посылки; письма с объявленной ценностью и мелкие пакеты; дефектные почтовые отправления; почто­вые отправления, не врученные при повторной доставке. О поступлении подобных почтовых отправлений адресат получает из учреждения связи письменное извещение и, если адресат не явился за получением по истечении пяти дней, выписывается повторное извещение. Вто­ричное извещение о получении телеграфных переводов, посылок, ценных писем офор­мляется через три дня после вручения первичных извещений. По истечении установленного срока для хранения невостребованная корреспонденция возвращается по обратным адресам.

Почтовые отправления выдаются в учреждениях связи после предъявления документа, удостоверяющего личность адресата. При получении страховой почты адресат заносит в соответствующие почтовые документы требуемые реквизиты из удостоверения личности.

2.2. Почтовый обмен и почтовые потоки

Одним из основных показателей, характеризующих производственную деятельность структурного подразделения почтовой связи, является почтовый обмен- число почтовых отправлений, принятых, обработанных и переданных по назначению за определенный интервал времени. В зависимости от источника их поступления и направления перемещения различают исходя­щий, входящий и транзитный почтовый обмен, так как каждый из них требует специфической технологии обработки.

Исходящий почтовый обмен составляют почтовые отправления, принятые от клиентуры и подготовленные к пересылке по назначению. Рост величины исходящего обмена указыва­ет на необходимость увеличения производственных мощностей структурного подразделения связи, а также развития отрасли почтовой связи в целом, то есть, свидетельствует о повышении спроса насе­ления и всех других сфер производственной и общественной деятельности на указанную услугу.

Входящий почтовый обмен образуют почтовые отправления, поступающие в учрежде­ния связи для вручения адресатам. Хотя в целом для отрасли входящий обмен равен исходящему обмену, однако, для отдельного структурного подразделения связи величина и структура их могут быть различными.

Почтовый обмен включает в себя также почтовые отправления, поступающие в структурные подразделения связи из других структурных подразделений для обработки и дальнейшей пересылки по назначению. Эта часть почтового обмена называется транзитным почтовым обменом. Его величина определяется в основном принципами системы обработки и пересылки почтовых отправле­ний, принятыми в отрасли почтовой связи. Снижение величины транзитного обмена в значительной степени способствует эффективности работы системы почтовой связи и каче­ству обслуживания клиентуры.

Каждый вид почтового обмена определяет почтовый поток — число почтовых отправле­ний одного вида, которые следуют в определенном направлении. Различают потоки исхо­дящих, входящих и транзитных почтовых отправлений (письма, посылки, бандероли, денежные переводы, перио­дическая печать). В соответствии с радиально-узловой структурой системы почтовой связи почтовые потоки подразделяются на магистральные, внутриобластные, внутрирайонные и городские. Структура, свойства и количественные характеристики почтовых потоков имеют первостепенное значение для рационального построения системы почтовой связи в городе, районе, области и в стране в целом.

Особое место отводится почтовым потокам, возникающим внутри крупных структурных подразделений связи, которые осуществляют обработку больших объемов почтовых отправлений нескольких видов. Полная информация об этих потоках позволяет произвести оптимальный выбор и раз­мещение почтообрабатывающего оборудования, что значительно повышает эффективность функционирования учреждения, а также дает возможность конструкторским организациям разрабатывать новые образцы почтовой техники, удовлетворяющие требованиям современ­ной почтовой технологии.

Характерными свойствами почтовых потоков является их неравномерность по времени и направлениям. Неравномерность во времени возникает под действием следующих факторов:

а) неравномерность приема корреспонденции от населения и предприятий по часам в сутки;

б) неравномерность в движении магистрального и местного транспорта;

в) неравномерность поступления периодических изданий по часам в сутки и неделям месяца;

г) сезонные колебания спроса на услуги почтовой связи (различные товары и продукты, праздничные потоки).

Неравномерность поступления почтовых отправлений оказывается тем сильнее, чем меньше интервал времени, за который она изучается. Динамика почтового обмена по ча­сам в сутки выражена более резко, чем по дням недели и по месяцам. Для количественной оценки стохастического (случайного) процесса поступления почтовых отправле­ний вводится понятие величины нагрузки.

Нагрузка — это число почтовых отправлений, поступающих на обработку в цеха, участки структурных подразделений в течение определенного интервала времени. Нагрузка , фактически обработанная за данный промежуток времени, составляет почтовый обмен. Для нормально функционирующего структурного подразделения почтовый об­мен в течение суток должен быть равен нагрузке. Разрыв между обменом и нагрузкой из-за неравномерности ее поступления может наблюдаться лишь в отдельные часы суток. Величи­на нагрузки определяет объем производственной деятельности структурного подразделения, обеспечивающей требуемую пропускную способность всех его технологических цепочек. Особенно большое значение для эффективной организации технологических процессов имеет изучение колебаний нагрузки по часам суток. Степень неравномерности нагрузки по часам суток оценивается коэффициентом концентрации i-го часа суток:

K_часi =Q_часi/Q_сут ,

где Q_часi — нагрузка i-го часа суток (i = 1, 2... 24); Q_сут — нагрузка за сутки.

Очевидно, что .

Практическое значение для технико-экономических расчетов имеет коэффициент кон­центрации часа наибольшей нагрузки:

K_чнн = Q _чнн/Q_сут ,

где Q _чнн- нагрузка в час наибольшей нагрузки. Исходя из величины Q_чнн, осуществля­ется выбор необходимого числа рабочих мест и технических средств обработки почтовых отправлений.

Коэффициент концентрации нагрузки нескольких видов почтовых отправлений (письма, посылки, переводы), обрабатываемых на одном рабочем месте, может быть рассчитан из выражения:

K_часi=

где Q_ji — нагрузка i-го часа суток для j-го вида почтового отправления; t_j, — норма времени на обработку одного почтового отправления j-го вида; Q_сутj — суточная нагрузка по почтовым отправлениям j-го вида.

При проектировании технологических процессов на новых предприятиях пользуются ко­эффициентами K_чнн по отдельным технологическим операциям и видам почтовых отпра­влений. Так, K_чнн на этапах поступления и отправки принимают в пределах 0,2...0,3, а на внутрипроизводственных этапах обработки 0,1... 0,2.

При расчете количества рабочих мест и технологического оборудования следует прини­мать во внимание суточные колебания нагрузки, то есть, рассчитывать коэффициент суточной неравномерности по дням недели:

K_сутi=Q_сутi/,

где Q_сутi — суточная нагрузка i-го дня недели; — среднесуточная нагрузка за неделю.

Очевидно, что .

Более точное значение коэффициента суточной неравномерности можно получить для более длительного интервала, например, за год :

K_сутi=Q_сутi/,

где Q_сутi - величина суточной нагрузки i-го дня года; -среднесуточная нагрузка за год.

В последнем случае необходимы длительные наблюдения и трудоемкая обработка значи­тельного статистического материала. Вследствие этого идут, как правило, по менее сложному пути, рассчитывая коэффициенты месячной неравномерности нагрузки:

K _месi=Q _месi/,

где Q _месi — нагрузка i-го месяца; — среднемесячная нагрузка за год. Очевидно, что .

Поскольку число дней в месяце колеблется от 28 до 31, то целесообразно исчислять K _месi по средним значениям, полученным на основе статических величин:

К_месi=/

где -среднесуточная нагрузка i-го месяца; -среднесуточная нагрузка за год.

Для получения достоверных значений коэффициентов концентрации и неравномерности с требуемым уровнем точности, следует иметь достаточный объем статистического материала. Считаются вполне приемлемыми следующие интервалы наблюдений :

для K_часi — не менее 7 суток;

для K_сутi — не менее 4 недель;

для K _месi — не менее 3 лет.

Очевидно, что неравномерность нагрузки значительно усложняет организацию производ­ственного процесса в структурных подразделениях связи, требует привлечения дополнительной рабочей силы и почтообрабатывающей техники, что в целом увеличивает затраты на обработку почто­вых отправлений. Поэтому мероприятиям по сглаживанию нагрузки отводится важное место в организационной деятельности структурных подразделений почтовой связи. Например, выравниванию по­токов исходящей письменной корреспонденции способствуют:

а) увеличение частоты объездов маршрутов ГСП;

б) повышение частоты выемки писем из почтовых ящиков;

в) регулирование времени обмена на внутригородской сети;

г) проведение разъяснительной работы среди клиентуры с помощью телевидения, радио, наглядной агитации о досрочной отправке праздничной корреспонденции.

Существуют два подхода при выборе варианта организации производственного процесса с учетом неравномерности поступления почтовых отправлений. В первом главенствует прин­цип жесткого выполнения контрольных сроков обработки почты, то есть, количество почтообрабатывающих машин и мест ручной обработки исчисляется, исходя из величины наибольшей нагрузки. При этом имеет место низкая степень использования оборудования и живого труда даже при оптимальном планировании графиков рабочих бригад и очередных отпусков.

Второй подход допускает некоторое увеличение контрольных сроков обработки почтовые отправлений в моменты максимальной нагрузки в определенные дни при обязательном их выполнении для подавляющего большинства дней года. Здесь имеет место вполне обоснованный компромисс между устойчивостью и эффективностью производственного процесса.

Основной целью автоматизированного производственного процесса является обработка почтовых отправлений машинным методом. Однако эффективное использование машин возможно лишь при обеспечении равномерности их нагрузки, что в реальных условиях ра­боты структурных подразделений почтовой связи не вполне достижимо. Поэтому допускается обработка некоторого объема почты вручную при условии полной загрузки средств механизации и ав­томатизации. При расчете оборудования и рабочих мест ручной обработки следует вычи­слять плановую нагрузку то есть, учесть темпы роста (снижения) нагрузки. Так, среднесуточная нагрузка на плановый период

Q_{сут пл}= K_пл* Q_{сут факт} ,

где K_пл — коэффициент планового роста (снижения) нагрузки.

Важнейшим свойством почтового потока является неравномерность объемов почтовых отправлений по направлениям сортировки. Направление сортировки определяет закон фор­мирования групп однотипных почтовых отправлений, подлежащих доставке одному или нескольким структурным подразделениям почтовой связи — доставочным или транзитным. На основа­нии общей структуры системы почтовой связи, пропускных способностей магистралей и магистральных узлов связи, объемов обрабатываемой корреспонденции, а также с учетом административно-хозяйственного деления страны, существующих расстояний до адресатов и региональных природно-климатических зон разрабатываются планы направлений, как в целом по отрасли, так и отдельно для каждого структурного подразделения, осуществляющего сортировку почтовых отправлений. Важнейшим условием, которое следует учитывать при формиро­вании подобных планов, является изучение качественных и количественных характеристик неравномерности распределения почтовых отправлений по направлениям сортировки или различные вероятности направлений сортировки.

Причинами различных вероятностей направлений сортировки являются: не одинаковая плот­ность населения в различных регионах страны; неравномерное размещение промышленных предприятий по территории Украины; сосредоточение управленческих структур в областных центрах; концентрация почтовых потоков в почтамтах, располо­женных в местах пересечения магистральных путей. Поэтому при составлении планов на­правлений сортировки и определении объемов пересылаемой корреспонденции по каждому направлению необходимо предусмотреть мероприятия, позволяющие найти компромиссные решения, которые дают возможность получить более равномерное распределение потоков по направлениям, что приведет к повышению стабильности производственных процессов на почтообрабатывающих предприятиях, увеличит степень использования сложного почтообрабатывающего оборудования и повысит равномерность загрузки магистральных транспортных средств.

Для определения количественных характеристик распределения вероятностей поступле­ния почтовых отправлений по направлениям сортировки необходимо провести исследования почтовых потоков, направляемых в зональные центры связи и рассчитать инте­гральную функцию распределения, учитывающую неравномерность направлений сортировки письменной корреспонденции, посылок и бандеролей. Каждому направлению сортировки присваивается определенный номер j (j = 1, 2, 3,..., N), причем направление с меньшим номером имеет большую величину почтового потока. Для ранжирования таким образом ря­да направлений сортировки определяются их удельные веса в общем почтовом потоке. В результате может быть вычислена кумулятивная функция распределения количества почтовых от­правлений по направлениям сортировки:

F

,

О 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 j/H

Рис. 2.2.1. Кумулятивная функция распределения потоков

где a — коэффициент, учитывающий вид почтового отправления. Как показали исследова­ния потоков в странах СНГ, закон распределения вероятностей поступления почтовых отправлений по направлениям сортировки не зависит от вида почтовых отправлений и отличие заключается только в изме­нении параметра а: для письменной корреспонденции а = 0,74; для посылок а = 0,73, для бандеролей а = 0,84.

Поскольку каждый зональный центр имеет собственный план направлений и, сле­довательно, собственное число направлений сортировки, отличное, как правило, от N других зональных центров, то целесообразно представить интегральную функцию распределения в виде:

.

Таким образом, была получена однопараметрическая функция, обладающая свойством универ­сальности. Графики данной функции для трех значений параметров а (а = 0,74; а = 0,73, а = 0,84) представлены на рис. 2.2.1.

Значительный практический интерес представляет ранжированная дифференциальная функция распределения вероятностей поступления почтовых отправлений по направлениям сортировки:

.

О 10 20 30 40 50 60 70 80 90 j

Рис.2.2.2.

На рис. 2.2.2 приведена данная зависимость при о = 0,73 и N = 50, 70, 100. Практически количественная оценка направлений с различной вероятностью сортировки может быть использована при формировании плана направлений почты и оптимальном выборе структуры транспортно-распределительной системы почтосортировочных машин.

11