1.3 Формування різних значень поняття «документ» у документно-інформаційній науці зарубіжних країн

Назва "документаційно-інформаційна наука" застосована по відношенню до комплексу дисциплін або різних концепцій однієї дисципліни — документаційно- інформаційної науки: документації, інформатики, документалістики. Вони мають загальні історичні корені діяльності Міжнародного бібліографічного інституту, перейменованого пізніше в Міжнародний Інститут документації, і в Міжнародній федерації по документації (МФД), що виникла на базі цього інституту [11, 24]. Документація в розумінні МФД - "це збір і збереження, класифікація і підбір, поширення і використання різного роду документів".

Висунуте Полем Отле і втілене в життя визначення документації як практичної діяльності по збору, збереженню, обробці і наданню в користування документів спочатку одержало досить широке міжнародне визнання і поширення. Документація, що розуміється як практична діяльність, широко обговорювалася у виданнях Міжнародної федерації по документації. У різних країнах створювалися проекти й організовувалися центри документації.

У 50-60-ті рр. XX ст. у центр уваги фахівців — теоретиків і практиків документації — виступають поняття "інформації" і "комунікації". Починає усвідомлюватися той факт, що головною метою є не збір, збереження і надання документів, а забезпечення функціонування укладеної в документах інформації, її включення в систему суспільних комунікацій [11, с.25].

Значну роль у переорієнтації зіграла підвищена увага до можливостей ЕОМ по нагромадженню і пошуку інформації. Поняття "інформація" пережило друге народження в кібернетиці, ввійшло в число загальнонаукових категорій. Гостріше стала усвідомлюватися необхідність вивчення будь-яких каналів передачі інформації, не тільки документальних. Тому наука, що була покликана вивчати теоретичні і методичні проблеми інформаційно-комунікаційних процесів, стала називатися "інформаційною наукою". Документаційні центри й інститути перейменовувалися в інформаційні. У той же час у деяких країнах поряд з новою назвою продовжувала зберігатися стара. У поняття інформаційної і документаційної діяльності вкладався різний зміст. Міжнародні конгреси, конференції, співробітництво в міжнародних організаціях, таких, як Міжнародна федерація по документації і Міжнародна організація по стандартизації, сприяли зближенню позицій, формуванню єдиного підходу до кардинальних проблем. Тому багато учених вважають, що в результаті все-таки формується єдина наука, що всебічно розглядає проблеми теорії інформації і комунікації, організацію процесів збору, збереження і пошуку інформації.

У 1962 р. французький фахівець в області інформатики Ф. Дрейфус привів варіанти терміна "інформатика" на п'ятьох мовах: "іnformatіque" (франц.), "іnformatіcs" (англ.), "іnformatіck" (нім.), "іnformatіcs" (італ., исп.). Учений звернув увагу на те, що з двох термінів - "документ" і "інформація" - більш кращим є другий, а з можливих сполучень даної основи із суфіксами і закінченнями - "документалістіка", "інформатологія", "інформ-ведення", "інформзнання", "інформатика" - суспільна практика, як вищий критерій істини, вибрала останнє, тобто "інформатика".

Таким чином, із двох термінів "документ" і "інформатика" суспільна практика не виключає змісту, який властивий першому терміну, віддала перевагу другому і потім на його базі утворила цілую систему термінів, що позначають основні поняття в даній області: "інформація", "наукова інформація", "науково-інформаційна діяльність". В останні роки цей ряд поповнився новими термінами, такими як "адміністратор бази даних", "адміністратор Державного реєстру", тобто обличчя, що має прямий доступ до структури єдиної комп'ютерний базі даних. Поступово подібного роду терміни як би віддалилися від терміна "інформація", але по природі своєї вони всі тісно зв'язані, наприклад, "інформатор" (в англійській мові "іnformatіon offіcer", чи "офіцер інформації"), "інформатік", "реєстратор", "суб'єкт реєстрації", "заява-документ" у базі даних, "запит-документ" із бази даних, "витяг з документа" бази даних, "завірений витяг з документа" і інші подібні документи, створені засобами електронною зачислюваною технікою.

Протягом досить тривалого часу поняття "документація", зв'язане з терміном "інформація", перетерплювало зміни, уточнення. При цьому дослідники підкреслювали відмінність між документацією в зазначеному вище змісті від аналогічного терміна, використовуваного в бібліотечній справі і бібліографії.

З приводу визначення понять "документ" і "документація", відмінних від аналогічних термінів, використовуваних у бібліографії і бібліотечній справі, відзначається наступне.

Офіційно прийняте в 1951 р. визначення документації виконавчим бюро Асоціації спеціальних бібліотек США говорить: "Документація - це мистецтво:

а) створення документів;

б) поширення документів;

в) використання документів".

У 1955 р. Американський інститут документації провів конкурс на краще визначення поняття "документація". Найкращими були визнані наступні визначення:

- "Наука про упорядковане представлення і збереження записаних наукових знань, яка покликана розкривати ці знання у формі, зручної для їхнього швидкого використання і встановлення зв'язків між ними" (Г. Дайсон);

- "Процедура, завдяки якій накопичений запас знань можна використовувати для одержання нових знань";

- "Мистецтво, що забезпечує використання записаних спеціалізованих знань за допомогою їхнього представлення, репродукування, опублікування, поширення, збору, збереження, значеннєвого аналізу, організації і пошуку" (Э. Браунсон);

- "Документація полягає у встановленні придатності документів, їхній передачі і класифікації, а інформація - у збереженні, пошуку і поширенні документів" (І. Коббліц).

Таким чином, світове співтовариство під поняттям "документація" у широкому змісті цього слова має на увазі спеціальну діяльність по збору, обробці, збереженню, пошуку і поширенню документів, відмінну від бібліотечної справи і бібліографії.

У 90-х роках кінця XX століття з'явився новий термін "електронний документ". Як правило, під електронним документом мають на увазі інформацію, зафіксовану не на паперовому, а на електронному носії. Головне питання полягає в доданні юридичної чинності такому документу.

"Проникнення" документів у всі сфери людської діяльності - науку, практику, освіту, управління тощо - зумовило об'єктивне зростання їх типо-видового розмаїття, формування документних потоків, масивів, систем документів і документації. Поняття "документ" набуває багатозначності. Через переважання процесів диференціації над процесами інтеграції протягом багатьох століть інтенсивніше розвиваються наукові дисципліни, що вивчають специфіку створення та функціонування окремих видів і типів документів. Поняття "документ" розглядається в різних концепціях по-різному, формуючи переважно самостійні, хоча й суміжні та споріднені напрями документознавчих досліджень.