Вимоги до організації аптечного складу

Аптечний склад (база) має бути розміщений в окремій бу­дівлі або в ізольованому відокремленому приміщенні з окре­мим входом. Приміщення повинно розміщуватися в капіталь­ній споруді (у нежитлових будинках) і відповідати вимогам бу­дівельних, протипожежних, санітарно-протиепідемічних норм. Аптечний склад повинен мати виробничі та службово-побу- тові приміщення.

Виробничі приміщення - це площі (або зони) для прийман­ня і зберігання різних груп лікарських засобів, допоміжних ма­теріалів і тари та їх відпуску.

Загальна площа приміщень повинна складати не менше 250 кв. м. Для лікарських засобів, що потребують особливих умов зберігання (отруйні, наркотичні, психотропні, вибухоне­безпечні, вогненебезпечні, легкозаймисті, термолабільні, імуно- біологічні, лікарська рослинна сировина), виділяють окремі при­міщення (або зони), які мають певні особливості обладнання.

Приміщення, де безпосередньо здійснюється зберігання лі­карських засобів, обладнуються шафами, стелажами, холодиль­никами, сейфами та іншим необхідним обладнанням. У при­міщеннях має підтримуватись певна температура і вологість повітря, що постійно контролюються.

Для підтримання чистоти приміщення обладнуються при­пливно-витяжною вентиляцією та здійснюється щоденне во­логе прибирання із застосуванням дезінфекційних засобів.

До службово-побутових приміщень належить кімната пер­соналу та приміщення (або окрема шафа) для господарського інвентаря.

Стан виробничих приміщень, їх розміри та площа мають за­безпечувати послідовність технологічного процесу (прийман­ня, контроль якості, зберігання, відпуск лікарських засобів).

Організаційна структура аптечного складу

Модель організаційної структури аптечного складу (бази) визначається суб’єктом підприємництва самостійно і залежить від площі приміщень та обсягу роботи.

Основними відділами аптечного складу є приймальний від­діл, оперативні (товарні) відділи, відділ експедиції. Серед опера­тивних відділів обов’язково відокремлюють відділ зберігання отруйних, наркотичних, психотропних лікарських засобів. Інші оперативні відділи виділяють залежно від фізико-хімічних влас­тивостей лікарських засобів і впливу на них факторів зовніш­нього середовища (наприклад, відділ готових лікарських засо­бів, відділ зберігання ін’єкційних лікарських засобів, відділ збе­рігання галенових лікарських засобів, відділ зберігання пере­в’язувальних засобів, засобів санітарії і гігієни, відділ зберіган­ня тари і допоміжних матеріалів). Також на аптечному скла­ді виділяють транспортний відділ та інші допоміжні відділи (фасувальний, пакувальний). Важливе місце займають відді­ли (сектори), які безпосередньо не пов’язані з рухом товару, а виконують функції управління (відділ маркетингу, бухгалте­рія, юридичний відділ, обчислювальний центр).

Штат аптечного складу (бази) представлений адміністра­тивно-управлінським персоналом (завідувач аптечного скла­ду, заступник завідувача, керівники (завідувачі) відділів та їх заступники), виробничим персоналом (провізор, фармацевт, молодший фармацевт), допоміжним персоналом (укладальник- пакувальник, санітарка-мийниця). Посади керівників відділів та їх заступників мають право займати молодші спеціалісти (тобто фармацевти).

Крім того, на складі працюють водії, експедитори, вантаж­ники, робітники служби охорони, оператори ПК, бухгалтери, економісти, спеціалісти з маркетингу.

Приймальний відділ. Порядок приймання товару на аптечному складі

Приймальний відділ є найважливішим структурним під­розділом аптечного складу (бази).

Він виконує такі функції:

• здійснює приймання товарів, які надходять на аптечний склад згідно з укладеними договорами постачання (контрактами);

• здійснює оперативний контроль за надходженням ванта­жів і розшук вантажів, які своєчасно не надійшли до складу;

• документально оформлює надходження товарів та їх пе­редачу до відповідних оперативних (товарних) відділів, здій­снює облік цих товарів.

Усі товарно-матеріальні цінності постачаються на аптеч­ний склад згідно з укладеними договорами.

Договір постачання - це угода, згідно з якою продавець повинен передати у зазначений термін певні товари покупцеві, а покупець - здійснити приймання товару та оплатити його. У договорі мають бути вказані такі реквізити:

• дата укладання договору;

• найменування покупця та продавця;

• найменування товару, його ціна, кількість;

• загальна вартість;

• вимоги до якості товару;

• термін та умови постачання;

• порядок і строки розрахунків;

• банківські реквізити;

• юридичні адреси сторін;

• відповідальність за порушення умов договору;

• термін дії договору;

• підписи сторін.

Договір укладається, як правило, строком на один рік. Оскільки лікарські засоби є специфічним товаром, то згідно з особливими умовами поставки медичної продукції вони повинні надходи­ти на аптечний склад із залишковим терміном придатності не менше 80% (від загального терміну придатності, що вказаний на етикетці), а для бактерійних препаратів, стоматологічних та полімерних матеріалів - не менше 50% від терміну придат­ності. Медична продукція зі строком придатності понад два роки може відвантажуватися покупцеві, якщо залишковий тер­мін придатності становить не менше 1,5 року. Постачання ме­дично-фармацевтичної продукції з меншим залишковим тер­міном придатності дозволяється лише за згодою покупця.

Приймання товарів на аптечному складі безпосередньо здій­снює приймальна комісія, яка складається не менше ніж з трьох осіб. Головою приймальної комісії є завідувач приймального відділу або його заступник, членами комісії є завідувачі від­повідних оперативних відділів. Також до складу комісії може бути включено представника організації-постачальника або не- зацікавлену особу (працівника аптечного складу, який не є ма­теріально відповідальною особою). У складі приймальної ко­місії повинна бути уповноважена особа, яка здійснює вхідний контроль якості лікарських засобів.

Приймальна комісія виконує такі обов’язки:

• приймає товар за кількістю, якістю, вартістю;

• оформляє документи з приймання;

• вирішує питання про подальші дії у разі порушення умов договору постачання.

При надходженні товару приймальна комісія спочатку пе­ревіряє наявність необхідних супровідних документів: товар­но-транспортної накладної (рахунку-фактури), сертифікатів якості на кожну серію лікарських засобів, податкової накладної.

Увесь товар перераховують або переважують, звіряючи фактичну наявність з даними, що вказані в товарно-транспортній накладній. Після цього уповноважена особа здійснює вхідний контроль якості і оформляє реєстр лікарських засобів (додаток 6), які надійшли до суб’єкта господарювання, даючи до­звіл на реалізацію товарів.

Факт приймання фармацевтичної продукції підтверджу­ється складанням «Приймального акта». Якщо при прийманні товару виявлені розбіжності у кількості та якості продукції, то комісія складає «Акт про виявлені розбіжності у кількості та якості при прийманні товару» (додаток 4).

У разі виявлення сумніву щодо якості товару відібрані зраз­ки передають до контрольно-аналітичної лабораторії, що під­порядкована Держлікслужбі, для отримання протоколу ана­лізу. Ці документи складають у двох примірниках (один зали­шається на аптечному складі, другий надсилається постачаль­никові). Товари, що прийняті комісією, передаються до відпо­відних оперативних (товарних) відділів на підставі акта приймання-передачі.

Особливу увагу приділяють прийманню наркотичних, пси­хотропних лікарських засобів і прекурсорів списку № 1 табли­ці IV і спецбланків форми № 3. Для приймання цих товарів, згідно з наказом керівника аптечного складу, створюється по­стійна комісія у складі не менше п’яти осіб (зокрема і з дублю- вальним складом членів), головою якої є заступник керівни­ка аптечного складу. У разі відсутності заступника керівника очолює комісію особисто керівник аптечного складу.

Комісія здійснює суцільну перевірку наркотичних, психо­тропних лікарських засобів, прекурсорів і спецбланків форми № 3, що надійшли від постачальників, на відповідність їх на­йменувань, якості, кількості, ваги та ін. даним, вказаним у су­провідних документах.

Результат приймання обов’язково оформлюється «Актом приймання наркотичних, психотропних лікарських засобів та прекурсорів від постачальників» (додаток 5).