СОЗДАНИЕ БД В MICROSOFT ACCESS

1.5. Ввод данных в базу данных

После того как завершено проектирование структуры базы данных, БД описана, можно приступать к вводу данных. Это можно сделать как сразу по окончании описания структуры таблицы, так и потом.

Ввод и корректировка данных в режиме «Таблица»

Как отмечалось выше, чтобы сразу после описания структуры таблицы вводить данные в эту таблицу, надо щелкнуть по кнопке «Вид» и выбрать «режим таблицы». После сохранения описания таблиц, она высвечивается на экране в табличном виде (первая строка этой таблицы содержит имена полей таблицы, вторая – пустая, в которую и вводятся данные).

Для того чтобы попасть в режим «Таблица» для ввода данных в уже существующую таблицу надо в окне базы данных на вкладке «Таблицы» позиционироваться на строке, соответствующей названию требуемой таблицы, и нажать кнопку «Открыть». Каждая таблица содержит пустую запись, которая следует за последней существующей записью и предназначена для ввода новых данных (эта запись отмечена слева символом «звездочка» (*)). Позиционироваться на эту запись можно разными способами, например, нажав соответствующую кнопку в инструментальном меню или просто мышью. После чего следует ввести требуемые данные с клавиатуры.

В Access для рационализации процесса ввода данных в БД можно использовать свойство поля «Значение по умолчанию». Свойство «Значение по умолчанию» позво-

ляет указать значение, которое будет автоматически вводится в поле при создании новой записи. В качестве значения по умолчанию чаще всего выбирается то значение, которое чаще всего встречается в записях БД. Например, для значения поля «Должность» в таблице, содержащей сведения о сотрудниках вуза, это будет «доцент».

Обычно в качестве значения по умолчанию указывается постоянное значение, однако можно использовать и выражение. Например: для ввода текущей даты можно ввести выражение

=Date(),

использующее функцию «Date()», выводящую текущую дату.

Если функция используется в выражении по умолчанию, то значение соответствующего поля может быть в последствии изменено вручную.

Выражения, которые используются в качестве значений по умолчанию, не должны содержать ссылки на элементы управления и другие поля, а также функции, определенные пользователем.

Выражения могут записываться непосредственно или строиться с помощью "По-

строителя выражений".

Надо с осторожностью относится к использованию значений по умолчанию.

Использование масок для ввода данных

Об использовании масок ввода уже немного говорилось в разделе «Создание таблиц». Рассмотрим некоторые другие примеры. Можно использовать маски для ввода конфиденциальной информации (если использовать маску типа "пароль", то вместо символов, введенных в поле, на экране будут изображаться звездочки (*)).

Если, например, в институте принято обозначение студенческих групп, включающее две заглавные буквы, дефис и три цифры, то для этого поля можно использовать следующую маску ввода:

>LL\-000

29

СОЗДАНИЕ БД В MICROSOFT ACCESS

При этом не надо будет переключаться при вводе в верхний регистр, в качестве двух первых символов можно будет ввести только буквы, а последних трех – только цифры. Знак «-» вводиться и храниться в записях БД не будет, он присутствует только в маске при вводе и выводе данных.

Для ускорения ввода данных в текущее поле таблицы могут быть использованы определенные комбинации клавиш:

Запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи.

1.6Контрольные вопросы

1.Что в Access называется базой данных?

2.К какому классу относится СУБД Access?

3.Каковы особенности реляционной модели данных?

4.Как создать новую базу данных в Access?

5.Как добавить новый объект в существующую базу данных?

6.Какие способы создания таблиц Вы знаете? В каких случаях следует использовать каждый из них?

7.Какие типы полей допустимы в Access? Каковы особенности работы с полями каждого из этих типов?

8.Какие способы создания полей подстановки Вы знаете? В каких случаях следует использовать каждый из них?

9.Какие преимущества дает использование полей подстановки?

10.Какие ограничения накладываются на имена полей?

11.Что называется ключом таблицы? Какие разновидности ключей вы знаете?

12.Какими способами можно создать ключ?

13.Является ли наличие ключа в таблице Access обязательным?

14.В каких случаях задание ключа является обязательным?

15.Какими специфическими особенностями обладает поле типа «счетчик»?

16.Какие свойства полей Вы знаете? Приведите примеры их использования.

17.Как можно изменить структуру существующей таблицы?

18.Как можно задать объединение таблиц? Какие способы объединения Вы знаете? Как можно изменить тип объединения?

19.Что такое «ограничения целостности»?

20.Какие виды ограничений целостности Вы знаете?

21.В чем важность задания ограничений целостности?

22.Что такое «ограничение целостности связи» и как они могут задаваться в Access?

23.Какие способы задания ограничений целостности в Access Вы знаете?

30