СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В ACCESS

4.6. Разновидности отчетов

Кроме отчетов табличной формы, о которых шла речь выше, в практике используются и другие формы отчетов, и Access позволяет легко их создавать.

4.6.1. Создание отчета анкетной формы

Для создания отчета анкетной формы (рис. 4.36) надо: 1.В окне базы данных выбрать вкладку «Отчеты». 2.Нажать кнопку «Создать».

3.В диалоговом окне «Новый отчет» выбрать «Автоотчет: в столбец» (рис. 4.35);

в этом случае каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

Рис. 4.35. Создание отчета анкетной формы

Рис. 4.36. Фрагмент документа анкетной формы

106

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В ACCESS

После того, как отчет приобретет нужный вид, его следует сохранить. Для этого можно либо выполнить команду «Файл–Сохранить как», либо попытаться закрыть отчет и на вопрос о том, следует ли сохранять сделанные изменения ответить утвердительно, после чего дать отчету имя.

4.6.2. Создание отчетов в виде «этикеток»

Отчеты формы «этикеток» называются также «почтовыми наклейками» или в английской нотации «Label». Такого типа отчеты обычно включают небольшие число полей, имеют компактный размер (на одном листе размещается несколько экземпляров этикеток, обычно размещаемых в несколько колонок). Такие отчеты могут использоваться для создания ценников, беджей и т. п. Для создания таких документов может использоваться специальный мастер по созданию почтовых наклеек.

Предположим, что надо отпечатать беджи для каждого из преподавателей. «Этикетка» будет включать поля ФИО и ДОЛЖНОСТЬ, содержащиеся в таблице СОТРУДНИК, и НАЗВАНИЕ_КАФЕДРЫ_КРАТКОЕ, содержащиеся в таблице КАФЕДРЫ. Создадим предварительно запрос (рис. 4.37) для отбора именно этой информации и используем его в качестве источника для формирования создаваемого отчета.

Рис. 4.37. Создание запроса. Подготовительный шаг

После этого создадим новый отчет, выбрав мастер «почтовых наклеек» (рис. 4.38).

Рис. 4.38. Создание отчетов типа «этикета». Шаг 1

107

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В ACCESS

На следующем шаге можно выбрать либо какой-то подходящий размер этикетки из списка стандартных этикеток, либо задать нужный размер самостоятельно (что мы и сделаем; отметив галочкой параметр «наклейки других размеров» (рис. 4.39).

Рис. 4.39. Создание отчетов типа «этикета». Шаг 2

Далее можно задать размер самой этикетки, поля, расстояние между этикетками

(рис. 4.40).

Рис. 4.40. Создание отчетов типа «этикета». Шаг 3

108