22Кадровое делопроизводство.Оформление трудовых книжек и личных дел

Трудовые отношения работника и работодателя в РФ регулируются ТКРФ. Все этапы трудового цикла от приема до увольнения подлежат документированию.

Документы по личному составу – док-ты, характеризующие правовую, трудовую, служебную деятельность работника. Это совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника

Прием на работу при наличии вакантных должностей предусмотрено штатным расписанием.

Виды документов по личному составу: трудовая книжка, личное дело, личные регистрационные карточки, заявления, трудовые договоры, автобиографии, копии документов об образовании

Резюме или анкета. Рекомендательные письма или характеристикаПрием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Основанием для приема на работу является заключенный письменный трудовой договор и заявление о приеме на работу. При необходимости заполняется личный листочек по учету кадров, пишется автобиография, заводится досье.Технологическая цепочка при устройстве на работу

1. получение резюме. Изучение документов, собеседование или анкетирование, информирование кандидатов о будущей должности, служебных обязанностях, знакомство с уставом, коллективным договором, положением и должностной инструкцией под роспись

2. заполнение заявления, автобиографии, трудового договора, предъявление документов об образовании, трудовой книжки, рекомендательных писем.

3. издание приказа о приеме на работу, ознакомление работника с приказом

4. заведение личного дела, личной карточки формы Т-2, личного счета по зарплате

5. внесение фамилий в первичные учетные бух документы, запись в трудовой книжке., соответствующая приказу

26Организация работы с документами. Регистрация, исполнение и контроль за документами.

Организация – создание оптимальных условий для всех видов работы с документами

Регистрация – присвоение документу индекса с последующей записью кратких данных в нем в журнале регистрации, карточке, или памяти ПК.

3 формы регистрации: - централизованная (ф-ии секретаря-референта, регистрация входящих и исх. док-тов)

- смешанная

- децентрализованная

Регистрация должна быть однократной. Входящие док-ты регистрируют в день поступления, исходящие – в день подписания

Док-ты при регистрации делятся на несколько групп: входящие, исходящие, внутренние, коммерческие договоры, срочные док-ты, журнал регистрации с грифом ДСП

Журнал регистрации включает графы: индекс док-та, адресат, дата, автор док-та (для вход), резолюция между адресатом с текстом сверху справа, исполнитель, срок исполнения (10 дней)(срочные – 3 дня), отметка об исполнении, номер дела

Контроль за документами – обеспечение исполнения тех документов., которые поставлены на контроль

Этапы обработки документов:

1. входящие

   1. делятся на регистрируемые и нерегистрируемые

   2. проверка адресов, наличие приложения

   3. регистрация в журнале (карте) или ПК

   4. резолюция руководителя (кто исполняет, до какого срокак)!

   5. направление на исполнение

   6. контроль за исполнением

2. исходящие

   1. составление проекта исполнителем

   2. согласование проекта

   3. оформление по ГОСТу службой ДОУ

   4. подписание руководителем

   5. отправка адресату

   6. подшивка 2-го экземпляра в дело

Внутренними наз документы, которые составляются, исполняются и хранятся на самом предприятии

К внутренним док-там относятся: приказы, распоряжения, указания, организационные документы: уставы, положения, служебные записки, объяснительные записки, справки служебного характера

Этапы подготовки и оформления внутреннего док-та

Составление проекта, проверка правильности оформления (согласование док-та, визирование), подписание

Карточная регистрация дает возможность располагать регистрационные карточки по признакам формирования дела: хронологический, авторский, географический, корреспондентский, номинальный (по названию)

Компьютерная регистрация – наиболее удобный и оперативный вид регистрации, но возможна потеря инфо, поэтому необходимо дублировать в регистрационных журналах