ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ ДОУ

ДОУ - отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы со служебными документами.

Документ – материальный объект с инфо, закрепленной созданной человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

ДОУ – создание, передача и переработка документированной информации, необходимой для управления предприятием.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.

Одним из основных элементов ДОУ явл документирование. Эта запись осущ-ся по ГОСТу, установл правовыми и нормативными актами и имеет юридическую силу.

Юридическая сила документа – св-во документа, предоставленное ему действующим

законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

В результате документирования деятельности организации создается документ. Документы бывают личные и служебные, и имеют общие и специальные функции.

Общие ф-ии:

1. информационная – документ создается для сохранения инфо

2. социальная – явл социально значимым объектом

3. коммуникативная – выступает средством связи между организациями и людьми

4. культурная – закрепляет и передает культурные традиции, уровень научности технического развития общества.

Специальные ф-ии:

1. управленческая – инструмент управления

2. правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и отношений в обществе.

3. историческая – документ является источником исторического хранилища памяти

Официальные документы подразделяются на:

1. управленческие (служебные)

2. научные

3. технические

4. технологические

5. По видам	Организационные Распорядительные Информационно-справочные По личному составу
   По форме	Индивидуальные Типовые унифицированные
   По содержанию	Простые сложные
   По происхождению	Служебные личные
   По месту создания	Внешние (входящие, исходящие) внутренние
   По срокам хранения	Постоянные (вечные) Долговременные (10-50) Временные (1-10)
   По гласности	Секретные ДСП – для служебного пользования обычные
   Средство фиксации	Рукописные Машинограммы Звуковые Фото-видеограммы
   По стадии создания	Подлинники (оригиналы) Черновики Копии Выписки дубликаты
   По стадии срочности	Срочные 3-5 дней Несрочные 10-14 дней

   производственные….

ОРД – организационно-распорядительная документация – док-ия, создаваемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности учреждения или предприятия.

Служебные документы составляют основу ОРД и имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и гос предприятиями, общ-ми орг-ми

ОРД подразделяется на несколько видов:

1. организационные (уставы, положения, должностные инструкции, штатные расписания)

2. распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения)

3. информационно-справочные (письма, сметы..более 100)

4. документация по личному составу

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДОУ

.Основные задачи службы ДОУ:

• организация делопроизводства

• ведение делопроизводства

• управление делами

• создание унифицированных форм

Для эффективности выполнения возложенных на ДОУ функций разрабатывается пакет организационных и нормативно-методических документов ГСДОУ, ГОСТ, перечень хранения документов, положение о службе ДОУ, должностные инструкции, правила работы с обращениями, заявлениями, жалобами граждан.

Органы, курирующие службы ДОУ:

1. гос архивная служба

2. ГОСТ РФ

3. федеральные агенства по труду

4. министерство юстиций

5. пенсионный фонд

6. руководители предприятий и служба ДОУ на местах.

Организационные формы ДОУ:

В нормативных документах закрепляется организационная форма ведения ДОУ, смешенная, централизованная и децентрализованная. Они закрепляют должностной состав службы, технологию работы с документами и формы постороения ДОУ.

• Централизованная ф-ия используется в небольших предприятиях с документооборотом до 10000/год. Все ф-ии ДОУ выполняет 1 лицо

• Децентрализованная – каждое структурное подразделение имеет свою службу ДОУ и самостоятельно ведет работу с документами

• Смешанная ф-ия применяется в крупных учреждениях, в которых часть операций выполняется ецентрализовано и часть централизованно

ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ЯЗЫК СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ.

Все формы управленческой деятельности отражаются в документах. В основе всей документации лежит формуляр-образец (модель построения документов) и вся документация классифицируется по определенным видам. Цель классификации: повышение эффективности работы аппарата управления.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия

Общая схема классификации:

Язык служебных документов – разновидность оф-делового стиля речи, исп-ся в сфере делового общения

Особенности: точность, ясность, лаконичность, убедительность, нейтральность тона изложения, отсутствие прич и дееприч оборотов, использование деловой терминологии, стандартных оборотов, большое количество отыменных предложений, не допускается большой объем

ФОРМУЛЯР. ОБРАЗЕЦ. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВЕЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ГОСТ 6.30-2003

В основу унификации документов положен общий принцип построения документов – формуляр.

Формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Рабочее поле – место в документе, где располагаются реквизиты

Служебное поле – место в документе, незанятое реквизитами.

Реквизит – информационный элемент документа

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения и отправки

Документация – оформленная по единым правилам совокупность документов

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.

Автобиография – описание своей жизни в хронологической последовательности, вкл обучение и трудовую деятельность.

Инструкция по дел-ву – документ, регламент правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними на предприятии, учреждении, организации

Нормативный документ – док-т, изданный уполномоченным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

ГОСТ – гас общероссийский стандарт – документ, содержащий единые нормы, требования, предъявляемые к определенному виду материалов и документов, обязательных при изготовлении и оформлении

УСОРД – УСД – униф система документации 6.30.2003 – система документации, создаваемая по единым нормам и требованиям, содержащая инфо, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Номенклатура дел – унифицированная форма, систематизированный перечень заголовков дел, заводимых на предприятии на конкретный делопроизводственный год с указанием сроков хранения документов.

Дело – совокупность документов, сформированных по Кл признаку и помещенных в твердую обложку

Автор документа – физ. или юр лицо создавшее документ

Адресат – лицо или орг-ия, получатель документа

Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты или события

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них

Архив – структурное подразделение, осущ-е прием и хранение документа с целью дальнейшего использования

Бланк документа – набор реквизитов, воспроизводящих автора официального письменного док-та

ГСДОУ – гос система документационного обеспечения управления – нормативный документ, кот регулирует ведение ДОУ на тер-ии РФ

3Основные положения гсдоу:

Языковая формула документа – слово, словосочетание, предложение, сверхфразовое единство, организующая основной текст док-та и закрепленная за контрольным видом док-та

Электронный док-т – док-т, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным

Он должен отвечать требованиям:

1. создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться с помощью ПК

2. содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность

3. быть воспроизведенным по ГОСТу

Преимущества электронных документов:

1. быстрая обработка

2. упрощается сбор, обработка, систематизация док-тов

3. передача с помощью модема, электронной почты

4. хранение позволяет сохранить на малых носителях большое кол-во инфо

5. создается шаблон док-тов

Недостаток: недолговечность, быстрая потеря данных

Информационно-справочная группа ОРД

Включает в себя докладные, записки, объяснительные, служебные письма, справки

Докладные записки составляются по инициативе работника или руководителя

Бывают: внутренние, внешние, информационные, отчетные

Реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида док-та, дата, индекс, адресат, заголовок, текст, подпись

Подписываются составителем, руководителем, датой является дата подписания

Служебная записка – разновидность докладной записки, составляющейся по вопросам материально-технического, информационного или хозяйственного обеспечения. Адресуется должностному лицу или структурному подразделению. Дата док-та – дата подписания

Объяснительная записка – док-т, объясняющий причины к-л факта, действия, происшествия. Составляется работником и предоставляется вышестоящему лицу.

Справки: - служебного хар-ра

- по личному составу

- внутренние

- внешние

Текст может оформляться в виде схемы, таблицы, текста. Текст состоит из 2-х частей: вводной (факты, последующие основанием для составления док-та) и основной (конкретные сведения, отражающие существо вопроса)

Справки биографического характера подписываются 2-мя лицами, заверяются печатью, текст начинается с именительного падежа, в тексте указывается, куда выдана справка, дата подписания – дата справки. Заверяется печатью.

10Акт. Правило его оформления. Гриф утверждения.

Акты имеют более 100 разновидностей: акты-ревизии, приема/передачи, списания, уничтожения

Акты, имеющие контрольно-ревизионный характер подлежат утверждению

Акт утверждается руководителем или распорядителем док-та. Могут иметь гриф согласования.

Место и дата акта должны соответствовать дню актируемого факта или события.

Реквизиты акта: название орг-ии, название документа, дата, индекс, заголовок, текст, гриф утверждения, гриф согласования, подписи председателя и членов комиссии, отметка о направлении в дело.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В водном тексте указывается основание для начала работы, приводится состав комиссии и присутствующих при этом, указываются должности председателя и членов комиссии (нечетное число)

В констатирующей части – цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, в конце текста указ-ся кол-во экземпляров акта и месте их нахождения.

Акты подписывают члены комиссии, с ним знакомят лиц, деят-ти которых он касается.